Röviden
Eine virtuelle Kreditkarte (VCC) ist eine vom Portal pro Buchung erzeugte Kartennummer, mit der das Hotel den bereits vom Gast an das Portal gezahlten Betrag selbst einzieht. Du belastest die Karte über dein Kartenterminal oder deinen Zahlungsanbieter, frühestens zum Aktivierungsdatum, vor dem Ablaufdatum und höchstens mit dem hinterlegten Betrag. Aktivierung und Ablauf nennt die Karte selbst.
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- Die Karte gilt nur für diese eine Buchung und nur zwischen Aktivierungs- und Ablaufdatum; beides liest du an der Karte ab, nicht aus einer Faustregel.
- Belaste genau den hinterlegten Betrag einmal; bei Booking.com wird laut einem Softwareanbieter ein zweiter voller Versuch oder ein höherer Betrag abgelehnt.
- Kartendaten gehören nicht in E-Mails, Tabellen oder Screenshots; je weniger du speicherst, desto kleiner das Risiko.
- Nebenkosten vor Ort deckt die virtuelle Karte nicht; dafür brauchst du bei der Anreise die Karte des Gastes.
Was eine virtuelle Kreditkarte vom Portal ist
Zahlt der Gast die Buchung bereits beim Portal, schuldet er dem Hotel nichts mehr für das Zimmer. Das Portal gibt dem Haus dafür eine Karte, von der es sich den Betrag selbst holt. So bleibt die Zahlung an das Portal und die Auszahlung an das Hotel getrennt.
Die Karte erscheint zur Buchung im Extranet des Portals oder in deinem PMS beziehungsweise Channel Manager, sofern dieses die Daten übernimmt. Ob und wie das bei dir klappt, hängt von deinem Portalvertrag und deiner Anbindung ab. Prüfe es mit einer echten Buchung.
Die Abbuchung in sechs Schritten
Die Abbuchung läuft bei jedem Portal ähnlich ab, nur Fristen und Bezeichnungen unterscheiden sich. Lege den Ablauf einmal für die Rezeption fest, damit er nicht von der Schicht abhängt.
So belastest du eine virtuelle Karte
Karte zur Buchung öffnen
Rufe die Zahlungsangaben der Buchung im Extranet oder im PMS auf. Prüfe, dass Buchungsnummer und Gästename übereinstimmen.
Aktivierungs- und Ablaufdatum lesen
Beide Daten stehen an der Karte. Vor dem Aktivierungsdatum lehnt die Bank die Belastung ab, nach dem Ablaufdatum ebenfalls.
Betrag mit der Buchung abgleichen
Der Betrag auf der Karte ist die Summe, die das Portal dir schuldet. Stimmt er nicht mit deiner Erwartung überein, kläre das vor der Belastung mit dem Portal.
Genau diesen Betrag einmal belasten
Belaste über Terminal oder Zahlungsanbieter, frühestens am Aktivierungstag; bei Expedia laut Dokumentation bei der Abreise. Bei Booking.com wird ein zweiter Versuch mit vollem Betrag laut einem Softwareanbieter abgelehnt.
Beleg zur Buchung ablegen
Speicher Autorisierungsnummer, Datum und Betrag bei der Buchung, aber nicht die Kartennummer selbst.
Abweichungen melden
Wurde die Belastung abgelehnt oder ist die Karte abgelaufen, wende dich mit der Buchungsnummer an den Portal-Support.
Aktivierung und Ablauf bei Booking.com und Expedia
Verbindlich sind immer die Daten an der einzelnen Karte. Die Portale setzen Aktivierung und Ablauf selbst, und Hilfeseiten von Softwareanbietern nennen für dasselbe Portal teils unterschiedliche Zeitpunkte.
Bei Expedia nennt die Entwicklerdokumentation konkrete Vorgaben: Die Karte soll bei der Abreise des Gastes belastet werden, nicht vorher, und sie läuft 180 Tage nach der Abreise ab. Das Hilfecenter von Expedia Partner Central spricht von sechs Monaten; maßgeblich ist das Ablaufdatum an der einzelnen Karte. Bei Booking.com liest du Aktivierung und Ablauf je Buchung im Extranet ab. Verlasse dich nicht auf Angaben Dritter.
| Frage | Booking.com | Expedia |
|---|---|---|
| Ab wann belastbar? | Aktivierungsdatum an der Karte; laut einem Softwareanbieter meist der Anreisetag | Nicht vor dem Check-in; Belastung laut Dokumentation bei der Abreise |
| Bis wann belastbar? | Ablaufdatum an der Karte | 180 Tage nach der Abreise |
| Vorautorisierung oder Anzahlung auf die Karte? | Im Extranet und beim Portal-Support klären | Laut Dokumentation nicht vor dem Check-in |
| Was bei abgelaufener Karte? | Portal-Support mit Buchungsnummer | Expedia-Support mit Buchungsnummer |
Welcher Betrag auf der Karte liegt
Der Kartenbetrag entspricht dem, was das Portal dem Hotel für das gebuchte Zimmer schuldet. Bei Booking.com ist die Provision laut einem Softwareanbieter bereits abgezogen, du ziehst sie nicht ein zweites Mal ab. Bei Expedia hängt der Betrag laut Dokumentation von Konfiguration und Standort ab und kann Steuern und Gebühren enthalten.
