Hotellfaktura och e-faktura: obligatoriska uppgifter, momssatser och ett tydligt flöde

Det här ska stå på en hotellfaktura

Oavsett om det är ett pensionat med åtta rum eller ett stadshotell med sextio gäller samma grundregler för fakturan som för alla andra företag. Fakturan ska visa vem som har levererat vad till vem under vilken period till vilket pris, och hur mycket moms som ingår. Saknas en obligatorisk uppgift kan en affärsgäst eventuellt inte dra av momsen, och då kommer fakturan tillbaka till receptionen med en begäran om rättelse.

Listan nedan sammanfattar vad som normalt krävs i Österrike och Tyskland. Den ersätter ingen skatterådgivning: detaljer som gränsen för förenklade fakturor, mottagarens momsregistreringsnummer eller specialfall med utländska gäster regleras i respektive lands momslag, och de ändras ibland. Låt därför din revisionsbyrå godkänna fakturamallen en gång innan du använder den i större skala.

För fakturor med små belopp finns lättnader. I Tyskland räknas en faktura upp till 250 € inklusive moms som förenklad faktura (Kleinbetragsrechnung), i Österrike upp till 400 € inklusive moms (läge 2026, kontrollera med din skatterådgivare). Då räcker färre uppgifter, till exempel utan gästens namn och adress. I praktiken utfärdar de flesta hotell ändå fullständiga fakturor, eftersom affärsgäster behöver dem för sin reseräkning.

Logi, frukost och tillägg: redovisa separat

Både i Österrike och i Tyskland har ren logi en reducerad momssats. I Tyskland gäller den reducerade satsen 7 % för övernattningen, i Österrike den reducerade satsen 10 % (läge 2026, kontrollera med din skatterådgivare). Andra tjänster omfattas inte automatiskt: drycker, minibar, parkering, spa eller konferenslokaler har ofta en annan sats.

När det gäller frukost skiljer sig länderna åt. I Österrike räknas frukosten normalt som en del av logiet och får samma reducerade sats som övernattningen; drycker kan behandlas annorlunda. I Tyskland ingår frukosten inte i den reducerade logisatsen och måste redovisas separat; vilken sats som gäller för mat och dryck har ändrats flera gånger de senaste åren. Många tyska hotell paketerar frukost, parkering och wifi för affärsresenärer i ett paketpris som måste delas upp korrekt. Stäm av kort med byrån innan du lägger upp priser och paket.

Särskilt knepiga är paket som ”övernattning med halvpension” eller spapaket. Gästen ser ett pris, men fakturan måste visa hur stor del som hör till vilken momssats. Bestäm fördelningen en gång i priset, inte varje gång i receptionen.

Förskott, slutfaktura och rättelser

Många hotell tar ut ett förskott vid bokningen, vid ej avbokningsbara priser hela beloppet. Betalningen finns då redan innan tjänsten är levererad. På slutfakturan vid utcheckningen ska den synas igen: som redan betalt belopp som dras av från totalen. Om du dessutom måste utfärda en separat förskottsfaktura, till exempel för att en företagskund kräver det, stämmer du av med din skatterådgivare.

Och om något är fel? En utfärdad faktura skrivs inte över, även om det skulle gå frestande snabbt i receptionen. Det korrekta sättet är att makulera fakturan med en kreditfaktura (i Tyskland även kallad Stornorechnung eller Rechnungskorrektur) och utfärda en ny, korrekt faktura. Då syns det vid varje granskning vad som ursprungligen fakturerades och varför det rättades.

Till detta hör en obruten numrering. Varje fakturanummer används exakt en gång, även för makulerade fakturor. Saknas ett nummer i serien måste du kunna förklara varför. Det fungerar bara om numret tilldelas först när fakturan slutgiltigt utfärdas och inte redan när ett utkast skapas.

