Verifica i dati anagrafici finanziari prima del primo documento
Dati anagrafici errati si moltiplicano su ogni documento successivo.Apri Impostazioni e verifica nome dell’hotel, indirizzo, contatti, dati aziendali e fiscali, lingua dei documenti, aliquote IVA, metodi di pagamento e chi è responsabile delle modifiche. Non copiare dati legali da una vecchia carta intestata senza conferma.
L’Hotel Nordlicht registra fonte e data di verifica per ogni dato finanziario, crea una nuova anteprima di prova dopo ogni modifica e non riscrive di nascosto i vecchi documenti finali.
| Ambito | Da verificare | Prova |
|---|---|---|
| Identità dell’hotel | Nome, indirizzo, contatti | Dati dell’hotel approvati ufficialmente |
| Azienda e fisco | Ragione sociale, partita IVA, aliquote, dati obbligatori | Responsabile finanziario / consulenza professionale |
| Pagamento | Metodi attivi, coordinate bancarie, imputazione | Contratto in vigore o conto confermato |
| Documento | Lingua predefinita, layout, contatti, logica di numerazione | Anteprima interna approvata |
Registra gli addebiti del soggiorno in modo completo e corretto
La fattura riprende gli addebiti dal soggiorno. Controlla pernottamento, tariffa, ospiti, extra, quantità, data della prestazione e prezzo concordato. Aggiungi gli addebiti al soggiorno corretto quando vengono concordati o erogati e correggi gli errori alla fonte.
L’Hotel Nordlicht prova due notti, due ospiti, colazione in entrambi i giorni e un parcheggio per una notte. La reception calcola l’importo atteso in modo indipendente, lo confronta con STRYK e corregge l’addebito prima della finalizzazione.
Scegli consapevolmente il destinatario privato o aziendale per ogni documento
L’ospite non è automaticamente il destinatario della fattura, e un’azienda precedente non vale automaticamente per il viaggio successivo.Prima dell’anteprima, scegli persona privata o azienda. Verifica nome, indirizzo e dati aziendali obbligatori aggiornati del destinatario selezionato. Il contesto aziendale precedente può orientare, ma non va ereditato alla cieca.
L’Hotel Nordlicht crea due anteprime dallo stesso soggiorno di prova: una privata intestata ad Anna Berger e una aziendale intestata a Nordstern Reisen GmbH. Devono cambiare solo i dati del destinatario; addebiti e pagamenti restano identici.
| Caso | Usa | Non ereditare alla cieca |
|---|---|---|
| Viaggio privato | Nome e indirizzo privati attuali | Azienda di un precedente viaggio di lavoro |
| Viaggio di lavoro | Azienda selezionata e indirizzo verificato | Vecchio contatto aziendale simile |
| Paga l’accompagnatore | Destinatario della fattura effettivamente concordato | Automaticamente l’ospite principale |
| Più documenti | Attribuzione chiara degli addebiti per destinatario | Doppia fatturazione dello stesso addebito |
Riconcilia pagamenti e saldo prima della finalizzazione
Pagamento e fattura sono collegati ma distinti. Verifica ogni pagamento effettivo con importo, data e ora, metodo e imputazione. Un acconto riduce il saldo ma non sostituisce la fattura finale. Tentativi falliti o non confermati non possono risultare riusciti.
L’Hotel Nordlicht prova un acconto confermato e il pagamento finale alla partenza: totale degli addebiti meno acconto dà il saldo residuo, poi zero, senza duplicazioni. Le commissioni dei fornitori di pagamento esterni restano separate.
Riconciliazione dei pagamenti prima della fattura finale
- Ogni pagamento è confermato e compare una sola volta.
- Importo, data e ora e metodo sono corretti.
- L’acconto è imputato al soggiorno corretto.
- Il saldo corrisponde al totale degli addebiti meno i pagamenti confermati.
- I tentativi falliti o in sospeso non risultano pagati.
Controlla l’anteprima, finalizza la fattura e usa lo stesso file
Anteprima, download e stampa non devono mostrare tre stati diversi del documento.Leggi l’anteprima della fattura dall’alto in basso: emittente, destinatario, data del documento, periodo della prestazione, voci, quantità, importi, imposte, pagamenti, saldo, dati di pagamento e piè di pagina. Controlla anche le interruzioni di pagina e gli indirizzi aziendali lunghi.
Scegli la lingua del documento quando serve (sono disponibili tutte le 18 lingue di STRYK). Anteprima, download e stampa usano la stessa lingua e lo stesso PDF finale. L’Hotel Nordlicht apre il file scaricato separatamente e confronta totale, destinatario e lingua con l’anteprima.
Approvare una fattura in sette passaggi
- 01Apri il soggiorno
Controlla addebiti, date e tariffa concordata.
- 02Scegli il destinatario
Conferma privato o azienda e indirizzo attuale.
- 03Riconcilia i pagamenti
Controlla acconto, pagamento finale e saldo.
- 04Scegli la lingua
Imposta la lingua del documento per questa esportazione.
- 05Leggi l’anteprima
Controlla dati obbligatori, voci, totali, imposte e layout.
- 06Finalizza
Crea il documento finale solo dopo l’approvazione.
- 07Confronta file ed elenco
Apri il PDF separatamente e verifica lo stato in Finanza.
Tratta offerta, correzione e storno come operazioni distinte
Un’offerta non è né una fattura finale né un’operazione di pagamento confermata. Descrive prestazioni previste, prezzo, destinatario, validità e condizioni. L’accettazione porta al processo di prenotazione e documentazione senza rinominare un oggetto già finale.
Per una fattura finale errata, usa il processo previsto di correzione o storno. Non cancellarla né sovrascriverla di nascosto; conserva numero, cronologia e tracciabilità con motivo, responsabile e riferimento al documento originale.
| Situazione | Procedura corretta | Da evitare |
|---|---|---|
| Proposta di prezzo prima della prenotazione | Offerta con validità e condizioni | Segnare la fattura come pagata |
| Refuso nell’anteprima | Correggere la fonte e riaprire l’anteprima | Coprire l’errore nel PDF |
| Fattura finale errata | Correzione/storno formale con riferimento | Cancellare o sovrascrivere di nascosto |
| L’ospite paga una parte | Registrare il pagamento parziale e lasciare aperto il saldo | Mostrare l’intero documento come pagato |
Controlla la finanza ogni giorno e chiudi il mese con un passaggio di consegne pulito
Un breve controllo giornaliero evita che la fine del mese diventi una caccia agli errori.A fine giornata l’Hotel Nordlicht controlla documenti nuovi e modificati, pagamenti, saldi, storni e cambi insoliti di destinatario. Gli elenchi finanziari sono ordinati per data del documento e filtrano privato, azienda e stato sull’intero insieme dei dati.
Per la chiusura mensile definisci periodo, stati e output. I report in PDF e in formato foglio di calcolo usano gli stessi filtri e le stesse sezioni dell’anteprima. Analizza le discrepanze alla fonte e documenta data di chiusura, responsabile, correzioni aperte e destinatario.
Controllo giornaliero in dieci minuti
- 01Documenti modificati oggi
Controlla operazioni nuove, finali, corrette e stornate.
- 02Pagamenti e saldi
Confronta i pagamenti confermati con i saldi.
- 03Controllo a campione dei destinatari
Apri almeno una fattura privata e una aziendale.
- 04Assegna le discrepanze
Ogni questione aperta riceve un responsabile, un motivo e una scadenza.
- 05Documenta la chiusura
Registra data del controllo e punti aperti per il turno successivo.
