Kort sagt
Eine Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller jeder Rechnung einmalig zuweist. So verlangen es § 11 UStG in Österreich und § 14 UStG in Deutschland. Eine lückenlose Folge schreiben die Gesetze nicht vor. Wichtig sind Eindeutigkeit, ein erkennbares Schema und die Fähigkeit, jede Lücke zu erklären (Stand: Oktober 2026).
Det viktigaste i korthet
- Die Nummer muss einmalig sein und einer festen Zahlenreihe folgen; Buchstaben und Jahreszahlen dürfen Teil der Nummer sein.
- Lückenlos muss die Folge nach der deutschen Verwaltungsauffassung nicht sein, doch jede Lücke solltest du erklären können.
- Mehrere Nummernkreise, etwa je Haus oder Jahr, sind zulässig, wenn jede Rechnung eindeutig einem Kreis zugeordnet ist.
- Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung sind eigene Rechnungen mit eigener Nummer; Storno und Berichtigung bekommen in der Praxis ebenfalls eine eigene Nummer.
Was das Gesetz bei der Rechnungsnummer verlangt
In Österreich steht die Pflicht in § 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG 1994. In Deutschland steht sie in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Beide Vorschriften verwenden fast denselben Wortlaut. Gemeint ist eine Nummer, mit der sich jede Rechnung eindeutig wiederfinden lässt.
Die Vorschriften nennen zwei Anforderungen, nämlich fortlaufend und einmalig. Ein Format schreiben sie nicht vor. „2026-0087“ ist ebenso zulässig wie „R-2026-0087“ oder „NL/26/0087“. Die Nummer darf Ziffern und Buchstaben enthalten, solange sie einem erkennbaren Schema folgt.
Nicht jeder Beleg braucht eine Rechnungsnummer. In Deutschland genügt bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro eine Kurzfassung ohne Nummer (§ 33 UStDV). In Österreich gilt dasselbe für Rechnungen bis 400 Euro (§ 11 Abs. 6 UStG). Vergib die Nummer trotzdem für alle Rechnungen, dann bleibt deine Folge einheitlich.
Fortlaufend heißt nicht automatisch lückenlos
Die deutsche Finanzverwaltung schreibt im Umsatzsteuer-Anwendungserlass, eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern sei nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Das Gesetz fragt nach einer Nummer, die jede Rechnung einmalig macht. Eine Zählung ohne Auslassung verlangt es nicht.
Für Österreich hat der Gesetzestext denselben Kern. Wie die österreichische Finanzverwaltung Lücken und getrennte Zahlenreihen bewertet, haben wir nicht aus einer Primärquelle belegt. Frage deine Steuerberatung, bevor du die deutsche Aussage auf einen österreichischen Betrieb übertragst.
Eine Lücke bleibt dennoch ein Hinweis, dem eine Prüferin nachgehen kann. Wer erklären kann, warum Nummer 0088 fehlt, hat eine Antwort. Wer es nicht kann, muss nachforschen. Die Praxis lautet deshalb: Lücken sind erlaubt, unerklärte Lücken sind lästig.
Ein Nummernkreis oder mehrere
Ein Nummernkreis ist eine eigene Zahlenreihe für einen abgegrenzten Bereich. Nach Abschnitt 14.5 Abs. 11 UStAE sind Kreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, etwa für Jahre, Filialen oder Betriebsstätten. Der Aussteller entscheidet selbst, wie viele Kreise er bildet.
Jede Rechnung muss ihrem Kreis eindeutig zuzuordnen sein, und die Nummer darf insgesamt nicht doppelt vorkommen. Zwei Häuser, die beide bei „0001“ beginnen, brauchen deshalb ein festes Kennzeichen, zum Beispiel ein Kürzel vor der Nummer. Ohne Kennzeichen gäbe es zwei Rechnungen mit derselben Nummer.
| Schema | Beispiel | Vorteil | Achte auf |
|---|---|---|---|
| Ein Kreis für alles | 0001, 0002, 0003 | Einfach zu lesen | Zählt über Jahreswechsel hinweg weiter |
| Kreis je Jahr | 2026-0001 | Jahresabschluss und Ablage nach Jahr | Zählung beginnt zum 1. Januar neu |
| Kreis je Haus oder Bereich | NL-2026-0001, SP-2026-0001 | Getrennte Betriebe, Seminare oder Gastronomie | Kürzel muss in jeder Nummer stehen |
Welche Belege eine eigene Nummer bekommen
Eine Anzahlungsrechnung ist eine Rechnung und braucht eine eigene Nummer. Für vereinnahmte Anzahlungen gelten die Rechnungsregeln (§ 14 Abs. 5 UStG). Die Schlussrechnung zieht die Teilentgelte ab und trägt wiederum eine neue Nummer.
