In short
Eine Ratenstruktur ist die Menge aller Tarife eines Hotels samt ihren Regeln für Preis, Storno, Zahlung und Leistungen. Kleine Hotels kommen meist mit drei bis fünf Tarifen aus: einer flexiblen Basisrate, einer günstigeren nicht erstattbaren Rate und ein bis drei Sondertarifen. Alle weiteren Tarife leitest du mit festem Abstand von der Basisrate ab, damit du nur einen Preis pflegst.
Key points
- Drei bis fünf Tarife genügen einem kleinen Hotel, wenn jeder einen eigenen Zweck und eine eigene Zielgruppe hat.
- Die flexible Basisrate ist der einzige Preis, den du täglich pflegst; alle anderen Tarife folgen ihr mit einem festen Abstand.
- Jeder Tarif hat vier Regeln, die sich unterscheiden dürfen: Storno, Zahlung, Leistungen und Mindestaufenthalt.
- Prüfe die Struktur nach jeder Saison anhand der Buchungen je Tarif und streiche, was nicht gebucht wird.
Was eine Ratenstruktur festlegt
Eine Ratenstruktur ist die Gesamtheit aller Tarife, die ein Hotel verkauft, und der Regeln, nach denen sie sich unterscheiden und voneinander abhängen. Ein Tarif legt fest, welchen Preis ein Gast für welche Leistung bei welchen Bedingungen zahlt. Dieselbe Zimmerkategorie kann deshalb zu mehreren Preisen buchbar sein.
Die Struktur legt fest, welche Tarife es gibt, worin sie sich außer im Preis unterscheiden und welcher Tarif die anderen steuert. Wer das schriftlich festhält, ändert Preise an einer Stelle statt an zwölf.
Tarif und Preis sind nicht dasselbe. Der Preis ist ein Betrag pro Nacht. Der Tarif bündelt diesen Betrag mit Frühstück oder Halbpension, Stornobedingung, Zahlungszeitpunkt und gegebenenfalls Mindestaufenthalt. Zwei Tarife können denselben Nachtpreis haben und trotzdem zwei verschiedene Produkte sein.
Welche drei bis fünf Tarife ein kleines Hotel braucht
Ein kleines Hotel braucht eine flexible Basisrate, eine nicht erstattbare Sparrate und je nach Haus ein bis drei Sondertarife. Mehr Tarife bedeuten mehr Preise, die zueinander passen müssen, und mehr Fragen am Telefon. Ein Tarif lohnt sich nur, wenn er eine Gästegruppe anspricht, die sonst nicht oder zu einem schlechteren Preis gebucht hätte.
Die folgende Tabelle zeigt ein Beispiel für das Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern. Die Abstände und Fristen sind Startwerte zum Testen und keine Branchenwerte. Jedes Haus stellt sie nach eigener Nachfrage ein.
| Tarif | Ableitung | Storno | Zahlung | Zweck |
|---|---|---|---|---|
| Flex mit Frühstück | Basisrate, wird gepflegt | kostenlos bis 3 Tage vor Anreise | vor Ort | Standardangebot für alle Gäste |
| Sparrate | Flex minus 10 % | nicht erstattbar | bei Buchung | Gäste, die ihren Termin sicher kennen |
| Langaufenthalt ab 4 Nächten | Flex minus 8 % | wie Flex | vor Ort | Wochenaufenthalte in der Nebensaison |
| Halbpension | Flex plus Aufpreis je Person | wie Flex | vor Ort | Familien mit Restaurantnutzung |
| Firmenrate | Flex minus festen Betrag | wie Flex | auf Rechnung | Stammkunden aus der Region |
Alle Tarife von der Basisrate ableiten
Ein abgeleiteter Tarif ist ein Tarif, dessen Preis sich aus der Basisrate und einem festen Abstand ergibt. Änder den Preis der Basisrate, ändert sich der abgeleitete Tarif mit. Das ist der wichtigste Grund, warum kleine Hotels mit wenigen Tarifen sicherer arbeiten: Es gibt nur eine Zahl, die jemand täglich anfasst.
Der Abstand kann ein Prozentsatz sein, ein fester Betrag pro Nacht oder ein Betrag pro Person. Prozentabstände passen zu Sparraten, weil der Nachlass mit dem Preis wächst. Feste Beträge passen zu Leistungen wie Halbpension, die in der Hochsaison nicht teurer werden, nur weil das Zimmer teurer ist.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst setzt du die Basisrate für die Saison, dann prüfe, ob die abgeleiteten Preise noch sinnvoll sind. Wie du die Basisrate über das Jahr staffeln, beschreibt der Ratgeber zu Saisonpreisen.
Vier Regeln, in denen sich Tarife unterscheiden
Tarife unterscheiden sich in vier Regeln: Stornobedingung, Zahlungszeitpunkt, enthaltene Leistungen und Mindestaufenthalt. Der Preis folgt aus diesen Regeln. Wer zuerst den Preis festlegt und die Regeln nachträglich anpasst, bekommt Tarife, die sich widersprechen.
