Pe scurt
Eine Buchungsbestätigung ist die schriftliche Zusage des Hotels, dass ein Zimmer für einen Zeitraum zu einem Preis reserviert ist. Sie nennt Buchungsnummer, Gast, Zimmer, An- und Abreise mit Uhrzeit, Verpflegung, Gesamtpreis, Zahlungs- und Stornobedingungen sowie Kontakt zum Haus. Je vollständiger diese Angaben, desto weniger Rückfragen erreichen die Rezeption vor der Anreise.
Cele mai importante lucruri, pe scurt
- Die Bestätigung hält Zimmer, Zeitraum, Preis und Bedingungen schriftlich fest und schützt Gast und Haus vor Missverständnissen.
- Zehn Angaben gehören in jede Bestätigung, fünf weitere sparen Rückfragen zu Anreise, Parken und Frühstück.
- Zahlungs- und Stornobedingungen stehen in der Bestätigung selbst, nicht nur hinter einem Link.
- Prüfe vor dem Versand Namen, Daten und Preis. Ein Fehler in der Bestätigung wird zur Rückfrage oder zum Streit.
Wofür die Buchungsbestätigung dient
Die Buchungsbestätigung ist das Dokument, auf das sich Gast und Hotel berufen, wenn später etwas strittig ist. Sie hält fest, was zugesagt wurde: Zimmer, Zeitraum, Preis und Bedingungen. Der Gast hebt sie auf und zeigt sie bei Bedarf an der Rezeption vor.
Sie hat eine zweite Aufgabe im Alltag. Wer alles Wichtige schwarz auf weiß erhält, ruft nicht an, um die Anreisezeit, die Parkmöglichkeit oder die Stornofrist zu erfragen. Jedes Telefonat weniger entlastet die Rezeption zu den Stoßzeiten.
Dieser Ratgeber liefert die Vorlage und erklärt, warum jede Angabe darin steht. „Pflichtangaben“ meint hier Angaben, ohne die Zusage und Preis nicht eindeutig sind, keine gesetzliche Liste. Welche Hinweise für dein Land und deinen Vertrieb gesetzlich verlangt sind, kläre mit deiner Rechts- oder Branchenberatung.
Diese Angaben gehören hinein
Die Tabelle trennt zwei Gruppen. Die ersten zehn Angaben braucht jede Bestätigung, damit Zusage und Preis eindeutig sind. Die letzten fünf sind Komfortangaben, die typische Rückfragen vor der Anreise beantworten.
Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du je Buchung. In einer Hotelsoftware oder einem Mailprogramm mit Vorlagen übernimmst du sie aus der Buchung, statt sie abzutippen.
| Angabe | Platzhalter | Was sie klärt |
|---|---|---|
| Buchungsnummer | [Buchungsnummer] | Eindeutige Zuordnung bei jeder Rückfrage |
| Gast | [Vorname Nachname] | Zusage gilt für diese Person, Name stimmt mit dem Ausweis überein |
| Haus und Kontakt | [Hotelname, Adresse, Telefon, E-Mail] | Gast weiß, an wen er sich wendet |
| Zeitraum | [Anreise] bis [Abreise], [Nächte] Nächte | Daten und Nächtezahl auf einen Blick |
| Zimmer | [Kategorie], [Personenzahl] | Was gebucht ist, auch Zusatzbett oder Kinderbett |
| Verpflegung | [Frühstück / Halbpension / ohne] | Was im Preis enthalten ist |
| Preis | [Gesamtpreis] inkl. Umsatzsteuer | Endbetrag, ohne Rechenaufgabe für den Gast |
| Ortstaxe | [inklusive / vor Ort zu zahlen, Betrag] | Keine Überraschung beim Check-out |
| Zahlung | [Anzahlung, Fälligkeit, Zahlweise] | Wann und wie gezahlt wird |
| Stornobedingungen | [Stornofrist, Gebühr] | Bis wann der Gast kostenlos absagen kann |
| Anreisezeit | Anreise ab [15:00], späte Ankunft melden | Gast plant Fahrt und Übergabe |
| Abreisezeit | Abreise bis [10:30] | Kein Streit über späten Check-out |
| Anreisebeschreibung | [Adresse, Parkplatz, Eingang] | Weniger Anrufe auf der Anfahrt |
| Sonderwünsche | [Wunsch und Status: notiert / bestätigt] | Ehrliche Zusage statt stiller Annahme |
| Check-in vorab | [Link oder Hinweis] | Meldedaten vor der Anreise, kürzerer Empfang |
Textvorlage Buchungsbestätigung auf Deutsch
Die Vorlage ist sachlich und freundlich gehalten und passt in eine E-Mail oder in ein PDF. Der Betreff nennt Haus, Zeitraum und Buchungsnummer, damit die Mail im Postfach des Gastes auffindbar bleibt.