Die Karte deckt nur die Buchung. Für Minibar, Parkplatz oder Ortstaxe vor Ort brauchst du bei der Anreise die Karte des Gastes; Expedia schreibt das in der Dokumentation ausdrücklich so vor. Wie Ortstaxe bei Portalbuchungen laufen kann, steht im Ratgeber Ortstaxe bei Portalbuchungen.
Kartendaten richtig behandeln
Die Nummer einer virtuellen Karte ist eine echte Kartennummer und damit schützenswert. Der PCI Security Standards Council, der die Sicherheitsregeln der Kartenbranche herausgibt, rät kleinen Betrieben, möglichst wenig Kartendaten zu speichern, weil gestohlene Daten, die es nicht gibt, keinen Schaden anrichten.
Kopiere Kartendaten daher nicht in E-Mails, Tabellen oder Chats, und fotografiere sie nicht ab. Der Council rät außerdem, Kartendaten nicht per E-Mail entgegenzunehmen und Papier mit Kartendaten sicher zu vernichten. Frage deinen Zahlungsanbieter und den Hersteller deines PMS, wo Kartendaten liegen und wie lange.
Wenn die Belastung abgelehnt wird
Eine abgelehnte Belastung hat meist eine von vier Ursachen, die du in dieser Reihenfolge prüfst. Erst danach lohnt der Anruf beim Portal.
Bei Streit um Stornierung oder Nichterscheinen entscheiden die Stornobedingungen der Buchung. Welche Beträge du bei einem No-Show einziehen darfst, lies in der Buchung und in den Portalbedingungen nach. Hintergründe zu Stornofristen findest du im Ratgeber Stornobedingungen auf Portalen.
| Ursache | So prüfst du es | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Karte noch nicht aktiv | Aktivierungsdatum an der Karte | Am Aktivierungstag oder später erneut belasten |
| Betrag abweichend | Betrag auf der Karte mit deiner Eingabe vergleichen | Genau den hinterlegten Betrag belasten |
| Karte schon belastet | Beleg und Kontoumsatz der Buchung prüfen | Nicht erneut belasten; Zahlungseingang abwarten |
| Buchung geändert oder storniert | Buchungsstatus im Extranet | Neuen Betrag oder neue Karte beim Portal anfordern |
Zahlung in der Buchhaltung zuordnen
Die Gutschrift deines Kartenabrechners kommt gesammelt und nach Abzug seiner Gebühren auf dein Konto. Du musst sie der Buchung und der Portalabrechnung zuordnen. Lege dafür zur Buchung Betrag, Datum und Autorisierungsnummer ab.
Wie du Provision, Kartengebühr und Rechnung steuerlich behandeln, klärt deine Steuerberatung für dein Land. Den Unterschied zwischen Provisionsrechnung und Auszahlung erklärt der Ratgeber Provisionsrechnung von Booking.com.
Gyakori kérdések
Wann darf ich die virtuelle Kreditkarte von Booking.com belasten?
Ab dem Aktivierungsdatum an der Karte und bis zum Ablaufdatum. Laut einem Softwareanbieter aktiviert Booking.com die Karte meist am Anreisetag; der genaue Tag hängt von den Bedingungen der Buchung ab. Lies das Datum je Buchung im Extranet ab.
Wie lange ist eine Expedia-Karte gültig?
180 Tage nach der Abreise des Gastes laut Expedia-Entwicklerdokumentation; das Partner-Central-Hilfecenter nennt sechs Monate. Verbindlich ist das Ablaufdatum an der Karte. Belaste die Karte bei der Abreise, nicht vorher. Ist sie abgelaufen, hilft der Expedia-Support.
Kann ich die Karte zweimal belasten?
Nein. Laut einem Softwareanbieter kann der Kartenbetrag nur einmal belastet werden, ein zweiter voller Betrag wird abgelehnt. Das gilt ebenso für Beträge über dem hinterlegten Saldo.
Darf ich die Kartennummer in der Buchungsnotiz speichern?
Nein, besser nicht. Speicher Autorisierungsnummer, Betrag und Datum. Der PCI Security Standards Council empfiehlt, so wenig Kartendaten wie möglich zu speichern.
Deckt die virtuelle Karte Minibar und Ortstaxe?
Nein, sie deckt den gebuchten Betrag. Für Nebenkosten vor Ort verlangst du bei der Anreise die Karte des Gastes, wie es Expedia in seiner Dokumentation vorsieht.
Források
- Expedia Group: Virtual credit cards (Developer-Dokumentation Lodging), letöltve 2026. október 14.
- Preno: Charging Booking.com virtual credit cards (Hilfeartikel eines Softwareanbieters), letöltve 2026. október 14.
- PCI Security Standards Council: SMB security, if you don't need it, don't store it, letöltve 2026. október 14.
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