Finanzstammdaten vor dem ersten Beleg vollständig prüfen
Fehlerhafte Stammdaten vervielfachen sich auf jedem späteren Dokument.Öffne Einstellungen und prüfe Hotelname, Anschrift, Kontakt, Unternehmens- und Steuerdaten sowie die für Rechnungen vorgesehenen Angaben. Übernimm Pflichtdaten nicht aus einem alten Briefkopf, ohne sie zu bestätigen. Kläre außerdem Standard-Dokumentsprache, verwendete Steuersätze, angebotene Zahlungsarten und die verantwortliche Person für Änderungen. Rechtliche Pflichtangaben werden vor dem Livebetrieb fachlich und gegebenenfalls juristisch geprüft; STRYK erfindet keine fehlenden Angaben.
Hotel Nordlicht führt eine Freigabeliste mit Quelle und Prüfdatum. Bankverbindung, UID oder andere Unternehmensdaten werden nur veröffentlicht, wenn sie offiziell bestätigt sind. Nach einer Änderung erzeugt das Team eine neue Vorschau mit einer internen Testbuchung und vergleicht Kopf, Fuß, Kontakt und Summenbereich. Alte bereits finale Dokumente werden nicht still mit neuen Stammdaten überschrieben; die Änderung gilt für den vorgesehenen künftigen Belegprozess.
| Bereich | Prüfen | Beleg für Richtigkeit |
|---|---|---|
| Hotelidentität | Name, Anschrift, Kontakt | Offiziell freigegebene Hoteldaten |
| Unternehmen und Steuer | Rechtsname, UID, Steuersätze, Pflichtangaben | Finance-Verantwortung / Beratung |
| Zahlung | Aktive Zahlungsarten, Bankdaten, Zuordnung | Aktueller Vertrag oder bestätigtes Konto |
| Dokument | Standardsprache, Layout, Kontakt, Nummernlogik | Geprüfte interne Vorschau |
Leistungen am Aufenthalt vollständig und richtig erfassen
Die Rechnung übernimmt Leistungen aus dem Aufenthalt. Prüfe deshalb zuerst Übernachtungen, Rate, Personenbezug, Extras, Mengen, Leistungsdatum und vereinbarten Preis. Eine handschriftliche Frühstücksnotiz darf nicht erst beim Check-out auftauchen. Zusätzliche Leistungen werden dem richtigen Aufenthalt zugeordnet, sobald sie verbindlich vereinbart oder erbracht sind. Falsche oder doppelte Positionen werden an dieser Quelle korrigiert, nicht nur in einer optisch schönen Dokumentvorschau versteckt.
Hotel Nordlicht verwendet einen Testaufenthalt über zwei Nächte, zwei Personen, Frühstück an beiden Tagen und einen Parkplatz für eine Nacht. Vor der Rechnung berechnet die Rezeption die erwartete Summe unabhängig und vergleicht sie anschließend mit STRYK. Stimmen Menge oder Zeitraum nicht, wird die Leistung geöffnet und korrigiert. Die finale Rechnung entsteht erst, wenn der Leistungsstand abgenommen ist.
Privat- oder Firmenempfänger bewusst je Dokument wählen
Der Gast ist nicht automatisch der Rechnungsempfänger, und eine frühere Firma gilt nicht automatisch für die nächste Reise.Prüfe vor der Vorschau, ob das Dokument an eine Privatperson oder Firma geht. Bei Privat werden Name und Anschrift des gewählten Empfängers kontrolliert. Bei Firma werden Firmenname, Anschrift und weitere tatsächlich nötige Unternehmensdaten verwendet. Die Auswahl erfolgt bewusst am aktuellen Vorgang. Ein Gastprofil kann frühere Firmenbezüge enthalten, aber STRYK soll nicht ungeprüft einen alten Empfänger auf eine private Reise übertragen.
