Bankgespräch im Hotel: Diese Kennzahlen und Unterlagen solltest du dabeihaben

Was die Bank sehen will und was deine Zahlen beitragen

Eine Bank vergibt einen Kredit, wenn sie davon ausgeht, dass der Betrieb Zinsen und Tilgung zuverlässig zahlt. Sie schaut dazu vor allem auf Jahresabschlüsse. Ein Ratgeber von Lexware nennt als typische Kennzahlen unter anderem Eigenkapitalquote, Liquiditätsgrade, Schuldentilgungsdauer und Kapitaldienstfähigkeit (Stand der Seite: 2026).

Diese Werte entstehen in deiner Buchhaltung und bei der Steuerberatung. Das Beispiel unten vereinfacht: Das Hotel Nordlicht erlöst dort nur Logis, Frühstück und Nebenerlöse sind weggelassen. Deine Hotelkennzahlen liefern die Erklärung dazu. Sie zeigen, ob ein Umsatz von 646.000 Euro aus guter Auslastung oder aus hohen Preisen in wenigen Wochen stammt, und wie stabil er im Winter ist.

Welche Unterlagen und Grenzwerte eine Bank verlangt, legt jede Bank selbst fest. Frage bei der Terminvereinbarung nach ihrer Liste und halte die Antwort schriftlich fest. Der Rest dieses Ratgebers gilt für Betriebe in Österreich und Deutschland gleichermaßen, weil die Rechenwege nicht vom Land abhängen.

Die fünf Hotelkennzahlen mit Rechenweg

Die Auslastung ist der Anteil der verkauften an den verfügbaren Zimmernächten. Der Durchschnittspreis (ADR) ist der Netto-Logisumsatz geteilt durch die verkauften Zimmernächte. Der Erlös pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) ist der Logisumsatz geteilt durch die verfügbaren Zimmernächte und entspricht Auslastung mal ADR.

Die Kosten je belegtem Zimmer teilen alle Betriebskosten ohne Zinsen und Tilgung durch die verkauften Zimmernächte. Sie zeigen, ab welchem Preis eine Nacht Geld kostet statt bringt. Mehr zum Rechenweg steht im Artikel zu den Kosten je belegtem Zimmer.

Nenne der Bank immer die Basis. Rechne in Zimmern, nicht in Betten, und schreibe dazu, ob Schließtage im Nenner stehen. Wie stark Betten- und Zimmerauslastung auseinanderliegen, erklärt der Artikel Bettenauslastung und Zimmerauslastung.

Kapitaldienstdeckung: die Zahl, auf die es ankommt

Der Kapitaldienst ist die Summe aus Zinsen und Tilgung, die ein Betrieb pro Jahr an Banken zahlt. Die Kapitaldienstdeckung teilt das Ergebnis vor Kapitaldienst durch diesen Kapitaldienst. Bei 1,00 reicht das Geld exakt, darunter fehlt es.

Ziehe vorher ab, was die Familie zum Leben braucht. Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist der Betrag, den eine angestellte Führungskraft für deine Arbeit bekäme. Ob und in welcher Höhe die Bank ihn ansetzt, frage vorab. Ohne diese Frage kann deine Rechnung höher ausfallen als die der Bank. Viele Banken ziehen außerdem Steuern und Privatentnahmen ab; frage auch danach.

Welchen Mindestwert die Bank verlangt, steht in ihren Richtlinien und nicht in diesem Ratgeber. Zeige deshalb zwei Rechnungen: den Plan und einen Rückgang der Auslastung um fünf Punkte. So sieht die Prüferin, wie viel Reserve das Haus hat.

Was die Rechnung dem Hotel Nordlicht sagt

Fünf Punkte weniger Auslastung sind 438 Zimmernächte. Sie kosten 52.122 € Umsatz, sparen aber nur 10.512 € variable Kosten, weil die Fixkosten bleiben. Das Ergebnis sinkt um 41.610 €, und der Kapitaldienst ist nicht mehr gedeckt. Es fehlen 9.566 € im Jahr.

Damit hat das Haus drei Wege, die es der Bank zeigen kann: eine längere Laufzeit mit niedrigerer Rate, die über die Jahre mehr Zinsen kostet, ein höheres Eigenkapital oder einen Plan, der die 62 Prozent mit einem Preis- oder Nachfragegrund absichert.

Rechne dieselbe Tabelle mit einem Rückgang des ADR um fünf Euro. Dort liegt der Verlust bei 27.155 € vor Kosteneffekten, und du siehst, ob dein Haus empfindlicher auf Menge oder Preis reagiert. Die Antwort bestimmt, worüber dich mit der Bank reden.

Liquiditätsplan: der Tiefpunkt im Winter

Ein Liquiditätsplan stellt für jeden Monat die erwarteten Einzahlungen den erwarteten Auszahlungen gegenüber und zeigt den Kontostand am Monatsende. Im Saisonbetrieb fällt der Tiefpunkt in die Nebensaison. Die Jahresrechnung verdeckt ihn, weil die Sommermonate ihn ausgleichen.

Trage die Rate des neuen Kredits ab dem ersten Monat ein, im Hotel Nordlicht also 3.658 € je Monat zusätzlich zu den laufenden Kosten. Plane Anzahlungen der Gäste und Zahlungen der Portale zum Zeitpunkt des Geldeingangs ein und nicht zum Zeitpunkt der Buchung. Portalprovisionen und Steuerzahlungen gehören auf den Monat, in dem sie fällig werden.

Ein Beispiel für ein Budget mit Monatswerten und Tiefpunkt findest du in der Budgetvorlage. Dort liegt der niedrigste kumulierte Stand im März. Zeige der Bank deinen Tiefpunkt von sich aus, samt Plan, wie du ihn finanzieren.

Unterlagen für das Bankgespräch zusammenstellen

Welche Papiere gefragt sind, hängt von Bank, Kreditart und Rechtsform ab. Lexware nennt für ein Kreditgespräch Jahresabschlüsse der letzten drei bis fünf Jahre, eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung, eine Summen- und Saldenliste, Sicherheiten und private Steuererklärungen für denselben Zeitraum.

Ein österreichischer Finanzierungsberater führt unter anderem Firmenbuchauszug, Gewerbeberechtigung, Einkommensteuerbescheid, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der letzten drei Jahre, eine Aufstellung von Vermögen und Schulden, ein Haushaltsbudget sowie die Darstellung von Vorhaben und Auslastung auf. Er betont, dass die Liste vom Finanzierungswunsch abhängt. Die folgende Liste ergänzt diese Unterlagen um die hotelspezifischen Zahlen.

Die Zahlen sauber aus dem Alltag ziehen

Eine Bank misstraut Zahlen, die aus verschiedenen Quellen stammen und sich nicht abstimmen lassen. Stimme deshalb vorher ab: Die Logisumsätze des Buchungssystems müssen zu den Erlösen in der Buchhaltung passen. Differenzen erklären sich oft durch Ortstaxe, Stornogebühren, Gutscheine und Frühstückserlöse, die getrennt gebucht werden.

Lege fest, was in den ADR gehört. Wird Frühstück im Zimmerpreis verkauft, schreibe das dazu. Halte die Definition über alle Jahre gleich. Wer Auslastung im Vorjahr mit allen Kalendertagen und in diesem Jahr ohne Schließtage rechnet, zeigt einen Sprung, den es nicht gibt.

Die Woche vor dem Termin

Eine Woche genügt, wenn die Monatswerte im Buchungssystem und in der Buchhaltung schon vorliegen. Plane mehr Zeit ein, wenn du Kennzahlen erst aus Zetteln und Tabellen zusammensuchen musst.