Afwezigheid aanvragen en goedkeuren

Medewerkers vragen verlof, vrije tijd of ziektedagen aan. Wie goedkeurt, beslist, motiveert afwijzingen en houdt het verlofsaldo juist.

4 min leestijdTeam → Dienstrooster → Afwezigheden

Wat je daarna veilig kunt uitvoeren

Elke aanvraag toont soort, periode en het verwachte verbruik van het tegoed.
Elke aanvraag is goedgekeurd of afgewezen en het verlofsaldo klopt.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Voor iedereen met recht op verlof is het openingssaldo bevestigd.
Medewerkers vragen hun eigen afwezigheid zelf aan. Beslissen vraagt het recht om afwezigheden goed te keuren en geldt alleen voor de personen voor wie je verantwoordelijk bent.

Afwezigheid aanvragen

Vóór de goedkeuring vergelijkt STRYK de aanvraag met diensten en bestaande afwezigheden.

Een aanvraag indienen

01
Aanvraag openenTeam → Dienstrooster → Afwezigheden
Open Afwezigheden en kies “Afwezigheid aanvragen”.
Het aanvraagformulier opent.
02
Soort en periode kiezen
Kies de soort, bijvoorbeeld jaarlijks verlof, vrije tijd of ziekteverlof, en de eerste en laatste dag.
STRYK toont vooraf hoeveel van het tegoed de aanvraag verbruikt.
03
Aanvraag versturen
Voeg zo nodig een reden toe en verstuur de aanvraag.
De aanvraag staat open tot er is beslist.

Over aanvragen beslissen

Wie goedkeurt, ziet bovenaan “Openstaande aanvragen” van alle personen over wie hij of zij mag beslissen. “Controleren” opent de persoon met de aanvraag.

Goedkeuren of afwijzen

01
Aanvraag controleren
Kies “Controleren”. Vergelijk de periode met het rooster en het verlofsaldo.
Overlappingen met diensten en bestaande afwezigheden zijn zichtbaar.
02
Beslissen
Kies “Vrijgeven” of “Afwijzen”. Bij een afwijzing geef je een reden op.
Er is over de aanvraag beslist; een goedgekeurde afwezigheid verschijnt in het rooster.

Afwezigheid voor een persoon registreren

Meldt iemand zich telefonisch ziek, dan registreert de leiding de afwezigheid direct: kies onder Afwezigheden de persoon en daarna ‘Afwezigheid registreren’. De afwezigheid ontstaat als aanvraag van die persoon en kan meteen worden goedgekeurd. De geschiedenis toont wie haar heeft geregistreerd. Hiervoor is het recht nodig om het team te beheren.

Een goedgekeurde afwezigheid intrekken

Veranderen de plannen, dan kiest de persoon “Intrekking aanvragen”. De afwezigheid blijft gelden tot de intrekking is goedgekeurd. Bij verlof wordt het oorspronkelijke verbruik met een tegenboeking gecompenseerd; er wordt niets verwijderd.

Het verlofsaldo juist houden

“Bevestigd verlofsaldo” toont het saldo van elke persoon. Met “Verlofsaldo aanpassen” leg je het openingssaldo één keer vast en latere correcties met een reden.

Boekingen op de verlofrekening

Boeking	Wanneer	Opmerking
Openingssaldo	Bij de start met STRYK	Wordt één keer vastgelegd; latere wijzigingen zijn correcties.
Correctie	Na een afgesproken wijziging	Altijd met een reden.
Goedgekeurd verlof	Als een aanvraag wordt goedgekeurd	Gaat af van het recht.
Intrekking	Als een intrekking wordt goedgekeurd	Compenseert het oorspronkelijke verbruik.

Een verlofaanvraag van begin tot eind

Eindcontrole

Over elke aanvraag is beslist, de saldi kloppen en het rooster toont goedgekeurde afwezigheden.

01Voor iedereen met recht op verlof is het openingssaldo bevestigd.
02Over openstaande aanvragen wordt tijdig beslist.
03Elke afwijzing heeft een reden.
04Diensten die botsen met goedgekeurde afwezigheden zijn opnieuw ingepland.
05Elke correctie op de verlofrekening heeft een reden.

Veelgemaakte fouten en de juiste oplossing

Probleem

Een aanvraag kan niet worden goedgekeurd omdat het saldo niet toereikend is.

Oplossing

Controleer openingssaldo en correcties onder “Verlofsaldo aanpassen”.

Probleem

Het openingssaldo kan niet nog eens worden ingevoerd.

Oplossing

Het is al vastgelegd. Gebruik een correctie met een reden.

Probleem

In plaats van een afwezigheid is een beschikbaarheidswens ingevoerd.

Oplossing

Wensen blokkeren geen diensten. Vraag de afwezigheid aan met “Afwezigheid aanvragen”.

Afwezigheid aanvragen

Een aanvraag indienen

Over aanvragen beslissen

Goedkeuren of afwijzen

Afwezigheid voor een persoon registreren

Een goedgekeurde afwezigheid intrekken

Het verlofsaldo juist houden

Een verlofaanvraag van begin tot eind

Eindcontrole

Ontdek STRYK in de dagelijkse processen van je hotel.