Waarom cadeaubonnen lonen voor je hotel
Cadeaubonnen zijn geen kortingsinstrument, maar voorverkoop met aanbeveling.Het eerste voordeel is liquiditeit. De bon wordt vandaag betaald, de dienst levert je weken of maanden later. Juist in december, als veel hotels rustig zijn en de vaste kosten doorlopen, merk je dat. Belangrijk is daarbij de juiste houding: het geld is pas van je als de bon is verzilverd. Tot die tijd is het een openstaande verplichting tegenover de gast.
Het tweede voordeel zijn nieuwe gasten. Wie een bon cadeau doet, kent je hotel meestal al. Wie hem krijgt, vaak nog niet. Zo wint je gasten via een persoonlijke aanbeveling, zonder commissie aan een boekingsportaal. Veel ontvangers boeken direct bij je, en wie een keer tevreden was, komt graag zonder bon terug.
Het derde voordeel is sturing van de bezetting. Je kunt bonnen zo vormgeven dat ze vooral in rustigere periodes worden verzilverd, bijvoorbeeld een arrangement ‘Winterpauze’ van november tot maart, behalve op feestdagen. Zo vullen bonnen de weken waarin je anders over prijsverlagingen zou nadenken.
Waardebon of arrangementsbon
Een waardebon luidt op een bedrag, bijvoorbeeld € 100. De gast kan hem gebruiken voor overnachting, restaurant of wellness. Hij is flexibel en voor de gever eenvoudig. Een arrangementsbon beschrijft een belevenis, bijvoorbeeld ‘Twee nachten in een tweepersoonskamer met ontbijt en diner’. Als cadeau komt hij sterker over, omdat de ontvanger zich er iets bij kan voorstellen.
In de praktijk bieden veel hotels beide aan: drie tot vijf populaire arrangementen en daarnaast vrije bedragen. Bij een arrangementsbon leg je vast wat er gebeurt als je prijzen tot de verzilvering veranderen of het arrangement niet meer wordt aangeboden. Een vermelding als ‘Waarde op het moment van aankoop: € 320’ op de bon schept duidelijkheid voor beide kanten.
Ook fiscaal kan het verschil een rol spelen. Of een bon als voucher voor enkelvoudig of voor meervoudig gebruik geldt, bepaalt onder meer wanneer de btw verschuldigd wordt. Dat hangt af van je aanbod en de btw-tarieven van de inbegrepen diensten. Die indeling hoort je belastingadviseur te maken, niet de receptie.
| Kenmerk | Waardebon | Arrangementsbon |
|---|---|---|
| Voorbeeld | € 100 voor je verblijf | Twee nachten met ontbijt voor twee personen |
| Voor de gever | Eenvoudig, past altijd | Persoonlijker, voelt als een belevenis |
| Voor de ontvanger | Vrij te besteden, ook gedeeltelijk | Duidelijk wat erbij zit |
| Voor het hotel | Flexibel, restsaldo mogelijk | Goed te sturen op periodes en kamertypes |
| Let op | Minimum- en maximumbedrag vastleggen | Prijswijzigingen en beschikbaarheid regelen |
Vormgeving en prijspunten
Een goede cadeaubon ziet eruit als je hotel en is in tien seconden begrepen.Kies prijspunten die passen bij je kamerprijzen. Een bon van € 50 is een leuke attentie, maar dekt geen overnachting. Zinvol zijn bedragen die overeenkomen met een nacht, een weekend of een arrangement. Vrije bedragen zijn populair, maar hebben een ondergrens nodig zodat de moeite loont, en een bovengrens die bij je hotel past.
Bij de vormgeving telt het moment van overhandigen. Logo, huiskleuren, een mooie foto, een persoonlijke boodschap van de gever en de naam van de ontvanger maken van een bewijsstuk een cadeau. Goed leesbaar horen erop: bonnummer, waarde of dienst, geldigheid, de belangrijkste voorwaarden in twee zinnen en een code die de receptie kan scannen.
Acties als ‘Bon van € 100 voor € 90’ kunnen de verkoop vóór Kerstmis aanjagen. Reken vooraf na of de korting houdbaar is als de bon in het hoogseizoen wordt verzilverd. Vaak is een actie op een arrangement in het laagseizoen een betere keuze dan een algemene korting.
| Cadeaubon | Waarde | Bedoeld als |
|---|---|---|
| Waardebon klein | € 75 | Diner of wellnessbehandeling |
| Waardebon overnachting | € 150 | Eén nacht in een tweepersoonskamer met ontbijt |
| Arrangement ‘Korte vakantie’ | € 320 | Twee nachten met ontbijt en één diner |
| Arrangement ‘Winterpauze’ | € 290 | Twee nachten, te verzilveren van november tot maart |
| Vrij bedrag | € 25 tot € 1.000 | Voor iedereen die zelf wil kiezen |
Wat er op elke cadeaubon hoort
- Naam en logo van het hotel, contact voor boekingen
- Uniek bonnummer en een scanbare code
- Waarde of precieze beschrijving van de dienst
- Geldigheid en, indien van toepassing, verzilveringsperiodes
- Korte voorwaarden: deelverzilvering, overdraagbaarheid, uitbetaling in contanten
- Persoonlijke boodschap van de gever
Verkoop: website, receptie en de juiste gelegenheden
De belangrijkste verkoopplek is je eigen website. Wie ’s avonds om 22.00 uur een cadeau voor zijn ouders zoekt, belt niet naar de receptie. Een webshop die dag en nacht verkoopt, direct wordt betaald en de bon meteen als pdf verstuurt, neemt je team werk uit handen. Zet de link zichtbaar in de navigatie, niet verstopt in de footer.
