Kort samengevat
Bewusstes Überbuchen lohnt sich nur, wenn die Wahrscheinlichkeit, dass mindestens ein Gast nicht erscheint, höher ist als die Ausquartierungskosten geteilt durch die Summe aus Erlös und Ausquartierungskosten. Im Rechenbeispiel mit 24 Zimmern liegt diese Schwelle bei rund 66 Prozent. Das entspricht einer No-Show-Quote von etwa 4,4 Prozent je Buchung; bei 4 Prozent rechnet sich die Überbuchung nicht. Anzahlung, Erinnerung und Weiterverkauf sind für Pensionen der sicherere Weg.
Het belangrijkste in het kort
- Eine Überbuchung bringt nur dann Umsatz, wenn mindestens ein Gast nicht erscheint; sonst muss das Haus einen Gast ausquartieren und trägt die Kosten.
- Im Beispiel mit 24 Zimmern lohnt sich eine Überbuchung um ein Zimmer erst ab einer No-Show-Quote von etwa 4,4 Prozent je Buchung, und der Gewinn bleibt auch darüber klein.
- Kleine Häuser haben wenige Buchungen pro Nacht. Ein einzelner Ausfall oder eine einzelne Ausquartierung verschiebt das Ergebnis stark.
- Anzahlung, Erinnerung und ein fester Weiterverkauf am Anreiseabend senken die No-Show-Quote, ohne einen Gast vor die Tür zu schicken.
Was bewusste Überbuchung bedeutet
Bewusste Überbuchung heißt, dass ein Hotel für eine Nacht mehr Zimmer verkauft, als es hat. Es kalkuliert damit, dass einige Gäste stornieren oder nicht erscheinen. Erscheinen alle, fehlt ein Zimmer, und das Haus muss einen Gast anderswo unterbringen.
Davon zu unterscheiden ist die versehentliche Überbuchung, etwa durch eine verspätete Synchronisierung zwischen Portal und Belegungsplan. Wie du diese vermeidest, steht im Ratgeber Überbuchungen vermeiden. Hier geht es um die Entscheidung, ob du das Risiko absichtlich eingehst.
Die Rechnung: Gewinn bei No-Show gegen Kosten der Ausquartierung
Eine Überbuchung um ein Zimmer hat zwei mögliche Ausgänge. Erscheint mindestens ein Gast nicht, nutzt der Zusatzgast das frei gewordene Zimmer, und das Haus erlöst eine zusätzliche Nacht. Erscheinen alle, zahlt das Haus die Ersatzunterkunft für den Gast, der keinen Platz hat.
Entscheidend ist die Wahrscheinlichkeit des ersten Ausgangs. Sie hängt von der No-Show-Quote ab und davon, wie viele Buchungen in dieser Nacht im Haus stehen. Je mehr Buchungen, desto eher fällt mindestens eine aus.
Ab welcher No-Show-Quote sich ein Zimmer mehr lohnt
Die Tabelle rechnet das Beispiel für vier No-Show-Quoten durch. Die Wahrscheinlichkeit gilt unter der Annahme, dass jede der 24 Buchungen unabhängig mit der genannten Quote ausfällt. Der erwartete Wert ist Gewinn mal Wahrscheinlichkeit minus Kosten mal Gegenwahrscheinlichkeit.
Die Gewinnschwelle liegt bei etwa 4,4 Prozent je Buchung, in der Tabelle steht das erste Plus bei 6 Prozent. Eine Quote von 4 Prozent klingt nach vielen Ausfällen und liefert trotzdem ein Minus. Kosten für eine schlechte Bewertung oder verlorene Stammgäste sind darin noch nicht enthalten.
| No-Show-Quote je Buchung | Wahrscheinlichkeit mindestens eines No-Shows | Erwarteter Wert je Nacht |
|---|---|---|
| 2 % | 38 % | minus 113 € |
| 4 % | 63 % | minus 14 € |
| 6 % | 77 % | plus 47 € |
| 8 % | 87 % | plus 85 € |
Warum kleine Häuser schlechter abschneiden
Kleine Häuser verteilen das Risiko auf wenige Buchungen. Ein Hotel mit 200 Zimmern hat bei 4 Prozent No-Show-Quote fast sicher mehrere Ausfälle pro Nacht. Bei 24 Buchungen erscheinen dagegen in gut einem Drittel der Nächte alle Gäste. In diesen Nächten trägt das Haus die vollen Kosten der Ausquartierung.
Dazu kommt, dass Ausfälle selten unabhängig sind. Eine Gruppe aus vier Zimmern, die gemeinsam absagt, zählt in der Rechnung als vier Ausfälle und fällt doch in einem Moment an. Umgekehrt erscheinen Gruppen oft vollständig. Prüfe deine Quote deshalb pro Nacht und Buchungsweg und nicht als Jahresdurchschnitt.
