Онлайн-реєстрація в готелі: процес, кіоск самостійного заселення і захист даних

Що таке онлайн-реєстрація в готелі?

Під час онлайн-реєстрації гість за кілька днів або годин до заїзду отримує персональне посилання на своє бронювання. Через нього він доповнює дані, потрібні тобі для реєстраційного листка й проживання: ім’я, дату народження, громадянство, адресу, дані документа й дані супутників. Залежно від закладу додаються фото документа й підпис. Гість робить це спокійно на власному смартфоні, без застосунку й без облікового запису.

Для рецепції змінюється передусім момент. Замість того щоб п’ятеро гостей одночасно заповнювали анкети, а хтось у команді розбирав і передруковував почерк, дані на момент заїзду вже перевірені й прив’язані до бронювання. Якщо чогось бракує, ти побачиш це напередодні, а не тоді, коли гість із валізами й утомленими дітьми стоїть перед тобою.

Важливо розмежувати: заповнена онлайн-анкета ще не є заселенням в операційному сенсі. Власне заселення, тобто видача номера й статус «у готелі», відбувається лише в день заїзду, на рецепції чи в кіоску. Добрий процес чітко тримає ці два кроки окремо.

Процес для гостя й рецепції

Для гостя шлях має бути коротким: відкрити посилання, підтвердити бронювання, доповнити дані, внести супутників, сфотографувати документ, підписати, готово. Кожна додаткова сторінка й кожне зайве обов’язкове поле коштує завершених реєстрацій. Гість, який здається на третьому кроці анкети, зрештою все одно стоїть біля рецепції.

Для рецепції робота починається, коли гість закінчив. Вона бачить у бронюванні, чи онлайн-реєстрацію завершено, перевіряє дані й підтверджує їх або просить гостя виправити. У день заїзду тоді досить погляду на документ, привітання й ключа. У готелі на 25 номерів із 12 заїздами в суботу це легко дає на годину менше роботи з анкетами біля стійки.

Які дані збирати і як їх перевіряти

Збирай лише те, що справді потрібно для реєстраційного листка, проживання й розрахунків. Які дані для обліку обов’язкові, визначають законодавство про реєстрацію твоєї країни та вимоги твоєї громади; докладніше, у посібнику про облік гостей в Австрії та Німеччині. Усе понад це, наприклад час прибуття, побажання щодо паркування чи алергії, є добровільним і має бути так позначене.

Для фото документа варто мати автоматичне розпізнавання: система зчитує машинозчитувану зону або текст і пропонує ім’я, дату народження та номер документа, тож гостю треба менше друкувати. Якщо фото нечітке або дані не збігаються, запис не має мовчки проходити далі, а має потрапляти на перевірку до рецепції.

Перевірка рецепцією це не недовіра до гостя, а ретельність. Помилка в даті народження чи забута дитина інакше виявиться лише під час подання даних громаді або розрахунку туристичного збору. Визнач, хто в команді перевіряє і до якого часу, наприклад щоранку для всіх заїздів на найближчі два дні.

Кіоск самостійного заселення: коли він себе виправдовує

Кіоск доповнює онлайн-реєстрацію у двох ситуаціях: для гостей, які не скористалися посиланням, і для заїздів, коли на рецепції нікого немає. Для апарт-готелів, готелів garni з рецепцією до 18:00 і невеликих команд, які не можуть чергувати ввечері, це часто і є головною причиною для самостійного заселення.

У кіоску гість знаходить своє бронювання за номером бронювання й прізвищем, доповнює відсутні дані, фотографує документ і підписується. Після цього пристрій показує номер кімнати або підказку, де лежить ключ, наприклад код сейфа для ключів. Сам пристрій не повинен мати доступу до внутрішніх списків, рахунків чи інших бронювань і має сам скидатися після короткої бездіяльності.

Рахуй чесно: кіоск не замінює рецепцію, а розвантажує її. Якщо у тебе і так цілодобове чергування, добре налагоджена онлайн-реєстрація зазвичай дає більше, ніж додатковий пристрій. Якщо ж після 20:00 у готелі вже нікого немає, кіоск це рішення, завдяки якому пізні гості не стоять перед зачиненими дверима.

Захист даних і запуск у п’ять кроків

Дані для обліку й фото документів це персональні дані, а фото документа потребує особливого захисту. Перед заповненням зрозуміло поясни гостям, для чого ти використовуєш дані, хто їх бачить і як довго ти їх зберігаєш. Збирай фото документів лише тоді, коли маєш для цього чітку мету, обмежте доступ у команді відповідальними ролями й визнач строк видалення. Яка правова підстава й які строки діють для твого закладу, з’ясуй зі своїм консультантом із захисту даних.

Сам запуск нескладний. Важливіше за техніку те, щоб команда знала новий процес і щоб ти один раз повністю відпрацювали його на справжньому тестовому бронюванні, із супутником, незаповненим полем і виправленням.

Як STRYK вирішує онлайн-реєстрацію

У STRYK онлайн-реєстрація та кіоск реєстрації, окремі модулі, що входять у базову ціну й вмикаються для кожного готелю. За бажання онлайн-реєстрація автоматично надсилає гостям запрошення електронною поштою за визначену кількість годин до заїзду; посилання належить рівно одному бронюванню й спливає після обраного тобою часу. Запрошення отримують гості прямих бронювань і бронювань, створених рецепцією; гості з порталів реєструються на рецепції чи біля кіоску. Ти вирішуєш, чи обов’язкові фото документа й підпис, і зберігаєш текст згоди та підпису мовами твоїх гостей. Гості вводять реєстраційні дані за себе й усіх супутників; з розбірливого фото документа STRYK пропонує ім’я, дату народження та дані документа.

Якщо фото документа не вдається однозначно розпізнати або дані не збігаються, реєстрація потрапляє на перевірку до рецепції. У бронюванні видно, чи онлайн-реєстрацію подано, чи вона на перевірці, потребує виправлення або підтверджена, і рецепція може цілеспрямовано попросити гостя щось виправити. Онлайн-реєстрація позначає бронювання як «онлайн-реєстрацію підготовлено», а заселяють гостя лише з дня заїзду. Зібрані дані одразу потрапляють в облік гостей.

Кіоск працює в браузері планшета з окремим доступом для пристрою, який діє лише для твого готелю. Гість знаходить своє бронювання за номером бронювання й прізвищем, доповнює дані, фотографує документ, за потреби підписується й заселяється. Після цього кіоск залежно від налаштувань показує номер кімнати, заданий тобою код сейфа для ключів або власний текст-підказку. Для даних онлайн-реєстрації можна встановити строк видалення після виїзду. Чого STRYK свідомо не робить: він не керує дверними замками, не записує ключ-картки і не приймає оплату в кіоску; платежі проходять заздалегідь онлайн або на рецепції.