Lass bei Hotel Nordlicht zwei Vorschauen aus demselben Testaufenthalt erstellen: zuerst privat an Anna Berger, dann als Firmenvariante an Nordstern Reisen GmbH. Vergleiche nur den Empfängerbereich; Leistungen und Zahlungen müssen gleich bleiben. Verändert ein Empfängerwechsel versehentlich den Leistungsstand oder erzeugt eine zweite Rechnung, ist der Ablauf nicht freigegeben.
| Fall | Verwenden | Nicht ungeprüft übernehmen |
|---|---|---|
| Privatreise | Aktueller privater Name und Anschrift | Firma einer früheren Geschäftsreise |
| Geschäftsreise | Bewusst gewählte Firma und bestätigte Anschrift | Ähnlich benannter alter Firmenkontakt |
| Begleitperson zahlt | Tatsächlich vereinbarter Rechnungsempfänger | Automatisch der Hauptgast |
| Mehrere Dokumente | Klare Leistungsaufteilung je Empfänger | Doppelte Berechnung derselben Leistung |
Zahlungen und offenen Betrag vor der Finalisierung abgleichen
Zahlung und Rechnung sind verbunden, aber nicht dasselbe. Erfassen oder prüfe jede tatsächliche Zahlung mit Betrag, Zeitpunkt, Zahlungsart und richtiger Zuordnung. Eine Anzahlung reduziert den offenen Betrag; sie ersetzt nicht automatisch die finale Rechnung. Bei Teilzahlung bleibt der Rest sichtbar. Ein fehlgeschlagener oder noch nicht bestätigter Vorgang darf nicht als erfolgreiche Zahlung erscheinen.
Für den Testaufenthalt erfasst Hotel Nordlicht eine bestätigte Anzahlung und eine Restzahlung bei Abreise. Vor der Dokumentfreigabe rechnet die Rezeption: Gesamtleistung minus Anzahlung ergibt den erwarteten Restbetrag. Nach der Restzahlung muss der offene Betrag null sein, ohne dass dieselbe Zahlung doppelt auftaucht. Zahlungsanbieter können eigene Gebühren verrechnen; diese externen Gebühren sind von STRYK Softwarekosten und vom Gastbeleg fachlich sauber zu unterscheiden.
Zahlungsabgleich vor „Final“
- Jede Zahlung ist tatsächlich bestätigt und einmal vorhanden.
- Betrag, Zeitpunkt und Zahlungsart stimmen.
- Anzahlung ist dem richtigen Aufenthalt zugeordnet.
- Offener Betrag entspricht Gesamtleistung minus bestätigten Zahlungen.
- Fehlgeschlagene oder offene Vorgänge erscheinen nicht als bezahlt.
Vorschau prüfen, Rechnung finalisieren und dieselbe Datei verwenden
Vorschau, Download und Ausdruck dürfen nicht drei verschiedene Dokumentstände zeigen.Öffne die Rechnungsvorschau und lies den Beleg von oben nach unten: Aussteller, Empfänger, Dokumentdatum, Leistungszeitraum, Positionen, Mengen, Einzel- und Gesamtbeträge, Steuerdarstellung, Zahlungen, Restbetrag, Zahlungsinformation und Fußbereich. Kontrolliere auch Seitenumbruch und lange Firmenanschriften. Ein professionelles Layout ist nötig, aber es ersetzt keine fachliche Prüfung.
Wähle beim Export bei Bedarf die Dokumentsprache (alle 18 STRYK-Sprachen stehen zur Verfügung). Vorschau, Download und Druck verwenden dieselbe gewählte Sprache und dieselbe finale PDF-Datei. Nach der Finalisierung wird der Beleg in der Finanzliste mit korrektem Dokumentdatum, Empfängertyp und Status wiedergefunden. Hotel Nordlicht lädt die Datei testweise herunter, öffnet sie unabhängig und vergleicht Summe, Empfänger und Sprache mit der Vorschau.
Rechnung in sieben Schritten freigeben
- 01Aufenthalt öffnen
Leistungen, Zeitraum und vereinbarte Rate prüfen.
- 02Empfänger wählen
Privat oder Firma und aktuelle Anschrift bestätigen.
