In breve
Hotels in Deutschland müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Alle übrigen Betriebe müssen es ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen alle Hotels E-Rechnungen seit 2025. Ausgenommen sind Privatgäste und Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (Stand: Oktober 2026).
I punti essenziali
- Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen Hotels sie je nach Vorjahresumsatz ab 2027 oder ab 2028.
- Betroffen sind Rechnungen an inländische Unternehmen, also vor allem Firmenkunden, Reisebüros und Veranstalter. Rechnungen an Privatgäste fallen nicht darunter.
- Ein PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung. Gefordert ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
- Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro dürfen weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden.
Der Zeitplan bis 2028 im Überblick
Die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 und greift bis 2028 in drei Stufen. Rechtsgrundlage sind § 14 und die Übergangsregel in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dieser Ratgeber bezieht sich auf Deutschland und den Stand Oktober 2026.
Empfangen und Ausstellen sind zwei getrennte Pflichten. Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit 2025, auch ohne vorherige Zustimmung des Absenders. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit, deren Länge von deinem Vorjahresumsatz abhängt.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz deines Betriebs im Vorjahr, nicht nur der Anteil an Firmenkunden. Für Rechnungen über Leistungen aus dem Jahr 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.
| Leistungsjahr | Ausstellen | Empfangen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Papier oder PDF weiter erlaubt, elektronische Übermittlung außerhalb des Strukturformats nur mit Zustimmung des Empfängers | E-Rechnungen müssen entgegengenommen werden | § 27 Abs. 38 UStG, § 14 Abs. 1 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Wie 2026: Papier oder PDF mit Zustimmung weiter erlaubt | Pflicht | § 27 Abs. 38 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnung Pflicht (Sonderfall: Austausch per EDI mit Zustimmung) | Pflicht | § 27 Abs. 38 UStG |
| ab 2028 | E-Rechnung für alle Betriebe, Ausnahmen nur nach Abschnitt 3 und 4 dieses Ratgebers | Pflicht | § 14 Abs. 2 UStG |
Welche Hotelrechnungen betroffen sind
Die Pflicht gilt für Rechnungen über Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG). Dein Hotel stellt solche Rechnungen aus, sobald eine Firma Zimmer, Tagungsräume oder Verpflegung bucht und die Rechnung auf ihren Namen verlangt.
Privatgäste sind von dieser Pflicht nicht erfasst. Für ihre Rechnung darfst du weiter Papier oder PDF verwenden. Wichtig ist, wer der Leistungsempfänger ist, und das steht oft nicht auf dem ersten Blick fest: Bucht ein Mitarbeiter privat und lässt sich die Kosten erstatten, kann der Empfänger eine Privatperson sein.
Kläre deshalb bei jeder Buchung, auf wen die Rechnung lauten soll, bevor du sie ausstellst. Das spart nachträgliche Korrekturen.
| Rechnungsempfänger | E-Rechnung nötig? | Hinweis für die Rezeption |
|---|---|---|
| Inländische Firma bucht Zimmer für Mitarbeitende | Ja | Rechnung auf Firmennamen und Firmenanschrift ausstellen |
| Privatgast bucht und zahlt selbst | Nein | Papier oder PDF genügt |
| Reisebüro oder Veranstalter mit Sitz in Deutschland | Ja | Das Büro ist Unternehmer und Empfänger der Rechnung |
| Firma mit Sitz im Ausland | Nein | Die Pflicht greift nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind |
| Verein, Behörde oder Stiftung | Kommt darauf an | Ob der Empfänger Unternehmer ist, klärt deine Steuerberatung |
Welches Format als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die Daten maschinenlesbar enthält. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen (§ 14 Absatz 1 UStG). In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die üblichen Formate.
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. ZUGFeRD ist ein PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist; Menschen lesen das PDF, die Buchhaltung des Empfängers liest den Datensatz. Welcher Teil bei Abweichungen zwischen Datensatz und PDF-Ansicht maßgeblich ist, regelt die Finanzverwaltung in ihren Schreiben zur E-Rechnung; lass das von deiner Steuerberatung bestätigen.