E-faktura på hotellet: det här ändras för företagskunder

En e-faktura enligt de nya reglerna är en faktura i ett strukturerat, maskinläsbart format enligt den europeiska standarden EN 16931. I Tyskland är XRechnung vanlig, en ren XML-fil, liksom ZUGFeRD eller det likvärdiga Factur-X, en pdf med inbäddade strukturerade data. Människan läser pdf:en, bokföringsprogrammet läser datan.

I Tyskland måste alla företag sedan den 1 januari 2025 kunna ta emot e-fakturor från andra företag. Kravet att utfärda dem införs stegvis, enligt nuvarande läge från 2027 för större företag och från 2028 för alla. Förenklade fakturor upp till 250 € är enligt nuvarande läge undantagna, och till privata gäster får du fortfarande skicka pappers- eller pdf-fakturor (läge 2026, kontrollera med din skatterådgivare). För ett hotell betyder det: företagsfakturan för en längre affärsresa eller en konferens blir en e-faktura, fakturan till familjen på sommarsemester gör det inte.

I Österrike är e-faktura hittills främst obligatorisk vid fakturor till statliga offentliga beställare. Ett allmänt krav mellan företag finns där enligt nuvarande läge inte; på EU-nivå förbereds en utvidgning för gränsöverskridande affärer. När tyska företagskunder övernattar hos din kommer deras ekonomiavdelningar ändå allt oftare att efterfråga en strukturerad faktura.

Företagsfakturor och överlämning till skatterådgivaren

Affärsgäster har egna krav: fakturan ställs till företaget, inte till gästen; vissa företag vill ha en faktura per vistelse, andra en samlingsfaktura per månad; tillägg som bar eller minibar betalar gästen ofta själv. Avtala skriftligt med företagskunder vilka tjänster som går via företaget och vilka gästen betalar själv. Det sparar diskussioner och uppdelade fakturor vid utcheckningen.

I slutet av månaden behöver din skatterådgivare fakturor, kreditfakturor, betalningar och banktransaktioner i en form som kan tas över utan att skrivas av. I Tyskland är det oftast DATEV-formatet, i Österrike ofta BMD. Ju bättre betalningarna redan är kopplade till fakturor på hotellet, desto färre frågor kommer från byrån.

Så löser STRYK det

I STRYK skapas fakturan direkt från bokningen: rum, tillägg, minibar, kassaposter från restaurang och bar samt turistskatten tas över som rader med antal, pris och egen momssats. För företag håller STRYK företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer åtskilda från gästen; för företagsavtal kan du fakturera en periods vistelser på en samlingsfaktura. Offerter skapar du i förväg och omvandlar till faktura när de accepteras.

Så länge en faktura är ett utkast kan den redigeras. Numret tilldelar STRYK först vid utfärdandet, ur hotellets egen nummerserie; luckor loggas. Utfärdade fakturor är oföränderliga och kan inte göras om till utkast: rättelser sker med en numrerad kreditfaktura som förblir kopplad till originalet. Förhandsvisning, nedladdning och e-post använder samma pdf, som du kan ta ut på 18 språk, med din logotyp, dina färger och dina bankuppgifter.

Vid utskick till ett företag skapar STRYK e-fakturan som ZUGFeRD-dokument enligt EN 16931, och som XRechnung för tyska offentliga beställare med Leitweg-ID. Där e-faktura är obligatorisk, som för tyska företagskunder från 2027, väljer STRYK den automatiskt, annars bara med företagets samtycke; saknade mottagaruppgifter visas i förväg. Inkommande e-fakturor från leverantörer i XRechnung- eller Factur-X-format tas emot i dokumentinkorgen.

Förskott och restbelopp ställer du in i prisplanen. Onlinebetalningar går via den integrerade betaltjänsten, och STRYK drar restbeloppet vid avbokningsfristen om betalsätt och gästens samtycke tillåter det; vid kostnadsfri avbokning återbetalas onlinebetalningen automatiskt. Kontoutdrag importerar du som CAMT.053 eller CSV och kopplar transaktionerna till öppna fakturor. Till byrån skapar STRYK ett paket för skatterådgivaren i DATEV- eller BMD-format, som CSV eller Excel.