Die Stornobedingung trennt Flex und Sparrate. Eine Frist von drei Tagen vor Anreise lässt dir Zeit, das Zimmer erneut zu verkaufen. Bei der nicht erstattbaren Rate fällt die Frist weg, dafür zahlt der Gast bei Buchung. Wer die Zahlung bei Buchung nicht einfordert, hat nur einen Teil des Vorteils.
Die Leistungen trennen Zimmer mit Frühstück, Halbpension und reine Übernachtung. Lege fest, was im Preis steckt, und nenne es im Tarifnamen. „Flex mit Frühstück“ ist verständlicher als „Tarif A“. Der Mindestaufenthalt schließlich schützt Wochenenden und Feiertage vor Einzelnächten. Setze ihn nur auf den Tarif, den du schützen willst, und nicht auf alle.
Pro Tarif festhalten, bevor du ihn anlegst
- Name, der Leistung und Bedingung nennt, zum Beispiel „Sparrate, nicht erstattbar“.
- Zielgruppe in einem Satz: Wer soll diesen Tarif wählen, und was bucht er sonst?
- Ableitung: von welchem Tarif, mit welchem Abstand als Prozent oder Betrag.
- Stornofrist oder „nicht erstattbar“ und der Zeitpunkt der Zahlung.
- Enthaltene Leistungen und gegebenenfalls Mindestaufenthalt.
- Gültige Zimmerkategorien und Kanäle: Website, Portale, Rezeption.
Wie groß der Abstand zwischen Flex und Sparrate sein sollte
Der Abstand zwischen Flex und Sparrate muss das Risiko der fehlenden Stornomöglichkeit ausgleichen, ohne die Flex-Rate zu entwerten. Ist der Nachlass zu klein, wählt niemand die Sparrate. Ist er zu groß, wechseln auch Gäste, die ohnehin flexibel gebucht hätten, auf die günstige Variante, und dein Durchschnittspreis sinkt.
Einen allgemeingültigen Wert gibt es nicht. Beginne mit einem einstelligen bis niedrigen zweistelligen Prozentsatz, zum Beispiel 10 %, und prüfe nach einer Saison, wie sich die Buchungen verteilen. Die Auswertung ersetzt Vermutungen durch deine eigenen Zahlen.
Ein Rechenbeispiel zeigt, warum sich ein Nachlass lohnen kann. Angenommen, von acht Flex-Buchungen zu 120 € storniert eine so spät, dass du das Zimmer nicht mehr verkaufst. Dann erlösen die acht Buchungen im Mittel 7 x 120 € geteilt durch 8, also 105 € je Buchung. Die Sparrate bringt 108 € sicher. Bei einer niedrigeren Stornoquote verschiebt sich das Ergebnis zugunsten von Flex.
Tarife, auf die ein kleines Hotel verzichten kann
Auf jeden Tarif, der nur einen Preisnachlass ohne Gegenleistung bietet, kann ein kleines Hotel verzichten. Ein Frühbucher-, ein Last-Minute- und ein Wochenendtarif nebeneinander beantworten dieselbe Frage dreimal: Wann bucht der Gast? Meist genügt ein einziger Tarif mit Bedingung, etwa die Sparrate, und eine Preisregel für schwach gebuchte Tage.
Auch Tarife für einzelne Portale oder Aktionen sind selten nötig. Wer für jede Aktion einen eigenen Tarif anlegt, hat nach zwei Jahren zwanzig Tarife und kennt von der Hälfte den Zweck nicht mehr. Befristete Aktionen bildest du besser als Rabatt mit Gültigkeitszeitraum ab, der die Struktur nicht verändert.
Als Faustregel gilt: Ein neuer Tarif braucht einen Namen, eine Zielgruppe und ein Enddatum für die Prüfung. Kann niemand im Team in einem Satz sagen, wofür er da ist, lege ihn nicht an. Die Rezeption muss jeden Tarif am Telefon erklären können, ohne nachzuschlagen.
Tarife auf Website und Portalen konsistent halten
Ein Tarif muss auf jedem Kanal dieselbe Bedeutung haben, sonst entstehen Rückfragen und Streit bei Anreise. Ein Gast, der über ein Portal die Sparrate gebucht hat, erwartet dieselbe Bedingung wie auf deiner Website. Nenne Tarife auf allen Kanälen gleich und prüfe, welche Bezeichnungen und Stornoregeln das jeweilige Portal vorgibt.
Portale verlangen Provision, die du im Preis berücksichtigen kannst. Dafür gibt es Auf- und Abschläge je Kanal, die du getrennt von der Tarifstruktur führst. Der Vorteil: Die Struktur bleibt übersichtlich, und du siehst, wie viel der Kanal gegenüber der Website kostet. Was dein Portalvertrag zu abweichenden Preisen sagt, prüfe, bevor du Kanalpreise änderst. Die Rechtslage zu Paritätsklauseln erklärt der Ratgeber Ratenparität in Europa.
