Коротко
Der Umstellungstag läuft nach einem Stundenplan in fünf Blöcken: Schreibstopp im Altsystem, Export und Import, Abgleich der Summen, Umschaltung der Portale mit Delta-Abgleich, dann der erste Betriebstag. Jeder Block hat eine verantwortliche Person und ein prüfbares Ergebnis. Entscheidend ist der Rückfallpunkt: Bis zur Umschaltung der Portale bleibt das Altsystem führend, danach das neue System.
Найголовніше коротко
- Der Schreibstopp am Vorabend nach dem Tagesabschluss legt die Sollwerte fest, gegen die alles Weitere geprüft wird.
- Der Delta-Abgleich holt nach, was nach dem Export in Altsystem und Portalen noch eingegangen ist.
- Die Go/No-go-Entscheidung fällt vor der Portal-Umschaltung, weil dort der Rückfallpunkt liegt.
- Ein Stundenplan mit Namen und Uhrzeiten funktioniert auch ohne Nachtdienst.
Der Stundenplan für 24 Stunden
Der Umstellungstag ist der Zeitraum vom Schreibstopp im Altsystem bis zur ersten Tagesabrechnung im neuen System. Er beginnt am Vorabend, weil Export, Import und Abgleich Zeit brauchen, bevor die ersten Gäste frühstücken.
Der Plan unten gilt für das Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern und Spätdienst bis 22:00. Angenommen, der Stichtag ist Dienstag, der 10. November 2026, der Schreibstopp Montag, der 9. November. Die Zeiten sind Planungsannahmen. Rechne deine eigenen Zeiten mit dem Probeimport nach.
| Zeit | Aufgabe | Zuständig | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Mo 15:00 | Zugänge aller Rollen testen, Notfallzettel an der Rezeption auslegen | Inhaberin | Jede Rolle kann sich anmelden |
| Mo 21:30 | Tagesabschluss im Altsystem: offene Posten und Rechnungsentwürfe erledigen | Spätdienst | Keine Entwürfe offen |
| Mo 22:00 | Schreibstopp, Sollwerte notieren | Rezeptionsleitung | Vier Summen mit Datum festgehalten |
| Mo 22:15 | Endgültiger Export, Datei zweifach sichern | Rezeptionsleitung | Export liegt außerhalb des Altsystems |
| Mo 22:30 | Import, Fehlerbericht abarbeiten | Rezeptionsleitung | Import ohne abgelehnte Zeilen |
| Mo 23:15 | Summenabgleich gegen die Sollwerte | Inhaberin | Alle vier Summen stimmen |
| Di 06:30 | Stichproben, Housekeeping-Plan und Frühstückszahl prüfen | Frühdienst, Hausdame | Zehn Buchungen stimmen |
| Di 06:45 | Go/No-go-Entscheidung | Inhaberin | Entscheidung schriftlich |
| Di 07:15 | Altsystem von den Portalen trennen, Verkauf kurz sperren | Inhaberin | Altsystem sendet nichts mehr |
| Di 07:20 | Delta-Abgleich: Buchungen seit 22:00 nachtragen | Rezeptionsleitung | Extranet und Belegungsplan decken sich |
| Di 07:45 | Neue Verbindung aktivieren, Verkauf öffnen | Inhaberin | Verbindung meldet Verfügbarkeit |
| Di 10:30 | Erste Abreise mit Rechnung und Zahlung | Frühdienst | Rechnung korrekt erstellt |
| Di 15:00 | Erste Anreisen, Gästemeldung nach den Regeln deines Landes | Spätdienst | Check-in ohne Rückgriff aufs Altsystem |
| Di 18:00 | Zehn Minuten Besprechung, Fehlerliste | Inhaberin | Jeder Fehler hat eine Person und einen Termin |
| Di 21:30 | Erster Tagesabschluss im neuen System | Spätdienst | Tag ohne offene Posten abgeschlossen |
Schreibstopp und Sollwerte am Vorabend
Der Schreibstopp ist die festgelegte Uhrzeit, ab der niemand im Altsystem mehr bucht, ändert oder storniert. Er macht den Datenstand eindeutig, sonst ändert sich die Quelle, während du sie prüfst.
Notiere direkt nach dem Schreibstopp die Sollwerte: Zahl der Buchungen, Zimmernächte, Preissumme und Anzahlungssumme aller Buchungen mit Abreise am Stichtag oder später. Welche Buchungen dazugehören und wie der Abgleich im Detail läuft, beschreibt der Artikel zur Übernahme zukünftiger Buchungen.
Anfragen nach 22:00 notiert die Rezeption auf einem Zettel mit Name, Zeitraum und Telefonnummer. Sie werden nach der Freigabe im neuen System erfasst.
Delta-Abgleich: Was nach dem Export noch eingeht
Das Delta ist die Menge aller Buchungen, Änderungen und Stornos, die nach dem Export entstehen, aber nicht im neuen System stehen. Zwischen Export um 22:15 und der Umschaltung der Portale um 07:15 sind das vor allem Portalbuchungen, die noch beim Altsystem ankommen.