Ein PDF, das du per E-Mail sendest, ist deshalb keine E-Rechnung. Es gilt als sonstige Rechnung und braucht in der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG). Halte die Zustimmung des Firmenkunden fest. Ob sie auch stillschweigend erteilt werden kann, kläre mit deiner Steuerberatung.
Vereinbartes Format als Alternative
Aussteller und Empfänger dürfen ein anderes strukturiertes Format vereinbaren. Voraussetzung ist, dass sich alle gesetzlich geforderten Angaben vollständig und richtig in ein normkonformes Format übertragen lassen (§ 14 Absatz 1 Sätze 6 und 7 UStG).
Für ein Hotel mit wenigen Firmenkunden lohnt diese Vereinbarung selten. Üblich ist, das Format zu liefern, das der Kunde ohnehin verarbeitet, und ihn vor dem ersten Versand zu fragen, ob er XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugt. Bei ZUGFeRD prüfst du außerdem, dass deine Software ein Profil erzeugt, das die Norm EN 16931 abdeckt.
Ausnahmen: Kleinbeträge, Kleinunternehmer, Privatgäste
Eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro darf immer als sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF ausgestellt werden (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV). Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung einschließlich Umsatzsteuer.
Für ein Hotel heißt das: Eine Rechnung über eine Nacht mit Frühstück an eine Firma liegt oft unter dieser Grenze, ein Aufenthalt von drei Nächten häufig darüber. Ob du eine Leistung auf mehrere Rechnungen aufteilen darfst, um unter 250 Euro zu bleiben, kläre vorab mit deiner Steuerberatung.
Kleinunternehmer, deren Umsätze nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, dürfen ihre Rechnungen ebenfalls immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch sie E-Rechnungen. Keine Pflicht zur E-Rechnung besteht außerdem für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); in der Beherbergung kommen sie selten vor.
Firmenkunden im Hotelalltag
Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern betrifft die Pflicht vor allem Handwerksfirmen, Außendienst und Tagungsgäste, die per Rechnung zahlen. Diese Gäste bilden oft nur einen Teil der Buchungen, verursachen aber meist die größeren Rechnungsbeträge.
Anzahlungsrechnungen an Firmen sind ebenfalls Rechnungen und folgen denselben Regeln wie die Schlussrechnung. Auch eine Gutschrift, die der Leistungsempfänger nach Vereinbarung ausstellt, ist eine Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) und folgt denselben Formatregeln. Plane Storno- und Korrekturrechnungen deshalb im selben Format wie die Ausgangsrechnung.
Eingangsrechnungen seit 2025 empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 muss dein Hotel eine E-Rechnung eines inländischen Lieferanten annehmen können. Das betrifft Rechnungen von Getränkelieferanten, Wäscherei, Handwerkern und Energieversorgern. Für eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen braucht der Lieferant seit 2025 keine Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Dein Haus kann also nicht verlangen, stattdessen Papier oder ein PDF zu bekommen.
Ein XRechnung-Datensatz ist ohne Software kaum lesbar. Das Backoffice braucht deshalb eine Möglichkeit, Datei oder eingebettetes PDF anzuzeigen und in die Buchhaltung zu übernehmen. Einen Posteingang, den jemand regelmäßig prüft, brauchst du in jedem Fall; ob er für dein Haus als Empfangsweg ausreicht, kläre mit der Steuerberatung.
Rechnungen von Anbietern mit Sitz im Ausland fallen nicht unter die Pflicht, weil sie beide Seiten im Inland voraussetzt.
Aufbewahrung: acht Jahre, lesbar und auswertbar
Ausgestellte und empfangene Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Absatz 1 UStG). Auch Buchungsbelege haben nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung (AO) acht Jahre. Ältere Ratgeber nennen für Rechnungen noch zehn Jahre.
Elektronische Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Absatz 2 AO). Ein Ausdruck ersetzt das Original einer E-Rechnung deshalb nicht: du archivieren den strukturierten Datensatz, bei ZUGFeRD die komplette Datei mit eingebettetem XML.