Kürze, was für dein Haus nicht zutrifft, etwa den Absatz zum Parken. Eine kurze, vollständige Bestätigung ist besser als eine lange mit Lücken.
| Baustein | Text zum Kopieren |
|---|---|
| Betreff | Ihre Buchung im [Hotelname], [Anreise] bis [Abreise], Nr. [Buchungsnummer] |
| Anrede | Guten Tag [Frau/Herr Nachname], vielen Dank für Ihre Buchung. Wir bestätigen Ihnen Ihren Aufenthalt. |
| Aufenthalt | Anreise: [Datum], ab [15:00] Uhr. Abreise: [Datum], bis [10:30] Uhr. [Nächte] Nächte für [Personenzahl] Personen. |
| Zimmer und Verpflegung | Zimmer: [Kategorie]. Verpflegung: [Übernachtung mit Frühstück]. Das Frühstück servieren wir von [7:00] bis [10:30] Uhr. |
| Preis | Gesamtpreis: [Betrag] Euro inklusive Umsatzsteuer. Die Ortstaxe von [Betrag] Euro pro Person und Nacht [ist enthalten / zahlen Sie vor Ort]. |
| Zahlung | Bitte überweisen Sie eine Anzahlung von [Betrag] Euro bis [Datum]. Den Rest zahlen Sie bei der Abreise [Zahlweise]. |
| Storno | Bis [Datum, Uhrzeit] stornieren Sie kostenlos. Danach berechnen wir [Gebühr]. Bitte stornieren Sie schriftlich an [E-Mail]. |
| Anreise | Sie finden uns in [Adresse]. Parkplätze: [Angabe]. Wenn Sie nach [18:00] Uhr ankommen, geben Sie uns bitte Bescheid unter [Telefon]. |
| Sonderwünsche | Ihren Wunsch [Wunsch] haben wir [notiert / bestätigt]. |
| Abschluss | Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Telefon] oder [E-Mail]. Wir freuen uns auf Ihren Besuch. [Name], [Hotelname] |
Textvorlage Buchungsbestätigung auf Englisch
Gäste aus dem Ausland erwarten die Bestätigung in ihrer Sprache oder zumindest auf Englisch. Die englische Fassung hat denselben Aufbau, damit dein Team beide Versionen gleich pflegt und prüft.
Schreibe Uhrzeiten im 24-Stunden-Format und Daten ausgeschrieben, etwa „12 March 2027“. So entstehen keine Verwechslungen zwischen Tag und Monat.
| Part | Text to copy |
|---|---|
| Subject | Your booking at [hotel name], [arrival] to [departure], no. [booking number] |
| Greeting | Dear [Mr/Ms surname], thank you for your booking. We are pleased to confirm your stay. |
| Stay | Arrival: [date], from [15:00]. Departure: [date], by [10:30]. [nights] nights for [number] guests. |
| Room and meals | Room: [category]. Meals: [bed and breakfast]. Breakfast is served from [7:00] to [10:30]. |
| Price | Total price: EUR [amount] including VAT. The local tourist tax of EUR [amount] per person and night [is included / is payable on site]. |
| Payment | Please transfer a deposit of EUR [amount] by [date]. You pay the balance at departure [payment method]. |
| Cancellation | You can cancel free of charge until [date, time]. After that we charge [fee]. Please cancel in writing to [email]. |
| Arrival | You will find us at [address]. Parking: [details]. If you arrive after [18:00], please call us at [phone]. |
| Special requests | We have [noted / confirmed] your request: [request]. |
| Closing | If you have any questions, call [phone] or write to [email]. We look forward to welcoming you. [Name], [hotel name] |
Rückfragen vermeiden: ein Beispiel aus dem Hotel Nordlicht
Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer in vier Kategorien. Anreise ist ab 15:00, Abreise bis 10:30, Frühstück gibt es von 7:00 bis 10:30. Eine Familie bucht über die eigene Website ein Familienzimmer für drei Nächte und erwartet eine späte Ankunft.
