Kort samengevat
Ein Hotelbudget besteht aus vier Blöcken pro Monat: Annahmen zu Belegung und ADR, daraus der Logisumsatz, die Kosten getrennt nach fix und variabel und das Ergebnis. Der Logisumsatz ist die Zahl verfügbarer Zimmernächte mal Belegung mal ADR. Ergänze jede Monatsspalte um eine Ist-Spalte, dann zeigt der Plan-Ist-Vergleich früh, wo du nachsteuern musst.
Het belangrijkste in het kort
- Der Logisumsatz je Monat ergibt sich aus Zimmerzahl mal Tagen mal Belegung mal ADR; alles Weitere hängt an diesen vier Annahmen.
- Fixkosten fallen jeden Monat an, variable Kosten nur je verkaufter Zimmernacht; erst die Trennung zeigt die Break-even-Belegung.
- Die Kurve des kumulierten Ergebnisses zeigt, wie viel Liquidität der Winter braucht, bevor die Saison sie wieder füllt.
- Im Plan-Ist-Vergleich trennst du Abweichungen in Menge (Belegung) und Preis (ADR) und handelst gezielt.
Aufbau der Vorlage in fünf Schritten
Ein Hotelbudget ist der Jahresplan für Erlöse, Kosten und Ergebnis, heruntergebrochen auf zwölf Monate. Monatsbasis ist der richtige Maßstab, weil dein Haus saisonal schwankt und ein Jahresmittel den Januar und den August verdeckt.
Die Vorlage besteht aus einer Tabelle mit einer Spalte je Monat und vier Blöcken untereinander. Du baust sie in Excel, Numbers oder Google Tabellen nach; die Formeln sind einfache Multiplikationen. Plane alle Beträge netto, also ohne Umsatzsteuer und ohne Ortstaxe, die du für die Gemeinde einheben.
Vom Vorjahr zum Jahresbudget
Vorjahreswerte je Monat sammeln
Trage verkaufte Zimmernächte, Logisumsatz und Kosten des Vorjahres in die Ist-Zeilen ein. Daraus rechnest du Belegung und ADR zurück.
Annahmen für Belegung und ADR setzen
Gehe vom Vorjahr aus und änder nur, was du begründen kannst, etwa eine Preiserhöhung ab Mai oder eine gesperrte Etage im Februar.
Logisumsatz je Monat berechnen
Verfügbare Zimmernächte mal Belegung mal ADR. Die Spaltensumme ist dein Jahresumsatz aus Logis.
Kosten in fix und variabel einsortieren
Fixe Posten trägst du als Monatsbetrag ein, variable als Betrag je verkaufter Zimmernacht mal verkaufte Nächte.
Ergebnis, Break-even und Liquidität ablesen
Ergebnis je Monat und kumuliert zeigen, in welchem Monat dein Konto am tiefsten steht.
Belegung, ADR und Logisumsatz je Monat
Die Belegung ist der Anteil der verkauften an den verfügbaren Zimmernächten, der ADR (Average Daily Rate) ist der durchschnittliche Netto-Zimmerpreis je verkaufter Nacht. Verfügbare Zimmernächte sind Zimmerzahl mal Kalendertage; gesperrte Zimmer ziehst du ab.
Im Hotel Nordlicht stehen 24 Zimmer das ganze Jahr zur Verfügung. Die Werte in der Tabelle sind Annahmen für das Beispiel und keine Branchenrichtwerte. Den Januar mit 31 Tagen rechnest du so: 24 mal 31 ergibt 744 Zimmernächte, bei 48 Prozent Belegung sind das 357 verkaufte Nächte, mal 98 Euro ADR also 34.986 Euro.
| Monat | Verfügbare Zimmernächte | Belegung | ADR netto | Logisumsatz |
|---|---|---|---|---|
| Januar | 744 | 48 % | 98 € | 34.986 € |
| Februar | 672 | 52 % | 102 € | 35.598 € |
| März | 744 | 55 % | 105 € | 42.945 € |
| April | 720 | 58 % | 110 € | 45.980 € |
| Mai | 744 | 66 % | 118 € | 57.938 € |
| Juni | 720 | 72 % | 124 € | 64.232 € |
| Juli | 744 | 82 % | 134 € | 81.740 € |
| August | 744 | 85 % | 138 € | 87.216 € |
| September | 720 | 74 % | 126 € | 67.158 € |
| Oktober | 744 | 64 % | 116 € | 55.216 € |
| November | 720 | 45 % | 100 € | 32.400 € |
| Dezember | 744 | 62 % | 122 € | 56.242 € |
Jahreswerte, die du gegenprüfen
Über das Jahr sind 8.760 Zimmernächte verfügbar und 5.578 verkauft. Das ergibt 63,7 Prozent Belegung und einen gewichteten ADR von 118,62 Euro. Der Erlös je verfügbarem Zimmer (RevPAR) liegt bei 75,53 Euro, also ADR mal Belegung.