Der Abgleich hat zwei Quellen: die Eingangsliste im Altsystem, das du bis dahin lesend offen hältst, und die Buchungsliste im Extranet jedes Portals. Trage jede Abweichung von Hand im neuen System ein und prüfe dabei die Verfügbarkeit der Kategorie.
Portale umschalten ohne Doppelvergabe
Beim Umschalten der Portale darf zu keinem Zeitpunkt ein zweites System Verfügbarkeit melden. Solange das Altsystem verbunden ist, soll das neue nicht senden. Sobald das neue System verbunden ist, soll das alte schweigen.
Die Reihenfolge lautet: Altsystem trennen, Delta im neuen System nachtragen, erst dann die Verbindung im neuen System aktivieren und die Verfügbarkeit im Extranet prüfen. Sonst meldet das neue System Zimmer als frei, die über Nacht ein Portal verkauft hat. Frage jedes Portal vorab, ob du den Verkauf für die Lücke kurz sperren kannst und wer ihn wieder öffnet. Änder Preise nie direkt im Extranet.
Welche Portale ein neuer Anbieter für dein Haus verbinden kann, kläre lange vor dem Stichtag. Portalverträge und Zugangsdaten bleiben beim Hotel, deshalb hält die Inhaberin sie am Umstellungstag bereit.
Go/No-go und Rückfallpunkt
Der Rückfallpunkt ist der Moment, ab dem das Hotel nicht mehr ohne Nacharbeit ins Altsystem zurückkehren kann. Im Stundenplan liegt er bei der Umschaltung der Portale um 07:15, denn ab dann gehen Buchungen nur noch ins neue System.
Deshalb fällt die Go/No-go-Entscheidung davor, um 06:45. Ein No-go heißt: Das Altsystem bleibt führend, der Schreibstopp wird aufgehoben, die Zettelliste wird dort eingetragen, und die Projektleitung nennt ein Ersatzdatum.
Muss-Kriterien für das Go um 06:45
- Alle vier Summen stimmen mit den Sollwerten überein.
- Zehn Stichproben stimmen, darunter ein Bleiber, eine Mehrzimmerbuchung, eine Portalbuchung und eine Buchung mit Anzahlung.
- Der Housekeeping-Plan für Dienstag zeigt dieselben Abreisen und Bleiber wie der Plan der Hausdame.
- Die Frühstückszahl des Tages stimmt mit dem Altsystem überein.
- Eine Testrechnung ist ausgestellt, und die Steuerberatung hat das Rechnungsformat und die Weiterführung der Rechnungsnummern bestätigt.
- Zugänge und Rechte aller Rollen funktionieren.
Der erste Betriebstag und die Woche danach
Am ersten Betriebstag zählt, dass die Kernaufgaben laufen: Abreise mit Rechnung, Anreise mit Gästemeldung, Zimmerstatus und Tagesabschluss. Alles andere kommt auf eine datierte Liste. Die Inhaberin ist den ganzen Tag erreichbar, und der Anbieter hat zugesagt, wann sein Support antwortet.
Lege den Stichtag in die Zeiten, in denen der Anbieter erreichbar ist. Frage vorab nach den Support-Zeiten. In der ersten Woche treffen sich Inhaberin, Rezeption und Hausdame täglich zehn Minuten.
Halte das Altsystem lesbar. Wie lange du Rechnungen und Belege aufbewahren musst, hängt vom Land ab und gehört in die Abstimmung mit deiner Steuerberatung. Den Rahmen des gesamten Wechsels beschreibt der Projektplan für den Systemwechsel. Warum ein Parallelbetrieb selten hilft, steht unter Risiken des Parallelbetriebs.
Часті запитання
Wann beginnt der Umstellungstag?
Mit dem Schreibstopp am Abend vor dem Stichtag, nach dem Tagesabschluss im Altsystem. Im Beispiel ist das Montag 22:00. Ab dann bucht niemand mehr im Altsystem, und die Rezeption notiert Anfragen auf einem Zettel.
Brauche ich für die Umstellung einen Nachtdienst?
Nein. Der Plan legt Export, Import und Summenabgleich auf den Abend und die Stichproben auf 06:30. Die Rezeptionsleitung und die Inhaberin tragen den Abend, der Frühdienst übernimmt am Morgen.
Was tue ich, wenn die Summen nach dem Import nicht stimmen?
Lass die Portale am Altsystem und verschiebe die Entscheidung. Grenze die Abweichung ein, etwa eine abgelehnte Kategorie, und wiederhole den Import. Stimmen die Summen bis 06:45 nicht, ist das ein No-go, und das Altsystem bleibt führend.
Welcher Wochentag eignet sich für den Stichtag?
Ein Tag mit wenigen Anreisen und Abreisen, an dem der Anbieter erreichbar ist. Prüfe dein Belegungsbild der letzten Wochen und frage den Anbieter nach den Support-Zeiten. Ein Saisonwechsel oder eine Veranstaltungswoche ist ungeeignet.
Wie lange muss das Altsystem nach dem Stichtag lesbar bleiben?
Mindestens bis die letzte importierte Buchung abgereist und abgerechnet ist. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege ist länger und hängt vom Land ab. Kläre sie mit deiner Steuerberatung, bevor der Vertrag mit dem Altanbieter endet.
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