Die Bestätigung nennt das Kinderbett als bestätigt und bittet um Nachricht bei Ankunft nach 18:00. Die Familie schreibt kurz, dass sie gegen 20:30 ankommt, und der Spätdienst trägt das in die Buchung ein. Ohne diese Zeilen hätte der Gast zweimal angerufen: einmal wegen des Bettes, einmal wegen der späten Ankunft.
Vor dem Versand prüfen
Eine Bestätigung mit falschem Datum oder Preis erzeugt mehr Arbeit als gar keine. Prüfe deshalb jede Bestätigung, die du von Hand erstellst, mit dem Vier-Augen-Prinzip oder mindestens mit einem zweiten Blick nach einer Pause.
Besonders fehleranfällig sind Buchungen mit Änderungen. Wurde der Zeitraum verschoben oder ein Zimmer getauscht, sende eine neue Bestätigung und kennzeichne die alte als ersetzt. Zwei widersprüchliche Bestätigungen im Postfach des Gastes führen zu Streit an der Rezeption.
Prüfliste vor dem Versand einer Bestätigung
- Name des Gastes entspricht der Buchung, Anrede stimmt.
- Anreise- und Abreisedatum sowie Nächtezahl sind richtig.
- Zimmerkategorie und Personenzahl passen zur Buchung.
- Gesamtpreis, Verpflegung und Ortstaxe stehen vollständig da.
- Anzahlung, Fälligkeit und Zahlweise sind eindeutig.
- Stornofrist nennt Datum und Uhrzeit, nicht nur „bis kurz vor Anreise“.
- Sonderwünsche sind als notiert oder bestätigt gekennzeichnet.
- Telefon und E-Mail des Hauses sind erreichbar und aktuell.
Bestätigungen aus Vorlagen versenden
Wer im Monat viele Buchungen erhält, pflegt die Vorlage einmal und füllt die Platzhalter aus der Buchung. So bleiben Wortlaut, Stornobedingungen und Kontaktdaten in jeder Bestätigung gleich, und Tippfehler bei Datum oder Zimmer entfallen.
Halte den Text der Bestätigung getrennt von Werbung. Ein Hinweis auf deine Website oder ein Gutschein darf unten stehen, doch die Angaben zum Aufenthalt stehen oben und sind ohne Scrollen lesbar.
Întrebări frecvente
Was ist der Unterschied zwischen Reservierung und Buchung?
Eine Reservierung hält ein Zimmer vorläufig frei, eine Buchung ist die verbindliche Zusage mit Preis und Bedingungen. Schreibe in die Bestätigung, was gilt, und nenne bei einer Reservierung eine Frist, bis zu der sie in eine Buchung übergeht.
Muss die Buchungsbestätigung eine Unterschrift tragen?
Nein, im Hotelalltag genügt eine E-Mail oder ein PDF mit Namen des Hauses. Ob für deine Verträge besondere Formvorgaben gelten, kläre mit deiner Rechtsberatung.
Soll die Bestätigung die Stornobedingungen enthalten?
Ja, in Kurzform mit Frist und Gebühr. Der Gast sieht dann bei jeder Rückkehr zur Mail, bis wann er kostenlos absagen kann. Die ausführlichen Bedingungen kannst du zusätzlich verlinken.
In welcher Sprache sende ich die Bestätigung?
In der Sprache, in der der Gast gebucht hat oder mit dir schreibt. Ist sie unklar, sende Deutsch und Englisch in einer Mail. Beide Fassungen sollten dieselben Daten und Beträge nennen.
Wie schnell sollte die Bestätigung beim Gast sein?
So schnell wie möglich nach der Buchung, am besten sofort. Gäste warten auf diese Mail, und bleibt sie aus, fragen sie nach oder buchen doppelt.
Was tue ich, wenn sich die Buchung ändert?
Sende eine neue Bestätigung mit allen aktuellen Angaben und dem Hinweis, dass sie die vorherige ersetzt. Änder nie nur einzelne Zeilen per Antwortmail, sonst bleibt unklar, was gilt.
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