Rechne den Jahres-ADR immer gewichtet, also Jahresumsatz geteilt durch verkaufte Nächte. Der einfache Durchschnitt der zwölf Monats-ADR wäre falsch, weil der August mehr Nächte hat als der November.
Fixe und variable Kosten trennen
Fixkosten sind Kosten, die unabhängig von der Belegung jeden Monat anfallen. Variable Kosten entstehen erst mit jeder verkauften Zimmernacht, etwa für Reinigungsmittel, Wäsche, Frühstückseinkauf und Verbrauch. Erst diese Trennung zeigt, wie viel ein Monat mit wenigen Buchungen tatsächlich kostet: Die Fixkosten bleiben, nur die variablen sinken mit.
Ordne jeden Posten aus der Buchhaltung einer Zeile zu und bleibe bei der Einteilung. Personal ist im Beispiel fix, weil die Dienstpläne im Winter nicht beliebig schrumpfen. Hat dein Haus viele Aushilfen auf Stundenbasis, gehört der Anteil für Reinigung eher in die variablen Kosten.
| Kostenzeile | Art | Betrag | Bezug |
|---|---|---|---|
| Personal inklusive Nebenkosten | fix | 21.000 € | je Monat |
| Energie und Wasser | fix | 2.800 € | je Monat |
| Miete, Pacht oder Kreditzinsen | fix | 6.500 € | je Monat |
| Marketing, Software, Gebühren | fix | 1.600 € | je Monat |
| Versicherungen und Abgaben | fix | 1.200 € | je Monat |
| Instandhaltung | fix | 1.500 € | je Monat |
| Reinigung, Wäsche, Frühstückseinkauf, Verbrauch | variabel | 24 € | je verkaufter Zimmernacht |
Ergebnis, Break-even und Liquiditätsbedarf
Die Fixkosten summieren sich im Beispiel auf 34.600 Euro im Monat und 415.200 Euro im Jahr. Die variablen Kosten betragen 5.578 Nächte mal 24 Euro, also 133.872 Euro. Das Jahresergebnis vor Steuern und Abschreibungen liegt damit bei 112.579 Euro. Tilgungen und Investitionen sind in dieser Vorlage nicht enthalten und kommen als eigene Zeilen dazu.
Die Break-even-Belegung ist die Belegung, bei der das Ergebnis null ist. Du rechnest: Fixkosten geteilt durch (ADR minus variable Kosten je Nacht) mal verfügbare Zimmernächte. Hier sind das 415.200 geteilt durch (118,62 minus 24) mal 8.760, also 50,1 Prozent. Plane die Belegung mit Abstand darüber, denn der Break-even ist nur die Untergrenze.
| Monat | Logisumsatz | Variable Kosten | Ergebnis | Kumuliert |
|---|---|---|---|---|
| Januar | 34.986 € | 8.568 € | -8.182 € | -8.182 € |
| Februar | 35.598 € | 8.376 € | -7.378 € | -15.560 € |
| März | 42.945 € | 9.816 € | -1.471 € | -17.031 € |
| April | 45.980 € | 10.032 € | 1.348 € | -15.683 € |
| Mai | 57.938 € | 11.784 € | 11.554 € | -4.129 € |
| Juni | 64.232 € | 12.432 € | 17.200 € | 13.071 € |
| Juli | 81.740 € | 14.640 € | 32.500 € | 45.571 € |
| August | 87.216 € | 15.168 € | 37.448 € | 83.019 € |
| September | 67.158 € | 12.792 € | 19.766 € | 102.785 € |
| Oktober | 55.216 € | 11.424 € | 9.192 € | 111.977 € |
| November | 32.400 € | 7.776 € | -9.976 € | 102.001 € |
| Dezember | 56.242 € | 11.064 € | 10.578 € | 112.579 € |
Was die Kumuliert-Spalte verrät
Das Hotel Nordlicht schreibt von Januar bis März Verluste und braucht bis April rund 17.000 Euro Reserve, bevor die Saison das Konto wieder füllt. Ohne Kumuliert-Spalte siehst du nur ein gutes Jahresergebnis. Mit ihr siehst du, wie hoch der Kontokorrent bis zum Tiefpunkt im März reichen muss und ob die Hausbank den Rahmen verlängern muss.
Plan-Ist-Vergleich im laufenden Jahr
Ein Plan-Ist-Vergleich stellt die geplanten Monatswerte den tatsächlichen gegenüber und erklärt die Differenz. Trage die Ist-Werte bis zum fünften Werktag des Folgemonats ein, solange die Zahlen noch präsent sind. Das genügt als Rhythmus, wenn du wöchentlich einen kurzen Blick auf den Buchungsstand wirfst.
