Verifică datele financiare principale înainte de primul document
Datele principale greșite se multiplică pe fiecare document ulterior.Deschide Setări și verifică numele hotelului, adresa, datele de contact, datele companiei și cele fiscale, limba documentelor, cotele de TVA, metodele de plată și cine răspunde de modificări. Nu copia date legale de pe un antet vechi fără confirmare.
Hotelul Nordlicht înregistrează sursa și data verificării pentru fiecare dată financiară, creează o nouă previzualizare de test după modificări și nu rescrie niciodată pe tăcute documentele finale vechi.
| Domeniu | De verificat | Dovadă |
|---|---|---|
| Identitatea hotelului | Nume, adresă, contact | Date ale hotelului aprobate oficial |
| Companie și taxe | Denumire legală, cod de TVA, cote de TVA, mențiuni obligatorii | Responsabil financiar / consultanță de specialitate |
| Plată | Metode active, date bancare, alocare | Contract în vigoare sau cont confirmat |
| Document | Limbă implicită, aspect, contact, logică de numerotare | Previzualizare internă aprobată |
Înregistrează serviciile sejurului complet și corect
Factura preia serviciile din sejur. Verifică cazarea, tariful, oaspeții, serviciile suplimentare, cantitățile, data prestării și prețul convenit. Adaugă serviciile la sejurul corect atunci când sunt convenite sau prestate și corectează erorile la sursă.
Hotelul Nordlicht testează două nopți, doi oaspeți, mic dejun în ambele zile și o noapte de parcare. Recepția calculează independent suma așteptată, o compară cu STRYK și corectează serviciul înainte de finalizare.
Alege conștient destinatarul persoană fizică sau companie pentru fiecare document
Oaspetele nu este automat destinatarul facturii, iar o companie anterioară nu se aplică automat următoarei călătorii.Înainte de previzualizare, alege persoană fizică sau companie. Verifică numele, adresa și datele obligatorii ale companiei, actuale, pentru destinatarul selectat. Contextul unei companii anterioare poate orienta, dar nu trebuie preluat orbește.
Hotelul Nordlicht creează două previzualizări din același sejur de test: una pe persoană fizică pentru Anna Berger și una pe companie pentru Nordstern Reisen GmbH. Doar datele destinatarului trebuie să se schimbe; serviciile și plățile rămân aceleași.
| Caz | Folosește | Nu prelua orbește |
|---|---|---|
| Călătorie privată | Numele și adresa private actuale | Compania de la o călătorie de afaceri anterioară |
| Călătorie de afaceri | Compania selectată și adresa verificată | Contact vechi similar al unei companii |
| Plătește însoțitorul | Destinatarul facturii convenit efectiv | Automat oaspetele principal |
| Mai multe documente | Alocare clară a serviciilor pe destinatar | Facturarea dublă a aceluiași serviciu |
Reconciliază plățile și soldul înainte de finalizare
Plata și factura sunt legate, dar distincte. Verifică fiecare plată efectivă: sumă, dată și oră, metodă și alocare. Un avans reduce soldul, dar nu înlocuiește factura finală. Încercările eșuate sau neconfirmate nu pot apărea niciodată ca reușite.
Hotelul Nordlicht testează un avans confirmat și plata finală la plecare: totalul serviciilor minus avansul dă soldul rămas, apoi zero, fără dubluri. Comisioanele furnizorilor externi de plăți rămân separate.
Reconcilierea plăților înainte de factura finală
- Fiecare plată este confirmată și apare o singură dată.
- Suma, data și ora și metoda sunt corecte.
- Avansul este alocat sejurului corect.
- Soldul este egal cu totalul serviciilor minus plățile confirmate.
- Încercările eșuate sau în așteptare nu apar ca plătite.
Verifică previzualizarea, finalizează factura și folosește același fișier
Previzualizarea, descărcarea și tipărirea nu trebuie să arate trei stări diferite ale documentului.Citește previzualizarea facturii de sus până jos: emitent, destinatar, data documentului, perioada prestării, pozițiile, cantitățile, sumele, taxele, plățile, soldul, informațiile de plată și subsolul. Verifică și întreruperile de pagină și adresele lungi ale companiilor.
Alege limba documentului când este nevoie (toate cele 18 limbi STRYK sunt disponibile). Previzualizarea, descărcarea și tipărirea folosesc aceeași limbă și același PDF final. Hotelul Nordlicht deschide separat fișierul descărcat și compară totalul, destinatarul și limba cu previzualizarea.
Aprobă o factură în șapte pași
- 01Deschide sejurul
Verifică serviciile, datele și tariful convenit.
- 02Alege destinatarul
Confirmă persoana fizică sau compania și adresa actuală.
- 03Reconciliază plățile
Verifică avansul, plata finală și soldul.
- 04Alege limba
Setează limba documentului pentru acest export.
- 05Citește previzualizarea
Verifică datele obligatorii, pozițiile, totalurile, taxele și aspectul.
- 06Finalizează
Creează documentul final doar după aprobare.
- 07Compară fișierul și lista
Deschide PDF-ul separat și verifică statusul în Finanțe.
Tratează oferta, corectura și stornarea ca tranzacții distincte
O ofertă nu este nici factură finală, nici tranzacție de plată confirmată. Descrie serviciile prevăzute, prețul, destinatarul, valabilitatea și condițiile. Acceptarea duce în procesul de rezervare și de documente, fără redenumirea unui document deja final.
Pentru o factură finală greșită, folosește procesul definit de corectură sau stornare. Nu o șterge și nu o suprascrie pe tăcute; păstrează numărul, istoricul și trasabilitatea, cu motiv, responsabil și referință la documentul original.
| Situație | Calea corectă | De evitat |
|---|---|---|
| Propunere de preț înainte de rezervare | Ofertă cu valabilitate și condiții | Marcarea ca factură plătită |
| Greșeală de tastare în previzualizare | Corectarea sursei și redeschiderea previzualizării | Mascarea erorii în PDF |
| Factură finală greșită | Corectură/stornare formală cu referință | Ștergere sau suprascriere pe tăcute |
| Oaspetele plătește o parte | Înregistrarea plății parțiale și păstrarea soldului deschis | Afișarea întregului document ca plătit |
Controlează finanțele zilnic și predă curat în fiecare lună
Un control zilnic scurt împiedică transformarea sfârșitului de lună într-o vânătoare de erori.La final de zi, Hotelul Nordlicht verifică documentele noi și modificate, plățile, soldurile, stornările și schimbările neobișnuite de destinatar. Listele financiare sunt ordonate după data documentului și filtrează persoană fizică, companie și status pe întregul set de date.
Pentru închiderea lunii, definește perioada, statusurile și rezultatele. Rapoartele PDF și cele compatibile cu foile de calcul folosesc aceleași filtre și secțiuni ca previzualizarea. Analizează discrepanțele la sursă și documentează data închiderii, responsabilul, corecturile deschise și destinatarul.
Control zilnic de zece minute
- 01Documente modificate astăzi
Verifică tranzacțiile noi, finale, corectate și stornate.
- 02Plăți și solduri
Compară plățile confirmate cu soldurile.
- 03Verificare prin sondaj a destinatarilor
Deschide cel puțin o factură pe persoană fizică și una pe companie.
- 04Alocă discrepanțele
Fiecare întrebare deschisă primește un responsabil, un motiv și un termen.
- 05Documentează încheierea
Notează data verificării și punctele deschise pentru tura următoare.