- 03Zahlstand abgleichen
Anzahlung, Restzahlung und offenen Betrag kontrollieren.
- 04Sprache wählen
Dokumentsprache für diesen Export festlegen.
- 05Vorschau lesen
Pflichtdaten, Positionen, Summen, Steuer und Layout prüfen.
- 06Finalisieren
Erst nach fachlicher Freigabe den finalen Beleg erzeugen.
- 07Datei und Liste vergleichen
PDF unabhängig öffnen und Status in Finance prüfen.
Angebot, Korrektur und Storno als eigene Vorgänge behandeln
Ein Angebot ist weder finale Rechnung noch bestätigter Zahlvorgang. Es beschreibt vorgesehene Leistungen, Preis, Empfänger, Gültigkeit und Bedingungen. Wird es angenommen, entsteht der weitere Buchungs- und Belegprozess nachvollziehbar; das Angebot wird nicht einfach in eine bereits finale Rechnung umbenannt. Prüfe Angebote mit derselben Sorgfalt bei Empfänger, Positionen, Sprache und PDF-Layout.
Ist eine Rechnung final und fachlich falsch, kläre den vorgesehenen Korrektur- oder Stornoweg. Löschen oder überschreibe den Beleg nicht still, weil Nummer, Historie und Finanznachvollziehbarkeit erhalten bleiben müssen. Dokumentiere Grund, verantwortliche Person und Bezug zum ursprünglichen Beleg. Ein Tippfehler vor der Finalisierung wird in der Quelle korrigiert; ein Fehler nach der Finalisierung braucht den formalen Folgeprozess.
| Situation | Richtiger Weg | Nicht tun |
|---|---|---|
| Preisangebot vor Buchungsabschluss | Angebot mit Gültigkeit und Bedingungen | Als bezahlte Rechnung markieren |
| Tippfehler in der Vorschau | Quelle korrigieren und Vorschau neu öffnen | Fehler im PDF überdecken |
| Finale Rechnung fachlich falsch | Formaler Korrektur-/Stornoweg mit Bezug | Löschen oder still überschreiben |
| Gast zahlt nur einen Teil | Teilzahlung erfassen, Rest offen lassen | Gesamten Beleg als bezahlt darstellen |
Finance täglich kontrollieren und monatlich sauber übergeben
Kurze tägliche Kontrolle verhindert, dass der Monatsabschluss zur Fehlersuche wird.Am Tagesende prüft Hotel Nordlicht neue und geänderte Dokumente, Zahlungen, offene Beträge, stornierte Vorgänge und auffällige Empfängerwechsel. Die Finanzliste wird nach Dokumentdatum absteigend verwendet und mit klaren Filtern für Privat, Firma und Status geprüft. Jede Abweichung erhält Person und Termin. Lokale Exportlisten dienen nicht als zweite Wahrheit; Sortierung und Filter lesen den vollständigen Finance-Bestand.
Für die Monatsübergabe werden Zeitraum, Dokumentstatus und benötigte Ausgaben eindeutig festgelegt. PDF und Excel-kompatible Berichte verwenden dieselben Filter und Sektionen wie die geprüfte Vorschau. Stimmen Anzahl oder Summe nicht, wird der Bericht nicht lokal passend gemacht, sondern die Quelle untersucht. Dokumentiere Abschlussdatum, verantwortliche Person, offene Korrekturen und Empfänger der Übergabe. So kann das Management Zahlen reproduzieren und Finance gezielt weiterarbeiten.
Tageskontrolle in zehn Minuten
- 01Heute geänderte Dokumente
Neue, finale, korrigierte und stornierte Vorgänge prüfen.
- 02Zahlungen und Restbeträge
Bestätigte Zahlungen gegen offene Beträge vergleichen.
- 03Empfänger-Stichprobe
Mindestens eine Privat- und Firmenrechnung öffnen.
- 04Abweichungen zuweisen
Jede offene Frage bekommt Person, Grund und Termin.
- 05Abschluss dokumentieren
Prüfdatum und offene Punkte für die nächste Schicht festhalten.
