Hotelrechnung in Österreich: Pflichtangaben, Steuersatz, Kleinbetrag

Pflichtangaben auf der Hotelrechnung

Eine Rechnung ist nach § 11 Abs. 2 UStG jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet, gleichgültig, wie sie im Geschäftsverkehr heißt. Auch ein Beleg mit dem Titel „Zimmerrechnung“ oder „Folio“ muss deshalb alle Pflichtangaben tragen.

Das Hotel ist berechtigt, Privatgästen eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist es, wenn der Gast ein anderer Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine juristische Person ist. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung vorliegen. Hotels stellen sie üblicherweise am Abreisetag aus.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Die Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs. 6 UStG, die zulässig ist, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 400 Euro nicht übersteigt. Die Grenze gilt je Rechnung und nicht je Nacht.

Neben dem Ausstellungsdatum genügen fünf Angaben: Name und Anschrift des Hotels, Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Anschrift des Gastes, eine laufende Nummer, die UID und der getrennte Steuerbetrag entfallen.

Wichtig für Hotels mit Halbpension oder Getränkeumsatz: Das Gesetz erklärt § 11 Abs. 5 auch hier für sinngemäß anwendbar. Gelten auf einer Rechnung verschiedene Steuersätze, trenne Entgelte und Steuerbeträge nach Sätzen.

Steuersätze für Nächtigung, Frühstück und Extras

Die Beherbergung in eingerichteten Wohn- und Schlafräumen unterliegt in Österreich 10 % Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 2 Z 3 lit. c UStG, Stand: Oktober 2026). Der Satz erfasst auch die regelmäßig damit verbundenen Nebenleistungen einschließlich der Beheizung. Ältere Rechnungsvorlagen mit einem anderen Satz solltest du prüfen.

Ein ortsübliches Frühstück gilt als Nebenleistung der Beherbergung, wenn sein Preis im Beherbergungsentgelt enthalten ist. Es teilt dann den Satz der Nächtigung. Das ist der Normalfall bei Zimmerpreisen „inklusive Frühstück“ und der Grund, warum auf vielen Hotelrechnungen nur eine Zeile mit 10 % steht.

Alles, was § 10 Abs. 2 und 3 UStG nicht ermäßigt, unterliegt dem Normalsatz von 20 % (§ 10 Abs. 1). Für Speisen und Getränke im Restaurant gilt der Satz von 10 % nur für die in Anlage 1 zum UStG genannten (§ 10 Abs. 2 Z 1 lit. b). Viele Getränke stehen nicht in Anlage 1 und laufen mit 20 %, etwa Sekt an der Bar. Ordne deine Getränkekarte einmal mit der Steuerberatung den Sätzen zu.

Ortstaxe auf der Rechnung ausweisen

Die Ortstaxe ist eine Abgabe nach Landesrecht für den Aufenthalt des Gastes, die der Betrieb einhebt und an die Gemeinde abführt. Je nach Land wird sie pro Person und Nacht oder als Prozentsatz des Entgelts berechnet. Vereinnahmt das Hotel sie im Namen und für Rechnung der Gemeinde, ist sie ein durchlaufender Posten; für Wien hält das die FAQ der Stadt ausdrücklich fest. Solche Beträge gehören nach § 4 Abs. 3 UStG nicht zum Entgelt und tragen keine Umsatzsteuer.

Weise die Ortstaxe deshalb als eigene Zeile unter dem umsatzsteuerpflichtigen Entgelt aus. Rechne sie nicht in den Zimmerpreis ein. Sonst sieht die Rechnung so aus, als trage die Abgabe Umsatzsteuer, und die Steuerberatung muss den Betrag wieder herausrechnen.

Name, Höhe und Bemessung der Ortstaxe regeln die Länder und Gemeinden. Einen Überblick über die Begriffe bietet der Ratgeber zur Ortstaxe in den Bundesländern.

Rechenbeispiel: drei Nächte im Hotel Nordlicht

Angenommen, zwei Gäste übernachten im Hotel Nordlicht drei Nächte im Doppelzimmer Superior. Der Zimmerpreis inklusive Frühstück beträgt 132,00 Euro je Nacht brutto. Am zweiten Abend bestellen sie ein Abendessen für 55,00 Euro und eine Flasche Sekt für 36,00 Euro, beides brutto. Die Ortstaxe setzen wir mit einem frei gewählten Beispielwert von 1,50 Euro je Person und Nacht an. Er entspricht keinem tatsächlichen Satz.

Der Gesamtbetrag der Leistungen liegt über 400 Euro. Das Hotel stellt daher die volle Rechnung aus und weist die Steuer nach Sätzen getrennt aus. Die Ortstaxe steht darunter ohne Umsatzsteuer.

Ausstellen, korrigieren und aufbewahren

Hat das Hotel eine Anzahlung vereinnahmt, gelten die Rechnungsvorschriften sinngemäß auch dafür (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG). Die Schlussrechnung muss die früher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn dafür Rechnungen ausgestellt wurden.

Weist das Hotel zu viel Umsatzsteuer aus, schuldet es diesen Betrag aufgrund der Rechnung, bis es die Rechnung gegenüber dem Gast berichtigt (§ 11 Abs. 12 UStG). Prüfe den Steuersatz deshalb vor dem Versand, vor allem bei Firmengästen mit Vorsteuerabzug.

Stelle die Rechnung für einen Gast aus dem Ausland in einer anderen Währung als Euro aus, musst du den Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. f UStG). Steht der Eurobetrag bei der Ausstellung noch nicht fest, nenne die angewendete Umrechnungsmethode nach § 20 Abs. 6 UStG.

Eine Durchschrift oder Abschrift jeder Rechnung bewahrt das Hotel sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG), ebenso die Unterlagen, auf die sie verweist. Eine elektronische Rechnung gilt nur dann als Rechnung, wenn der Gast dieser Art der Ausstellung zustimmt. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen sieben Jahre gewährleistet sein.

Checkliste für deine Rechnungsvorlage

Gehe deine Vorlage einmal mit dieser Liste durch und lass das Ergebnis von deiner Steuerberatung bestätigen. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über das Umsatzsteuerrecht (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.