Eine ausgestellte Rechnung überschreibst du nicht. Eine Berichtigung läuft in Deutschland über ein Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht, und für dieses Dokument gelten dieselben Form- und Inhaltsanforderungen wie für die Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV). In der Praxis bekommt ein Stornobeleg eine eigene Nummer aus der Rechnungsfolge und nennt die Nummer der Originalrechnung. Wie du das handhaben, stimme mit deiner Steuerberatung ab. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Rechnungskorrektur und Gutschrift.
Kassenbons haben eigene Vorgaben, die dieser Ratgeber nicht abdeckt. Kläre mit deinem Kassenanbieter und der Steuerberatung, wie dort nummeriert wird.
| Beleg | Eigene Nummer | Anmerkung |
|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Ja | Gilt als Rechnung (§ 14 Abs. 5 UStG) |
| Schlussrechnung | Ja | Zieht geleistete Anzahlungen ab |
| Berichtigung oder Storno | In der Praxis ja | Nennt die Nummer der Originalrechnung |
| Kleinbetragsrechnung | Nicht vorgeschrieben | AT bis 400 Euro, DE bis 250 Euro |
| Kassenbon | Eigene Regeln | Steuerberatung und Kassenanbieter fragen |
Wenn eine Lücke entsteht
Lücken entstehen meist an der Rezeption: Eine Rechnung wurde angelegt, der Gast zahlt anders, und der Entwurf wird gelöscht. Auch eine Systemumstellung oder ein Absturz mitten im Check-out kann eine Nummer verbrauchen. Entscheidend ist, dass du den Vorgang später nachvollziehen.
Vergib die Nummer möglichst erst beim endgültigen Ausstellen und nicht schon beim Entwurf. Dann bleiben Lücken die Ausnahme. Eine vergebene Nummer verwendest du nie ein zweites Mal, auch nicht für die korrigierte Fassung.
Eine Lücke dokumentieren
Nummer und Datum notieren
Halte fest, welche Nummer fehlt und an welchem Tag sie zuletzt vergeben wurde.
Ursache klären
Frage das Team, was passiert ist: gelöschter Entwurf, Systemfehler, Umstellung oder Stornierung vor dem Ausstellen.
Kurzvermerk ablegen
Schreibe Ursache, Datum und Namen der Person in eine Notiz bei den Rechnungsunterlagen.
Steuerberatung informieren
Gib den Vermerk beim Monatsabschluss weiter, damit er mit den Belegen archiviert wird.
Beispiel mit zwei Nummernkreisen im Hotel Nordlicht
Angenommen, die Inhaberin des Hotels Nordlicht (24 Zimmer) vermietet im Sommer zusätzlich den Seminarraum an Firmen. Sie möchte Zimmer- und Seminarrechnungen getrennt ablegen und führt zwei Kreise mit den Kürzeln NL und SM.
Am 4. Mai stellt die Rezeption NL-2026-0131 aus. Ein Gast reist um 10:15 Uhr ab und zahlt anders als geplant. Die Rezeption löscht den Entwurf NL-2026-0132 und stellt danach NL-2026-0133 aus. Die Lücke 0132 vermerkt sie mit Datum und Grund in der Rechnungsmappe.
Vanliga frågor
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
Nein, nicht zwingend. Die deutsche Finanzverwaltung hält eine lückenlose Abfolge nicht für erforderlich (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Das Gesetz verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer. Für Österreich klärst du die Verwaltungspraxis mit deiner Steuerberatung.
Darf ich die Nummer mit einer Jahreszahl beginnen lassen?
Ja. Eine Jahreszahl im Schema ist üblich und bildet einen zeitlich abgegrenzten Nummernkreis. Wichtig ist, dass die Nummer insgesamt nur einmal vorkommt und die Zählung zum Jahreswechsel nachvollziehbar neu beginnt.
Darf ich eine stornierte Nummer neu vergeben?
Nein. Eine vergebene Nummer bleibt bei der Rechnung, auch wenn du diese storniert hast. Das Storno bekommt in der Praxis eine eigene Nummer und nennt die Originalnummer; stimme das Vorgehen mit deiner Steuerberatung ab.
Brauchen Anzahlungsrechnungen eine eigene Nummer?
Ja. Für vereinnahmte Anzahlungen gelten die Rechnungsregeln, die Anzahlungsrechnung ist also eine Rechnung mit eigener Nummer (§ 14 Abs. 5 UStG für Deutschland). Die Schlussrechnung bekommt eine weitere Nummer.
Brauche ich bei einer Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Nein, sie ist nicht vorgeschrieben. Kleinbetragsrechnungen gelten in Deutschland bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und in Österreich bis 400 Euro (§ 11 Abs. 6 UStG). Du darfst sie trotzdem nummerieren, damit die Folge einheitlich bleibt.
Källor
- Bundesministerium der Justiz: § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen, hämtad 14 oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: § 31 UStDV, Angaben in der Rechnung, hämtad 14 oktober 2026
- Bundesministerium der Justiz: § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge, hämtad 14 oktober 2026
- Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Umsatzsteuergesetz 1994, § 11, hämtad 14 oktober 2026
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 Pflichtangaben in der Rechnung (Textwiedergabe), hämtad 14 oktober 2026
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