Рахунок у готелі та електронний рахунок: обов’язкові реквізити, ставки ПДВ і чіткий процес

Що має бути в рахунку готелю

Чи це пансіон на вісім номерів, чи міський готель на шістдесят: для рахунку діють ті самі базові правила, що й для будь-якого іншого підприємства. Рахунок має показувати, хто, що, для кого, за який період і за якою ціною надав, і скільки в ньому ПДВ. Якщо бракує обов’язкового реквізиту, корпоративний гість за певних умов не зможе відрахувати вхідний ПДВ, і найпізніше тоді рахунок повернеться на рецепцію з проханням виправити.

Список нижче підсумовує, чого зазвичай вимагають в Австрії та Німеччині. Він не замінює податкової консультації: такі деталі, як межа для рахунків на малу суму, зазначення номера платника ПДВ (UID) отримувача чи особливі випадки з іноземними гостями, регулює відповідний закон про ПДВ, і вони час від часу змінюються. Тому один раз погодьте свій шаблон рахунку з бухгалтерською чи консалтинговою фірмою, перш ніж використовувати його масово.

Для рахунків на невелику суму є спрощення. У Німеччині рахунок до 250 € брутто вважається рахунком на малу суму (Kleinbetragsrechnung), в Австрії, до 400 € брутто (станом на 2026 рік, перевір з податковим консультантом). Тоді достатньо менше реквізитів, наприклад без імені та адреси гостя. На практиці більшість готелів усе одно виставляє повні рахунки, бо корпоративним гостям вони потрібні для звіту про відрядні витрати.

Проживання, сніданок і додаткові послуги: показуй окремо

І в Австрії, і в Німеччині саме проживання має податкову пільгу. У Німеччині для ночівлі діє знижена ставка 7 %, в Австрії, знижена ставка 10 % (станом на 2026 рік, перевір з податковим консультантом). Інші послуги автоматично під неї не підпадають: напої, мінібар, паркування, велнес чи конференц-зали часто мають іншу ставку.

Щодо сніданку дві країни відрізняються. В Австрії сніданок як частину проживання зазвичай оподатковують за пільговою ставкою разом із ночівлею, напої можуть оподатковуватися інакше. У Німеччині сніданок не входить до пільгового проживання і його треба показувати окремо; ставку для їжі та напоїв за останні роки кілька разів змінювали. Багато німецьких готелів об’єднують для бізнес-мандрівників сніданок, паркування та Wi-Fi в один пакет, який потрібно правильно розподілити. Тут варто коротко порадитися з бухгалтерами, перш ніж створювати тарифи й пакети.

Особливо делікатні пакети на кшталт «ночівля з напівпансіоном» або велнес-пропозиції. Гість бачить одну ціну, але рахунок має показати, яка частка припадає на яку ставку ПДВ. Задай розподіл один раз у тарифі, а не щоразу на рецепції.

Передоплата, остаточний рахунок і виправлення

Багато готелів вимагають під час бронювання передоплату, а для безповоротних тарифів, і повну суму. Тоді гроші надходять ще до надання послуги. В остаточному рахунку під час виїзду вони мають з’явитися знову: як уже сплачена сума, що віднімається від загальної. Чи потрібно додатково виставляти окремий рахунок на передоплату, наприклад тому, що його вимагає корпоративний клієнт, уточни із податковим консультантом.

А якщо щось неправильно? Виставлений рахунок більше не перезаписують, нави якщо на рецепції це було б спокусливо швидко. Правильний шлях, сторнувати рахунок через кредит-ноту (у Німеччині її ще називають Stornorechnung або Rechnungskorrektur) і виставити новий, правильний рахунок. Так під час будь-якої перевірки видно, що було нараховано спочатку і чому це виправили.

До цього належить і безперервна нумерація. Кожен номер рахунку присвоюють рівно один раз, також для сторнованих рахунків. Якщо в послідовності бракує номера, ти маєш пояснити чому. Це вдається лише тоді, коли номер присвоюють під час остаточного виставлення, а не вже при створенні чернетки.

