Де сьогодні ховаються Excel і папірці
Майже жоден заклад не має лише однієї таблиці. Зазвичай це сплетіння файлів, які хтось колись створив і які відтоді лише розростаються.Типова картина, шахматка з рядком на кожен номер і стовпцем на кожен день, розфарбована за гостем чи порталом. Поруч є список номерів, який щоранку роздруковують для housekeeping, список гостей з адресами для обліку й постійних гостей, список передоплат, таблиця туристичного збору для громади, а наприкінці місяця, список виручки для власника й податкового консультанта.
Кожен із цих списків має право на існування, і кожен з’явився з реальної потреби. Проблема не в Excel, а в тому, що те саме бронювання є в чотирьох файлах і кожну зміну доводиться вручну вносити в чотирьох місцях.
| Список сьогодні | Для чого він потрібен | У програмі для готелю |
|---|---|---|
| Шахматка в Excel | Бачити вільні номери, вносити бронювання | Шахматка з видом на день, тиждень і місяць, бронювання переміщуються перетягуванням |
| План номерів для housekeeping | Хто прибирає який номер, виїзд чи продовження проживання | Денний план із реальних заїздів і виїздів, статус номерів бачать усі |
| Список гостей | Адреси, дані для обліку, постійні гості | Картотека гостей з історією проживань, перевіркою дублікатів і даними з онлайн-реєстрації |
| Список передоплат | Хто заплатив, кому нагадати | Платежі прив’язані до бронювання, неоплачені суми видно |
| Таблиця туристичного збору | Ночівлі та збір для громади | Туристичний збір рахується для кожного бронювання й показується в рахунку |
| Список виручки | Місячні показники для власника й податкового консультанта | Звіти за період, експорт для Excel і для податкового консультанта |
Ризики Excel у щоденній роботі готелю
Перший ризик, версії. Якщо шахматка лежить на комп’ютері рецепції, незабаром з’являється копія в офісі, ще одна на ноутбуці власниці й роздрукована зранку. Котра правильна? У спокійний вівторок це можна з’ясувати. У суботу ввечері з трьома заїздами й дзвінком від Booking.com, ні.
Другий ризик, помилки без перевірки. Excel не попередить, якщо номер на одну ніч внесено двічі, якщо виїзд стоїть на день раніше або якщо формула з’їхала після вставлення рядка. Програма для готелю відхиляє бронювання в зайнятий номер ще до того, як гість отримає підтвердження.
Третій ризик стосується даних гостей. Імена, адреси, дати народження, а подекуди й номери документів у файлі, який пересилають поштою чи носять на флешці, погано узгоджуються з вимогами GDPR щодо захисту доступу й видалення. У програмі з окремими доступами й правами видно, хто які дані бачить. Четвертий ризик, залежність: часто лише одна людина знає кольорові позначки, скорочення й особливі правила. Якщо вона вибуває, заклад зупиняється.
Що замінити першим
Не все одразу. Почни там, де помилка коштує найдорожче.На першому місці, шахматка, бо саме тут виникають подвійні бронювання. Щойно всі бронювання, зокрема телефонні та walk-in, зібрані в одному місці, найбільший ризик усунуто. Якщо ти продаєш через портали, підключення через Channel Manager варто зробити одразу.
На другому місці, housekeeping і дані гостей, бо вони безпосередньо залежать від завантаженості. Ранковий список номерів тоді формується із заїздів і виїздів, а картотека гостей зростає з кожним бронюванням, і нікому не треба передруковувати адреси. На третьому місці, передоплати, туристичний збір і списки виручки. Вони виграють найбільше, коли перші два кроки вже налагоджено, бо тоді кожне число походить із реальних бронювань.
Порядок заміни
- Шахматка: усі бронювання відтепер лише в програмі для готелю, зокрема телефонні й walk-in.
- Портали: підключи Booking.com та інші портали через Channel Manager, більше не веди наявність в екстранеті.
- Housekeeping: денний план із програми замість роздруківки з Excel.
- Дані гостей: картотека гостей і дані для обліку з бронювання та онлайн-реєстрації.
- Передоплати: статус оплати в бронюванні замість окремого списку.
- Туристичний збір і виручка: звіти й експорти з програми замість місячного списку.