Änder Preise nie direkt im Extranet eines Portals, wenn du sie bereits im Hotelsystem pflegst. Sonst überschreibt die nächste Übertragung die Änderung oder umgekehrt, und die Struktur gilt nur noch auf dem Papier.
Die Struktur nach jeder Saison prüfen
Eine Ratenstruktur ist nicht fertig, wenn sie angelegt ist. Nach jeder Saison zeigt der Blick auf die Buchungen je Tarif, welche Tarife arbeiten und welche nur Pflegeaufwand erzeugen. Ein Tarif, den in drei Monaten nur zwei Gäste gebucht haben, gehört gestrichen oder mit einem anderen zusammengelegt.
Plane dafür einen festen Termin ein, etwa die erste Woche nach Saisonende. Hole Rezeption und Reservierung dazu: du hörst, welche Tarife Gäste missverstehen und bei welchen es Streit über Leistungen gab.
Saisonprüfung der Ratenstruktur in vier Schritten
Buchungen je Tarif zählen
Exportiere die Buchungsliste der Saison und zähle Buchungen und Nächte je Tarif.
Stornoquote je Tarif prüfen
Vergleiche, wie viele Flex-Buchungen storniert wurden, und ob der Abstand zur Sparrate das Risiko trägt.
Seltene Tarife streichen
Tarife mit sehr wenigen Buchungen legst du still oder fasst sie mit einem anderen zusammen.
Abstände anpassen und testen
Änder höchstens einen Abstand pro Saison, damit du die Wirkung der Änderung erkennst.
Eine Rate mit konkreten Aufenthalten erklären
Wähle für die Prüfung unterschiedliche Aufenthalte statt nur eine Preisliste. Jede Regel sollte dich am tatsächlich angebotenen Gesamtpreis und an den geltenden Bedingungen nachvollziehen lassen.
| Prüfpunkt | Im Produkt zeigen lassen | Erkennbares Ergebnis |
|---|---|---|
| Belegung | Ein und dieselbe Zimmerkategorie mit unterschiedlicher zulässiger Belegung prüfen. | Zuschläge und enthaltene Leistungen passen zum angebotenen Aufenthalt. |
| Aufenthaltsregel | Einen Aufenthalt an der Grenze von Mindestaufenthalt oder Anreisebeschränkung prüfen. | Angebot oder Sperre lässt sich mit der aktiven Regel begründen. |
| Vertriebskanal | Direktangebot und bestätigten Kanalstand für dieselbe Rate abstimmen. | Eine beabsichtigte Abweichung ist dokumentiert; eine offene Übertragung wird nicht als Gleichstand dargestellt. |
Frequently asked questions
Wie viele Tarife braucht ein kleines Hotel?
Drei bis fünf. Eine flexible Basisrate und eine nicht erstattbare Sparrate bilden den Kern, dazu kommen ein bis drei Sondertarife wie Langaufenthalt, Halbpension oder Firmenrate. Jeder Tarif braucht eine Zielgruppe, die ihn sonst nicht oder schlechter gebucht hätte.
Was ist der Unterschied zwischen BAR und Flex-Rate?
Die BAR ist der Preis, den du ohne Einschränkung allen Gästen anbietest und von dem du andere Tarife ableitest. In kleinen Hotels ist sie meist die Flex-Rate mit kostenloser Stornierung bis kurz vor Anreise. Der Begriff bezeichnet die Rolle im System, die Flex-Rate die Bedingung.
Wie hoch sollte der Nachlass für die nicht erstattbare Rate sein?
Einen allgemeingültigen Wert gibt es nicht. Starte mit einem einstelligen bis niedrigen zweistelligen Prozentsatz, zum Beispiel 10 %, und prüfe nach einer Saison Buchungsverteilung und Stornoquote. Ist der Nachlass zu klein, bucht niemand die Sparrate; ist er zu groß, wechseln Flex-Gäste.
Sollen Website und Buchungsportale dieselben Tarife haben?
Ja, als Ausgangspunkt. Gleiche Tarifnamen und Bedingungen vermeiden Rückfragen bei Anreise. Provisionen berücksichtigst du über Aufschläge je Kanal. Was dein Portalvertrag zu abweichenden Preisen sagt, lies vor jeder Änderung nach.
Wie oft sollte ich die Ratenstruktur überprüfen?
Einmal pro Saison. Zähle Buchungen und Stornos je Tarif, streiche selten gebuchte Tarife und änder höchstens einen Abstand auf einmal. Den Preis der Basisrate prüfst du dagegen im Wochenrhythmus, wie im Ratgeber zum Revenue Management beschrieben.
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