Електронний рахунок у готелі: що змінюється для корпоративних клієнтів

Електронний рахунок у розумінні нових правил це рахунок у структурованому, машинозчитуваному форматі за європейським стандартом EN 16931. У Німеччині поширені XRechnung, суто XML-файл, і ZUGFeRD або рівноцінний Factur-X, PDF, у який вбудовано структуровані дані. Людина читає PDF, бухгалтерська програма, дані.

У Німеччині з 1 січня 2025 року всі підприємства мусять уміти приймати електронні рахунки від інших підприємств. Обов’язок їх виставляти запроваджують поетапно: за нинішнім станом із 2027 року для більших компаній і з 2028 року для всіх. Рахунки на малу суму до 250 € за нинішнім станом винятки, а приватним гостям ти й далі можеш виставляти паперові чи PDF-рахунки (станом на 2026 рік, перевір з податковим консультантом). Для готелю це означає: корпоративний рахунок за тривале відрядження чи семінар поступово стане електронним, рахунок для родини на літньому відпочинку, ні.

В Австрії електронний рахунок досі обов’язковий насамперед для рахунків федеральним державним замовникам. Загального обов’язку між підприємствами там за нинішнім станом немає; на європейському рівні готують розширення для транскордонних операцій. Якщо у тебе ночують корпоративні клієнти з Німеччини, їхні бухгалтерії все одно дедалі частіше проситимуть структурований рахунок.

Корпоративні рахунки та передавання даних податковому консультанту

Корпоративні гості мають власні вимоги: рахунок виписують на компанію, а не на гостя; одні компанії хочуть рахунок за кожне проживання, інші, зведений рахунок за місяць; додаткові послуги на кшталт бару чи мінібару гість часто оплачує приватно. Для корпоративних угод письмово домовтеся, які послуги йдуть через компанію, а які гість оплачує сам. Це позбавить суперечок і розділення рахунків під час виїзду.

Наприкінці місяця податковому консультанту потрібні рахунки, кредит-ноти, платежі й банківські операції у формі, яку можна взяти без ручного введення. У Німеччині це здебільшого формат DATEV, в Австрії часто BMD. Що краще платежі вже прив’язані до рахунків у готелі, то менше уточнень надходить від бухгалтерів.

Як це вирішує STRYK

У STRYK рахунок формується безпосередньо з бронювання: номер, додаткові послуги, мінібар, касові позиції з ресторану й бару, а також туристичний збір переносяться як позиції з кількістю, ціною та власною ставкою ПДВ. Для компаній STRYK веде назву, адресу й номер UID окремо від гостя; для корпоративних угод проживання за певний період можна об’єднати в зведений рахунок. Пропозиції можна створити заздалегідь і після прийняття перетворити на рахунок.

Поки рахунок є чернеткою, його можна редагувати. Номер STRYK присвоює лише під час виставлення з власної нумерації готелю; пропуски протоколюються. Виставлені рахунки незмінні й не можуть знову стати чернеткою: виправлення йдуть через пронумеровану кредит-ноту, пов’язану з оригіналом. Попередній перегляд, завантаження й e-mail використовують той самий PDF, який можна сформувати 18 мовами, з твоїм логотипом, кольорами та банківськими реквізитами.

Під час надсилання компанії STRYK створює електронний рахунок як документ ZUGFeRD за EN 16931, а для німецьких публічних замовників із Leitweg-ID, як XRechnung. Там, де він обов’язковий, як-от для німецьких корпоративних клієнтів із 2027 року, STRYK обирає його автоматично, інакше, лише за згоди компанії; відсутні дані одержувача показує заздалегідь. Вхідні електронні рахунки постачальників у форматі XRechnung або Factur-X надходять до скриньки вхідних документів.

Передоплату й залишок ти задаєш в тарифному плані. Онлайн-платежі проходять через інтегровану платіжну послугу, і STRYK стягує залишок до кінця строку безкоштовного скасування, якщо спосіб оплати та згода гостя це дозволяють; у разі безкоштовного скасування онлайн-платіж повертається автоматично. Банківські виписки ти імпортуєш як CAMT.053 або CSV і зіставляєш операції з відкритими рахунками. Для бухгалтерії STRYK формує пакет для податкового консультанта у форматі DATEV або BMD, як CSV чи Excel.