Schrijf je operationele dag uit vóór de demo
Begin bij dagelijkse beslissingen, niet bij menu-items: kamers die klaar zijn, aankomsten met een openstaand saldo, kamerwissels, posten op de factuur en beschikbaarheid voor directe boekingen. Maak daar testcases van.
Voor een klein hotel zijn zes goed gekozen scenario’s genoeg. Leg per scenario de beginsituatie, het verwachte resultaat en de betrokken rollen vast en deel ze vóór de demo met de leverancier.
| Scenario | Verwacht resultaat | Rollen |
|---|---|---|
| Nieuwe reservering | Gast, verblijf, prijs en kamer zijn zonder conflict bevestigd. | Receptie |
| Vroege aankomst, kamer nog niet klaar | Housekeeping stelt prioriteiten; de receptie ziet direct wanneer de kamer klaar is. | Receptie + housekeeping |
| Kamerwissel tijdens het verblijf | De nieuwe bezetting klopt en de oude kamer volgt de operationele workflow. | Receptie + housekeeping |
| Vertrek met deelbetaling | Saldo, betaling en eindfactuur sluiten op elkaar aan. | Receptie + financiën |
| Mobiele directe boeking | De gast rondt de boeking af; de reservering komt zonder overtypen in het PMS. | Gast + receptie |
| Annulering en vrijgekomen capaciteit | De annulering is herleidbaar en de beschikbaarheid wordt correct vrijgegeven. | Receptie + management |
Test de samenhang, niet alleen mooie schermen
Een moderne kalender is waardeloos als housekeeping een andere kamerstatus ziet. Let erop of boeking, gast, kamer, prijs, housekeeping, document en betaling met elkaar verbonden blijven.
Vraag om uitzonderingen te laten zien: kamer niet beschikbaar, mogelijke dubbele gast, deelbetaling en kamer buiten gebruik. Goede software blokkeert risicovolle situaties of maakt ze duidelijk oplosbaar.
Test de bruikbaarheid met meerdere rollen in een klein hotel
In een klein hotel wisselt één persoon vaak tussen receptie, communicatie, facturatie en management. Test dat traject zonder herhaald zoeken of dubbel invoeren.
Vraag een rollendemo met aparte accounts voor receptie, housekeeping, financiën en management. Gedeelde wachtwoorden of beheerrechten voor iedereen leiden tot controleproblemen.
Bruikbaarheidscheck in 20 minuten
- De aankomsten en vertrekken van vandaag uitleggen zonder aparte lijst.
- Een reservering wijzigen en het effect in de kalender laten zien.
- De kamerstatus tussen housekeeping en receptie overdragen.
- Een openstaand saldo vinden en het bijbehorende factuurvoorbeeld openen.
- Controleren dat een beperkte rol geen taak buiten het eigen werk kan uitvoeren.
Volg een directe boeking van smartphone tot operatie
Doorloop het boekingsproces zelf op een smartphone: zoeken, vergelijken, tarief en voorwaarden begrijpen, extra’s kiezen en afronden. Controleer of dezelfde reservering in het PMS aankomt.
Vraag waar categorieën, foto’s, prijzen, beschikbaarheid en voorwaarden worden beheerd. Dubbel onderhoud leidt tot tegenstrijdige informatie.
Bereken de volledige kosten voor een realistisch jaar
Vergelijk niet alleen vanafprijzen. Laat leveranciers de basisprijs, inbegrepen kamers, prijs per extra kamer, installatie, verplichte modules, gebruikers, support, booking engine, updates, looptijd en opzegging apart vermelden. Tel de interne kosten van dubbel werk erbij op voordat je offertes vergelijkt.
De STRYK-basisprijs volgt de grootte van de accommodatie: € 59 basisprijs plus € 6 per kamer per maand, exclusief btw, bij jaarlijkse facturering (12 maanden, verlenging met 12 maanden); bij maandelijkse facturering 20 % meer. Alle kernapps, onbeperkt aantal gebruikers, installatie en persoonlijke ondersteuning zijn inbegrepen. In het eerste contractjaar geldt de korting van 20 % alleen op de basisprijs. STRYK Pricing Intelligence en STRYK Guest AI zijn optioneel na één gratis proefmaand; kosten voor directe boekingen en derden worden apart vermeld.
| Kostenpost | Wat schriftelijk moet vastliggen | STRYK |
|---|---|---|
| Prijsformule | Basisprijs, prijs per kamer en looptijd | € 59 basisprijs + € 6 per kamer per maand, excl. btw, jaarlijks gefactureerd (12 maanden, verlenging met 12 maanden); maandelijks +20 % |
| Omzetaandeel voor het PMS | Percentage en duidelijke berekeningsgrondslag | 0 % |
| Installatie | Eenmalig bedrag en inbegrepen diensten | Geen installatiekosten |
| Modules en apps | Verplichte pakketten en toekomstige uitbreidingen | Kernapps inbegrepen, twee optionele AI-modules |
| Externe partners | Aanbieder, dienst en eigen kosten | Kunnen eigen kosten berekenen |
Test support, implementatie en hulp vóór aankoop
Lees vóór aankoop drie handleidingen: een veelvoorkomende taak, een uitzondering en een probleemoplossing. Goede documentatie noemt voorwaarden, exacte stappen, zichtbare resultaten en typische fouten.
Leg de implementatie schriftelijk vast: verantwoordelijkheden, omvang van de migratie, tests, goedkeuringen en support in de eerste week. Een betrouwbaar plan noemt verantwoordelijken, data en acceptatiecriteria.
Regel datacontrole, contractbeëindiging en toekomstbestendigheid
Leg vóór ondertekening vast hoe boekingen, gasten, kamers, facturen en andere relevante gegevens worden geëxporteerd: formaat, omvang, moment en kosten. Vraag ook hoe wijzigingen herleidbaar blijven en hoe gebruikers worden gedeactiveerd.
Vergelijk de samenhangende hotelworkflow, niet een voorbereide demo. In STRYK blijven boeking, channel management, check-in, housekeeping, facturatie en betaling van begin tot eind verbonden.
Test de export met een kleine steekproef, niet alleen in het contract. Vraag vijf testboekingen op met hun koppelingen naar gast, kamer en betaling, open de bestanden zelf en controleer data, statussen, bedragen, kenmerken en beschikbaarheid na afloop van het contract.