Vom Check-out bis zum Versand der E-Rechnung
Der Ablauf einer E-Rechnung unterscheidet sich vom PDF-Versand vor allem durch zwei Schritte: die Abfrage des Empfängers vor der Anreise und die Prüfung des Formats vor dem Versand. Die übrigen Schritte kennt deine Rezeption schon.
Im Hotel Nordlicht geht die Rechnung am Abreisetag hinaus, wenn Rechnungsanschrift und Format bei der Buchung geklärt wurden. Fehlt die Angabe, entsteht der Aufwand erst nach der Abreise, wenn der Gast nicht mehr am Tresen steht.
Fünf Schritte für die Rechnung an einen Firmenkunden
Empfänger bei der Buchung klären
Frage nach Firmenname, Anschrift und Ansprechperson für Rechnungen, und notiere das gewünschte Format. Das Ergebnis steht in der Buchung, nicht auf einem Zettel.
Daten am Abreisetag prüfen
Die Rezeption gleicht Zimmernächte, Frühstück und Extras mit der Buchung ab. Stimmen Name und Anschrift der Firma, kann die Rechnung ausgestellt werden.
Rechnung im Strukturformat erzeugen
Deine Software erstellt aus den Buchungsdaten eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Bei ZUGFeRD siehst du das PDF, der Datensatz liegt eingebettet darin.
Format prüfen lassen
Eine Validierung zeigt vor dem Versand, ob Pflichtangaben fehlen. Das Ergebnis lautet bestanden oder Fehler mit Angabe des betroffenen Felds.
Versenden und archivieren
Sende die Datei an die vereinbarte Adresse und lege dieselbe Datei im Archiv ab. Die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren beginnt mit dem Ende des Jahres der Ausstellung.
Vorbereitung in sieben Prüfpunkten
Die folgende Checkliste ordnet die Arbeit nach Dringlichkeit. Die ersten Punkte gelten bereits heute, weil der Empfang seit 2025 Pflicht ist.
Das Hotel auf die E-Rechnung vorbereiten
- Gesamtumsatz 2026 mit der Steuerberatung ermitteln und prüfen, ob die Grenze von 800.000 Euro überschritten wird.
- Posteingang für Eingangsrechnungen festlegen und eine Person benennen, die ihn täglich prüft.
- Liste der Firmenkunden mit Rechnungsanschrift und bevorzugtem Format anlegen (XRechnung oder ZUGFeRD).
- Prüfen, ob deine Hotelsoftware ein Format nach EN 16931 erzeugt und vor dem Versand validiert.
- Rechnungsempfänger bei der Buchung erfragen: Firma oder Privatperson, und ob die Firma im Inland sitzt.
- Archiv festlegen, das Rechnungsdaten acht Jahre lesbar und auswertbar hält.
- Gutschriften, Stornorechnungen und Anzahlungsrechnungen im selben Format planen.
Questo articolo offre un orientamento e non sostituisce la consulenza legale o fiscale. Le norme cambiano: verificate la situazione attuale presso gli enti indicati.
Domande frequenti
Muss mein Hotel 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein PDF verwenden. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält die Daten in einem strukturierten Format nach EN 16931, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung und braucht in der Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatgäste?
Nein. Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Für Privatgäste darfst du weiter Papier oder PDF verwenden.
Welche Umsatzgrenze gilt für 2027?
800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Lag der Umsatz 2026 darüber, musst du 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er bei 800.000 Euro oder darunter, gilt die Übergangsregel bis Ende 2027.
Gilt die 250-Euro-Grenze je Rechnung oder je Gast?
Je Rechnung. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung einschließlich Umsatzsteuer. Eine Aufteilung der Leistung auf mehrere Rechnungen klärst du vorher mit der Steuerberatung.
Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch sie E-Rechnungen.
Fonti
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen, consultato il 12 ottobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38), consultato il 12 ottobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 14b Aufbewahrung von Rechnungen, consultato il 12 ottobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 Rechnungen über Kleinbeträge, consultato il 12 ottobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 34a Rechnungen von Kleinunternehmern, consultato il 12 ottobre 2026
- Bundesministerium der Justiz: Abgabenordnung, § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, consultato il 12 ottobre 2026
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