De receptie blijft het tweede sterke verkoopkanaal. Gasten die net een mooi verblijf achter de rug hebben, kopen graag een bon voor vrienden of familie. Een klein standaardje bij het uitchecken of één zin in het vertrekgesprek is genoeg. Belangrijk: bonnen die aan de receptie worden verkocht, moeten in dezelfde voorraad terechtkomen als de online bonnen.
Het grootste deel van het jaar verkopen cadeaubonnen zich rustig vanzelf. Rond bepaalde gelegenheden loont een gerichte vermelding in nieuwsbrief, social media en op de homepage. Plan die momenten twee tot drie weken vooruit.
| Gelegenheid | Wanneer promoten | Passend aanbod |
|---|---|---|
| Kerstmis | Half november tot 24 december | Waardebonnen en arrangementen, direct als pdf om te printen |
| Valentijnsdag | Eind januari tot 14 februari | Romantisch arrangement voor twee |
| Pasen | Drie weken vóór Pasen | Familieweekend of lentepauze |
| Moederdag | Half april tot de tweede zondag van mei | Wellness- of culinair arrangement |
| Verjaardag, bruiloft, jubileum | Het hele jaar | Vrije bedragen met persoonlijke boodschap |
| Bedrijven | Najaar | Cadeaubonnen als geschenk voor medewerkers of klanten |
Een kerstactie in vier stappen
- 01Aanbod vastleggen
Twee tot drie arrangementen en vrije bedragen kiezen, verzilveringsperiodes bewust instellen.
- 02Shop en teksten controleren
Foto’s, voorwaarden en bonsjabloon bijwerken en een testaankoop doen.
- 03Zichtbaar maken
Homepage, nieuwsbrief, social media en de e-mailhandtekening vanaf half november.
- 04De receptie voorbereiden
Geprinte bonnen en een korte zin voor het vertrekgesprek, zodat niemand hoeft te improviseren.
Verzilvering, deelverzilvering en boekhouding
Bij de verzilvering blijkt of cadeaubonnen plezier of ergernis opleveren. De receptie moet binnen seconden zien: is de bon echt, nog geldig, en hoeveel tegoed staat er nog open? Een scanbare code en een centrale voorraad voorkomen dat een bon twee keer wordt verzilverd of dat een restsaldo in een Excel-lijst verloren gaat.
Deelverzilveringen zijn bij waardebonnen de regel. Een gast met een bon van € 200 boekt een nacht van € 160, de resterende € 40 blijven op de bon staan. Leg in je voorwaarden vast of restbedragen contant worden uitbetaald, en laat ook dat punt controleren. Voor de gast is het belangrijkste dat het tegoed er bij het volgende bezoek nog is.
Voor de boekhouding geldt in het algemeen: een verkochte, nog niet verzilverde bon is een openstaande verplichting. Wanneer daar omzet van wordt en hoe de btw wordt behandeld, hangt af van het soort bon. Aan het eind van het jaar hoort je belastingadviseur een lijst van alle openstaande bonwaarden te krijgen. Hoe je boekt, bepaalt je belastingadviseur; je systeem moet daarvoor de cijfers netjes aanleveren.
Zo verloopt de verzilvering soepel
- Elke bon heeft een uniek nummer en een code die te scannen is.
- Online verkopen en verkopen aan de receptie staan in één gedeelde voorraad.
- De receptie ziet geldigheid en restsaldo vóór de verzilvering.
- Deelverzilveringen worden vastgelegd met bedrag, datum en boeking.
- Wordt een boeking geannuleerd, dan wordt ook de verzilvering traceerbaar teruggedraaid.
- Aan het eind van de maand of het jaar is er een lijst van de openstaande bonwaarden.
Zo regelt STRYK de verkoop van cadeaubonnen
Bij STRYK is de verkoop van cadeaubonnen een eigen module en zit hij in de basisprijs. De bonnenshop richt je in de boekingsmodule in: vaste producten zoals arrangementen en waardebonnen, desgewenst vrije bedragen met een eigen onder- en bovengrens, teksten en voorwaarden in de talen van je gasten en een geldigheid in maanden per product. De verkoopprijs van een product kan lager zijn dan de bonwaarde, voor acties als ‘Bon van € 100 voor € 90’. De shop wordt samen met de boekingsmodule gepubliceerd, als directe link of ingebed in je website.
Online betaalt de gast. De bon wordt pas uitgegeven als de betaling is bevestigd, en komt als pdf in de huisstijl van je hotel per e-mail: met logo, kleuren, nummer, waarde, geldigheid, voorwaarden en QR-code, in een van 18 talen. Daarnaast kan de koper de bon via een beveiligde link opvragen. Aan de receptie verkoop je bonnen met de werkelijke betaalmethode en print of verstuur je dezelfde pdf. Voor online betaalde bonnen gelden de voorwaarden voor online betalingen via STRYK zoals op de prijspagina vermeld.
Voor de verzilvering scant de receptie de QR-code met de camera of een gangbare scanner, of voert het nummer in. STRYK controleert geldigheid en tegoed en verzilvert het gewenste bedrag op een boeking of factuur, ook gedeeltelijk; het restsaldo blijft op dezelfde bon staan. Gasten kunnen hun bon ook direct in de boekingsmodule gebruiken. De verzilvering wordt als betaling geboekt, niet als korting, en een overzicht toont openstaande bonwaarden en verzilveringen voor je belastingadviseur. Welke medewerkers bonnen mogen uitgeven, verzilveren of annuleren, leg je vast via de rollen.