План на 30 днів
Тридцяти днів невеликому закладу досить, якщо розбити перехід на тижні й кожен тиждень має чітку мету. Важлива тверда дата переходу, після якої шахматку в Excel більше не змінюють. До неї обидва варіанти можуть існувати паралельно, після неї є лише одна правда.
Від Excel до програми для готелю за чотири тижні
- 01Дні 1-7: основа
Налаштуй номери, категорії, тарифи зі сніданком і без, умови скасування та туристичний збір. Для кожної людини в команді створи окремий доступ із відповідними правами.
- 02Дні 8-14: перенесення даних
Підготуй майбутні бронювання й список гостей з Excel у форматі CSV чи XLSX, зіставте стовпці й у тестовому прогоні перевір, що буде створено. Лише потім перенеси дані й порівняй кількість бронювань за місяць зі своїм списком.
- 03День 15: дата переходу
Від сьогодні бронюють лише в програмі. Файл Excel зберігають лише для читання, і він слугує тільки довідкою.
- 04Дні 15-21: housekeeping і портали
Користуйтеся денним планом housekeeping із програми. Підключи портали через Channel Manager і перевір, що кожну категорію порталу зіставлено з правильною категорією номерів.
- 05Дні 22-30: платежі та звіти
Створюй передоплати й рахунки з бронювання, сформуй перший місячний звіт у програмі й узгодьте з податковим консультантом формат експорту.
Які звіти й експорти й далі корисні
Без Excel не означає без таблиць. Для власних аналізів, розмов із банком чи порівняння з минулим роком таблиця часто саме те, що треба. Різниця в тому, що дані більше не ведуться в Excel, а за потреби експортуються з програми. Так ти завжди рахуєш з актуальними даними, а не з копією минулого тижня.
Корисними залишаються передусім три види експорту: списки бронювань за період, наприклад щоб самостійно аналізувати джерела чи тривалість проживання; звіти про завантаженість, середню ціну й виручку для власника та банку; і пакет для податкового консультанта у форматі, з яким працює його бюро. Усе інше, що сьогодні виникає як місячний список, програма має вміти показувати сама.
| Експорт | Для кого | Формат |
|---|---|---|
| Список бронювань за період | Керівництво, власні аналізи | CSV або XLSX |
| Завантаженість, ADR і виручка | Власник, банк | PDF для архіву, XLSX для подальших розрахунків |
| Рахунки й платежі | Бухгалтерія | PDF і табличний експорт |
| Пакет для податкового консультанта | Податковий консультант | Формат бюро, наприклад DATEV або BMD |
Як це вирішує STRYK
У STRYK шахматка замінює таблицю Excel: денний, тижневий, двотижневий і місячний вигляд, переміщення бронювань перетягуванням, гості без бронювання та бронювання кількох номерів створюються безпосередньо. Нові бронювання, зокрема з порталів, з’являються без перезавантаження. Перед кожним збереженням STRYK перевіряє, чи тип номера ще вільний на кожну ніч, тож номер ніколи не обіцяють двічі. Підключи Booking.com, Expedia, Airbnb та інші портали до STRYK. Керуй цінами й доступністю в одному місці, а бронюваннями з порталів, у календарі.
План housekeeping щодня формується з реальної завантаженості: статуси номерів на кшталт «брудний», «прибраний» і «перевірений», розподіл між працівницями та PDF-план, який STRYK за бажанням щодня надсилає електронною поштою. Дані гостей потрапляють у картотеку гостей, дані для обліку, з онлайн-реєстрації; для Австрії STRYK стежить за строком реєстрації гостей і формує експорт для системи обліку. Передоплати проходять через онлайн-оплату й прив’язані до бронювання. Туристичний збір STRYK рахує для кожного бронювання з віковими групами й пільгами та показує його в рахунку.
Для аналізу STRYK пропонує звіти у форматах PDF, XLSX і CSV, списки бронювань можна експортувати в CSV чи XLSX, а для податкового консультанта є експорти, зокрема у форматах DATEV і BMD. Свої списки Excel ти переносиш через імпорт даних із зіставленням стовпців і тестовим прогоном. Кожна людина працює з окремим доступом і відповідними правами, кількість користувачів не обмежена, а журнал активності показує, хто що змінив. STRYK коштує 59 € базової плати плюс 6 € за номер на місяць, без ПДВ, за річної оплати, без плати за впровадження; протестувати можна 14 днів безкоштовно.
