Restaurang- och barnotor på rummet: koppla kassan och PMS rätt

Därför spelar rumsdebitering roll

Gäster som inte behöver ta fram kortet för varje drink konsumerar mer avslappnat. I slutet av vistelsen betalar de allt på en gång i receptionen: rum, frukost, middag, bar och massage. För många semesterhotell med halvpension och spa är det standard, för stadshotell med bar åtminstone ett vanligt önskemål.

Risken ligger i överlämningen. Utan koppling mellan kassa och PMS skriver restaurangen ut ett kvitto som någon bär till receptionen, där det förs in för hand. Då uppstår tre typiska fel: kvittot kommer aldrig fram, det kopplas till fel rum, eller det förs in två gånger. Checkar gästen ut tidigt på morgonen innan gårdagskvällens kvitto är registrerat, är intäkten i värsta fall borta.

Så samarbetar kassa och PMS

Kassan är fortfarande verktyget i restaurangen och baren. Där tas beställningen, slås in och kvittot skapas. PMS vet vilka gäster som är på hotellet, i vilket rum de bor och om rumsdebitering är tillåten för dem. Kopplingen förbinder båda: kassan frågar PMS om rummet och skickar den färdiga posten, och PMS bokar den på gästkontot.

Viktigt är en tydlig kontroll före bokningen. Är gästen verkligen incheckad? Har gästen inte redan rest? Har hotellet angett ”ingen rumsdebitering” för bokningen, till exempel för affärsgäster vars företag bara betalar rummet, eller finns en kreditgräns? En bra koppling besvarar frågorna innan servitören stänger notan, inte först vid utcheckningen.

Kassaregister, RKSV och TSE: ansvaret stannar i kassan

I Österrike gäller kassaregisterkrav (Registrierkassenpflicht) för verksamheter över vissa gränser för omsättning och kontantförsäljning. Kassan måste uppfylla den österrikiska kassaregisterförordningen (RKSV), säkra varje kontantförsäljning med en signatur och lämna ut ett kvitto. I Tyskland kräver Kassensicherungsverordnung att elektroniska kassor arbetar med en certifierad teknisk säkerhetsenhet (TSE); därtill kommer kvittoplikten och anmälan av kassorna till skattemyndigheten. De exakta gränserna och skyldigheterna stämmer du av med din skatterådgivare och din kassaleverantör.

För rumsdebitering betyder det: den certifierade kassan i restaurangen uppfyller skyldigheterna för sin försäljning. Den skapar kvittot, signerar det och dokumenterar det i sin egen journal. PMS får bara posten, alltså informationen att rum 214 har drycker för 18,40 € öppna. Restaurangkvittot signeras alltså av restaurangkassan. Tar receptionen senare emot kontanter eller kort signerar STRYK det kvittot med modulen ”Kassa & fiskalisering”.

En sak förbises ofta: om gästen betalar kontant vid utcheckningen är också det en kontantförsäljning. Stäm av med din skatterådgivare hur kontantbetalningar i receptionen registreras och säkras i din verksamhet, till exempel med en certifierad kassa i receptionen. Det gäller oavsett vilket PMS du använder.

Undvik dubbla och glömda poster

De flesta fel uppstår inte i normal drift, utan när något krånglar. Wifi i restaurangen går ner, kassan kan inte skicka posten, servitören lämnar den därför till receptionen, som bokar den för hand. En timme senare är förbindelsen tillbaka, kassan skickar posten i efterhand, och gästen har samma vin två gånger på fakturan.

Två saker hjälper. För det första får varje nota en unik referens som är densamma vid varje nytt försök; då känner PMS igen att samma nota inte får bokas igen. För det andra antecknar receptionen kassans kvittonummer vid manuell registrering, så att senare försändelser kan stämmas av. En fast rutin i dagsavslutet ser till att misstänkta par inte förblir oupptäckta till avresan.

Välj rätt kassa för hotellet

Den som skaffar en ny kassa bör först kontrollera kopplingen till hotellet och först därefter hårdvara och design. Många restaurangkassor är byggda för fristående restauranger och känner inte till rum. Andra klarar rumsdebitering bara med ett visst PMS. Avgörande är om kassan kan använda ett öppet gränssnitt och om leverantören är beredd att sätta upp och testa kopplingen.

Nöj din inte med en beskrivning av rumsdebiteringen, utan be att få se den med en riktig testgäst: sök rum, boka nota, makulera nota, bryt förbindelsen och skicka igen, checka ut med faktura. Det som inte fungerar i testet blir inte bättre en fullsatt lördagskväll.

Så löser STRYK det

STRYK har ett öppet kassagränssnitt för restaurang, bar, spa och andra försäljningsställen. Du lägger upp dina försäljningsställen med momssats i STRYK och skapar en egen åtkomstnyckel för varje kassa, som du när som helst kan återkalla. Din kassaleverantör ansluter gränssnittet; dokumentationen ”Koppla kassasystem till STRYK” beskriver uppsättning, säkerhet och flöde. Kassagränssnittet ingår i grundpriset.

Före varje bokning söker kassan gästen via rumsnumret. STRYK tillåter bara poster på gäster som är incheckade och ännu inte utcheckade. Per bokning kan du spärra rumsdebitering eller sätta en kreditgräns, och så snart slutfakturan är utfärdad tar gästkontot inte emot nya poster. Varje post har en unik referens från kassan: skickar kassan samma nota igen efter ett förbindelsefel bokar STRYK den inte dubbelt.

Om receptionen har fört in en nota för hand känner STRYK igen möjliga dubbletter: kommer senare en kassapost med samma belopp nära i tid på samma bokning visas paret för kontroll, och du makulerar en av posterna. Vid utcheckningen tar STRYK över de öppna posterna till hotellfakturan, och receptionen tar betalt för allt tillsammans. Står en post redan på en faktura sker rättelsen i ekonomidelen.

Och för att vara tydlig: restaurangkvittot signeras av din certifierade kassa, enligt RKSV i Österrike och med TSE i Tyskland. STRYK tar över rumsdebiteringen och hotellfakturan. För kontant- och kortbetalningar i receptionen finns modulen ”Kassa & fiskalisering”.