Eine Überbuchung spielt außerdem nur an Tagen eine Rolle, an denen dein Haus tatsächlich voll ist. Bleiben im Schnitt Zimmer frei, kostet ein No-Show keinen Umsatz, den ein weiterer Gast hätte ausgleichen können.
Was eine Ausquartierung außer Geld kostet
Die Kosten im Beispiel decken nur Ersatzzimmer, Fahrt und Entschädigung. Dazu kommen Folgen, die sich schwer beziffern lassen. Der Gast bewertet das Haus öffentlich, die Rezeption verbringt den Abend mit Telefonaten, und die Hausdame muss am Folgetag das Zimmer für den ursprünglichen Gast neu planen.
Rechtlich ist das Risiko ebenfalls offen. Ob und in welcher Höhe ein Haus bei bewusster Überbuchung über die Ersatzunterkunft hinaus haftet, hängt vom Land, vom Beherbergungsvertrag und von deinen Geschäftsbedingungen ab. Lass deine Bedingungen vor einem Überbuchungskonzept von deinem Fachverband oder einer Rechtsberatung prüfen.
No-Shows senken statt Zimmer doppelt verkaufen
Wer die No-Show-Quote senkt, gewinnt die Nacht, ohne einen Gast ausquartieren zu müssen. Die Maßnahmen kosten wenig und lassen sich Schritt für Schritt einführen. Wie du die Regel formulierst und die Gebühr durchsetzen, beschreibt der Ratgeber No-Show im Hotel.
Die Checkliste nennt die wichtigsten Hebel in der Reihenfolge, in der sie sich meist einführen lassen.
Maßnahmen gegen No-Shows, bevor du überbuchen
- Anzahlung oder hinterlegte Karte bei Buchungen für ausgelastete Nächte verlangen
- Stornofrist in den Bedingungen nennen und in der Buchungsbestätigung wiederholen
- Zwei bis drei Tage vor Anreise eine Erinnerung mit Anreisezeit senden
- Spätanreisende vorab nach der geplanten Ankunft fragen
- Am Anreiseabend zu einer festen Uhrzeit anrufen und danach das Zimmer freigeben
- No-Show-Quote pro Nacht und Buchungsweg festhalten und nach drei Monaten auswerten
Wann eine Überbuchungsquote vertretbar ist
Eine Überbuchungsquote kann sich für Häuser lohnen, die ihre Zahlen kennen und Ersatz sicher haben. Dazu gehören eine gemessene No-Show-Quote aus mindestens einer Saison, ein Partnerhaus in der Nähe, das zu festen Konditionen Zimmer hält, und eine klare Regel, wen du zuerst ausquartierst.
Fehlt eine dieser Voraussetzungen, rechnet sich die Überbuchung für ein kleines Haus selten. Starte in diesem Fall mit den Maßnahmen aus der Checkliste und prüfe nach einer Saison, ob die Rechnung mit deinen eigenen Zahlen anders ausfällt.
Veelgestelde vragen
Ist es erlaubt, ein Hotel bewusst zu überbuchen?
Das hängt von Land, Vertrag und deinen Geschäftsbedingungen ab. Bei einer Überbuchung kann das Haus schwer geltend machen, es habe die Nichtleistung nicht zu vertreten. Lass die Haftung vor einem Konzept von deinem Fachverband oder einer Rechtsberatung klären.
Wie hoch sollte die Überbuchungsquote sein?
Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Die Quote ergibt sich aus deiner gemessenen No-Show-Quote je Nacht und Buchungsweg und aus den Kosten einer Ausquartierung. Im Rechenbeispiel mit 24 Zimmern lohnt sich ein Zimmer mehr erst ab etwa 4,4 Prozent No-Show je Buchung.
Was kostet eine Ausquartierung?
Das hängt vom Ersatzhotel ab. Typische Posten sind das Ersatzzimmer, die Fahrt dorthin und eine Entschädigung. Im Beispiel dieses Beitrags sind es 270 € je Gast, angenommen und nicht gemessen. Rechne mit den Preisen deiner Nachbarhäuser an einem ausgebuchten Wochenende.
Wie erfahre ich meine No-Show-Quote?
Teile die Zahl der No-Shows durch die Zahl der Buchungen im gleichen Zeitraum, getrennt nach Nacht und Buchungsweg. Mindestens eine Saison Daten ist nötig, damit einzelne Ausreißer die Quote nicht verzerren.
Hilft eine No-Show-Gebühr gegen die Überbuchung?
Teilweise. Eine durchgesetzte Gebühr gleicht einen Teil des Ausfalls aus, ersetzt aber nicht die Kosten einer Ausquartierung. Sie senkt außerdem die Zahl der Ausfälle und damit den Nutzen einer Überbuchung.
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