TSE-Pflicht im Hotel: Was für Restaurantkasse und Rezeption gilt

Was die TSE absichert und wen die Pflicht trifft

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein Bauteil, das jeden Verkauf in einer Kasse manipulationssicher protokolliert. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sie (§ 146a AO).

Die Pflicht gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme, die in § 1 der Kassensicherungsverordnung genannt sind. Das sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 KassenSichV). Seit dem Kalenderjahr 2020 müssen sie durch eine TSE geschützt sein.

Ein Kassensystem im Sinne der Verordnung hat eine Kassenfunktion. Nach dem Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums liegt sie vor, wenn das System der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann. Dazu zählen auch Gutscheine, die ein Betrieb vor Ort an Geldes statt annimmt. Eine Kassenlade ist nicht nötig.

Restaurant, Bar, Rezeption und Spa im Vergleich

Im Hotel gibt es meist mehrere Stellen, an denen Geld ankommt, und jede ist einzeln zu bewerten. Die folgende Tabelle ordnet typische Aufbauten ein. Sie ist eine Orientierung nach dem Anwendungserlass und ersetzt keine Auskunft deines Finanzamts.

Rezeption ohne Registrierkasse: Kassenbuch und Einzelaufzeichnung

In Deutschland besteht im Oktober 2026 keine gesetzliche Pflicht, eine Registrierkasse zu betreiben. Das Bremer Finanzressort formuliert es so in seinem Merkblatt zur Kassenführung (Stand 1. Januar 2025). Wer ohne Kassensystem arbeitet, führt eine offene Ladenkasse und zeichnet jeden einzelnen Verkauf in einem Kassenbuch auf.

Eine summarische Aufzeichnung per Kassensturz am Tagesende ist nur ausnahmsweise erlaubt, nämlich bei Barverkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen (§ 146 Abs. 1 AO). Das Merkblatt hält sie in der Regel für unzulässig, wenn ein Teil unbar bezahlt, die Kundschaft teilweise bekannt ist oder mehrere Steuersätze anfallen.

Ein Hotel erfüllt diese Voraussetzungen kaum. Die Gäste sind namentlich bekannt, ein Teil zahlt per Karte, und Übernachtung und Getränke tragen unterschiedliche Steuersätze. Realistisch bleibt an der Rezeption also die Einzelaufzeichnung, entweder im Kassenbuch oder in einem System, das Zahlungen einzeln erfasst.

Belegausgabe und Hotelrechnung auseinanderhalten

Die Belegausgabepflicht verlangt bei einem Kassensystem mit TSE, dass der Gast unmittelbar nach dem Vorgang einen Beleg erhält. Der Betrieb muss ihn ausstellen und anbieten, der Gast muss ihn nicht mitnehmen. Der Beleg darf auf Papier oder, mit Zustimmung des Gastes, elektronisch in einem Standardformat wie PDF oder als Bild ausgegeben werden (§ 6 KassenSichV).

Die Rechnung nach § 14 UStG ist ein eigenes Dokument mit eigenem Zweck. Der Anwendungserlass sagt dazu, dass die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung unberührt bleiben. Ist nach Umsatzsteuerrecht keine Rechnung nötig, muss trotzdem ein Beleg nach § 6 KassenSichV entstehen. Beide Regelwerke gelten also nebeneinander.

Im Restaurant beginnt ein Vorgang mit der Bestellung. Bei längeren Vorgängen wie einem Abendessen mit mehreren Bestellungen muss der Zeitpunkt der ersten Bestellung lesbar auf dem Beleg stehen, sofern die Erleichterung nach der DSFinV-K genutzt wird. Werden Bestellung, Rechnung und Zahlung in einem System abgebildet, wird die Rechnung als Kassenbeleg abgesichert.

Meldung beim Finanzamt, Kassen-Nachschau und Bußgeld

Jedes verwendete Kassensystem mit TSE meldest du dem zuständigen Finanzamt. Die Mitteilung enthält Name und Steuernummer, Art der TSE, Art, Anzahl und Seriennummer der Systeme sowie Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum. Sie ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu übermitteln (§ 146a Abs. 4 AO).

Das Mitteilungsverfahren steht seit dem 1. Januar 2025 bereit; für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endete die Frist am 31. Juli 2025 (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Die Meldung gilt je Betriebsstätte und nennt alle Geräte, die mit einer TSE arbeiten. Hat dein Hotel eine Restaurantkasse und eine Spa-Kasse, sind es zwei Systeme.

Das Finanzamt darf Kassen ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten prüfen (§ 146b AO). Es kann Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen einsehen und die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen. Nach dem Bremer Merkblatt gehört dazu der Export im Format der DSFinV-K.

Kassenpflicht ab 2028: was der Entwurf vorsieht

Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht veröffentlicht. Steuerpflichtige mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr sollen danach ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwenden. Die offene Ladenkasse entfiele für diese Betriebe. Stichtag im Entwurf ist der 1. Januar 2028.

Außerdem soll die Pflicht zur Papierbelegausgabe durch eine Pflicht zur Belegbereitstellung ersetzt werden. Ein Referentenentwurf ist noch kein Gesetz, und Inhalte und Fristen können sich im weiteren Verfahren ändern. Im Oktober 2026 liegt kein Kabinettsbeschluss zur Kassenpflicht vor.

Prüfliste für Restaurantkasse und Rezeption

Mit dieser Liste klärst du in einem Gespräch mit deinem Kassenanbieter, dem PMS-Anbieter und deiner Steuerberatung, wo dein Hotel steht. Halte die Antworten schriftlich fest, denn die Verfahrensdokumentation und die Nachweise müssen bei einer Prüfung vorliegen.