Zerlege jede Umsatzabweichung in Menge und Preis. Im März plant das Hotel Nordlicht 409 Nächte zu 105 Euro, also 42.945 Euro. Tatsächlich werden 380 Nächte zu 108 Euro verkauft, also 41.040 Euro. Die Differenz von minus 1.905 Euro besteht aus minus 3.045 Euro Mengeneffekt (29 Nächte weniger mal 105 Euro) und plus 1.140 Euro Preiseffekt (3 Euro mehr mal 380 Nächte).
| Kennzahl | Plan | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Verkaufte Zimmernächte | 409 | 380 | -29 |
| Belegung | 55,0 % | 51,1 % | -3,9 Punkte |
| ADR netto | 105 € | 108 € | +3 € |
| Logisumsatz | 42.945 € | 41.040 € | -1.905 € |
Wann du nachsteuern und woran du es merkst
Lege vorab Schwellen fest, ab denen eine Abweichung eine Entscheidung auslöst. Ohne Schwelle diskutierst du jeden Monat dieselben Zahlen. Das Hotel Nordlicht könnte zum Beispiel festlegen: ab drei Punkten Belegung unter Plan prüft die Inhaberin die Angebote für die kommenden vier Wochen, ab fünf Euro ADR unter Plan prüft sie die Preisstufen. Die Schwellen sind ein Vorschlag und gehören an dein Haus angepasst.
Eine Mengenabweichung mit gutem Preis, wie im März, ist ein Prüfauftrag: Prüfe, ob die Preise für die Nachfrage zu hoch liegen. Eine Preisabweichung nach unten bei voller Belegung heißt dagegen, dass zu früh zu billig verkauft wurde.
Monatsabschluss im Budget in 20 Minuten
- Ist-Werte für verkaufte Nächte und Logisumsatz aus dem Monatsbericht eintragen
- Belegung und ADR aus den Ist-Werten rechnen, nicht schätzen
- Abweichung in Menge und Preis zerlegen
- Kostenzeilen mit der Buchhaltung oder der Steuerberatung abstimmen
- Kumuliertes Ergebnis und Kontostand vergleichen
- Prognose für die nächsten drei Monate anpassen und die Änderung mit einem Satz begründen
Die Vorlage an dein Haus anpassen
Ersetze zuerst die Annahmen des Hotels Nordlicht durch deine Vorjahreswerte. Änder danach nur die Monate, in denen du einen konkreten Grund kennst, zum Beispiel eine Messe, einen Umbau oder einen neuen Tarif. Pauschale Zuschläge von „plus fünf Prozent auf alles“ lassen sich später nicht erklären.
Hat dein Haus Erlöse außerhalb des Logis, etwa Restaurant, Wellness oder Gutscheine, füge je Erlösart einen eigenen Block mit eigenen Annahmen hinzu. Mische diese Erlöse nicht in den ADR, sonst verzerrst du Break-even und Vergleich mit dem Vorjahr. Für Betriebe mit Gästen aus mehreren Ländern bleibt die Währung der Planung die Währung deiner Buchhaltung.
Veelgestelde vragen
Wann sollte ich das Hotelbudget für das nächste Jahr erstellen?
Im vierten Quartal, sobald du die Ist-Werte bis September kennst. Dann liegen Vorjahresvergleich und Buchungsstand der Wintermonate vor, und du hast noch Zeit, Preise und Kosten zu ändern. Rechne das Budget im Januar mit den echten Dezemberwerten nach.
Wie berechne ich den ADR eines Hotels?
Der ADR ist der Logisumsatz netto geteilt durch die verkauften Zimmernächte. Im Beispiel: 34.986 Euro geteilt durch 357 Nächte ergibt 98 Euro. Lass Ortstaxe und Umsatzsteuer weg, und rechne Jahreswerte immer gewichtet, nicht als Durchschnitt der Monatswerte.
Was ist der Unterschied zwischen ADR und RevPAR?
Der ADR bezieht sich auf verkaufte Zimmer, der RevPAR auf alle verfügbaren Zimmer. RevPAR ist ADR mal Belegung oder Logisumsatz geteilt durch verfügbare Zimmernächte. Er zeigt, ob ein höherer Preis den Verlust an Belegung ausgleicht.
Wie hoch sollte die Belegung im Budget angesetzt werden?
Es gibt keinen allgemeingültigen Wert, nur deine Break-even-Belegung und deine Vorjahreswerte. Plane realistisch auf Basis des Vorjahres und lege einen vorsichtigen sowie einen ambitionierten Wert fest. Das Budget ist dann belastbar, wenn auch die vorsichtige Variante das Haus trägt.
Reicht ein Jahresbudget oder brauche ich ein Monatsbudget?
Du brauchst ein Monatsbudget. Ein Jahresbudget verdeckt die Saison, in der deine Reserve schmilzt, und den Monat, in dem sie wieder wächst. Die Monatsspalten sind auch die Basis für den Plan-Ist-Vergleich.
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