Hotelrechnung in Deutschland: Pflichtangaben und Steuersätze

Pflichtangaben auf der Hotelrechnung

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Dieser Ratgeber bezieht sich auf Deutschland, Rechtsstand Oktober 2026. Für Österreich gelten andere Regeln, siehe Hotelrechnung in Österreich.

Zur Rechnung verpflichtet sind du gegenüber anderen Unternehmen und gegenüber juristischen Personen, die keine Unternehmer sind. Die Frist beträgt sechs Monate nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Privatgäste nennt das Gesetz die Pflicht nur bei bestimmten Leistungen mit Grundstücksbezug. Ob deine Leistung darunter fällt, klärt die Steuerberatung. Gäste erwarten die Rechnung ohnehin beim Check-out.

Die Tabelle nennt die acht Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG, die auf jeder Hotelrechnung vorkommen. Die dritte Spalte zeigt, wie sie im Hotel Nordlicht aussehen, das wir hier in Deutschland ansiedeln. Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa auf Rechnung und Zimmerkonto. Ein Dokument muss dann Entgelt und Steuerbetrag zeigen, und die übrigen müssen eindeutig zugeordnet sein (§ 31 Abs. 1 UStDV). Den Leistungszeitpunkt darfst du als Kalendermonat angeben (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei Übernachtungen sind An- und Abreisedatum klarer und verhindern Rückfragen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung über einen Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro (§ 33 UStDV). Sie enthält vier Angaben: Name und Anschrift des Hotels, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag als Summe mit dem Steuersatz.

Name und Anschrift des Gastes, Steuernummer und Rechnungsnummer sind dann nicht vorgeschrieben. Die Erleichterung hilft bei Frühstücksgästen, Tagesgästen und kurzen Aufenthalten. Im Hotel Nordlicht kostet eine Nacht im Doppelzimmer Superior mit Frühstück 160 Euro und liegt darunter. Ab der zweiten Nacht liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, und die Erleichterung entfällt.

Möchte der Gast die Rechnung auf seine Firma, nimm Name und Anschrift des Empfängers auf. Das spart die spätere Korrektur.

Steuersätze 2026 für Übernachtung, Frühstück und Getränke

Die Vermietung von Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 1 UStG). Satz 2 schließt Leistungen aus, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn der Zimmerpreis sie enthält. Dazu zählt das Frühstück.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ebenfalls 7 Prozent, ausgenommen die Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Das Bundesfinanzministerium hat dazu am 22. Dezember 2025 den Umsatzsteuer-Anwendungserlass geändert. Die Speisen des Frühstücks fallen deshalb unter 7 Prozent, die Getränke bleiben bei 19 Prozent.

Der Bundesfinanzhof hat am 21. Mai 2026 drei Urteile gefällt (V R 8/26, V R 10/26, V R 11/26). Frühstück sowie Fitness- und Wellnesszugang fallen danach nicht unter den ermäßigten Satz für Beherbergung. Die Urteile betreffen Zeiträume vor 2026, in denen Speisen noch 19 Prozent trugen. Sie bestätigen das Aufteilungsgebot: Leistungen neben dem Zimmer besteuern du getrennt.

Beim Parkplatz kommt es darauf an, wem er offensteht. Ein Parkplatz, den auch Besucher und die Öffentlichkeit kostenlos nutzen, ist laut BFH keine Leistung gegen Entgelt (V R 11/26, Pressemitteilung Nr. 055/26). Die Frage zum WLAN hat der BFH offengelassen. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Finanzamts.

Pauschalpreis mit Frühstück aufteilen

Ein Pauschalpreis wie „Übernachtung mit Frühstück“ muss nach Steuersätzen aufgeteilt werden, weil die Teile unterschiedlich besteuert sind. Biete Zimmer und Frühstück mit eigenen Preisen an, rechne mit diesen Preisen.

Für Pauschalen beanstandet die Finanzverwaltung es nicht, wenn du die regelbesteuerten Leistungen zu einem Sammelposten zusammenfassen, etwa als Servicepauschale oder Business-Package. Seit dem 1. Januar 2026 setzt du dafür 15 Prozent des Pauschalpreises an. Bis Ende 2025 waren es 20 Prozent (Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE). Die übrigen 85 Prozent tragen 7 Prozent.

Im Sammelposten stehen die Getränke zum Frühstück, ein entgeltlicher Parkplatz, die Sauna und ähnliche Leistungen neben dem Zimmer. Bepreist du ein Frühstücksbuffet mit Getränken gesondert, beanstandet die Verwaltung bei solchen Kombiangeboten nicht, wenn du den Getränkeanteil mit 30 Prozent des Preises ansetzt. Ob das für dein Frühstück passt, kläre mit deiner Steuerberatung.

Ortsabgaben und Nebenposten ausweisen

Ortsabgaben wie Kurtaxe, Kurbeitrag oder Übernachtungsteuer (City Tax) erhebt die Gemeinde pro Person und Nacht oder, wie Berlin, als Prozentsatz des Übernachtungspreises. Name, Höhe, Befreiungen und den Schuldner legt die Satzung fest: Die Kurtaxe schuldet meist der Gast, die Berliner Übernachtungsteuer der Betrieb selbst. Weise die Abgabe als eigene Zeile aus und nicht im Zimmerpreis.

Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgibt, gehören nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Ob die Abgabe deines Ortes so zu behandeln ist, hängt davon ab, wer sie schuldet; eine Steuer, die der Betrieb selbst schuldet, ist kein durchlaufender Posten. Mehr dazu im Ratgeber Ortstaxe auf der Rechnung. Frage deine Steuerberatung und deine Gemeinde.

Posten, die Gäste aufs Zimmer buchen lassen, behalten ihren eigenen Satz: Speisen aus dem Restaurant 7 Prozent, Getränke von der Bar 19 Prozent. Kasse und Zimmerkonto müssen dieselben Sätze führen, sonst weicht die Rechnung vom Kassenbeleg ab. Wie du beides abgleichst, beschreibt der Ratgeber zu Zimmerbelastungen aus Restaurant und Bar.

Anzahlung und Schlussrechnung

Verlangt das Hotel vor der Anreise eine Anzahlung, gelten für die Anzahlungsrechnung dieselben Pflichtangaben (§ 14 Abs. 5 UStG). Zusätzlich nennst du den Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.

Die Schlussrechnung setzt die bereits berechneten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer ab, sofern über die Teilbeträge Rechnungen ausgestellt wurden. Ein Beispiel mit Beträgen steht im Ratgeber zur Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Aufbewahrung und E-Rechnung

Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Das gilt für Kopien der eigenen Rechnungen und für Eingangsrechnungen. Elektronische Rechnungen müssen über die gesamte Frist lesbar und unverändert bleiben.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, die sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.

Ausstellen musst du E-Rechnungen an inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, alle übrigen Betriebe ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatgäste, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und steuerfreie Leistungen sind ausgenommen. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Hotels in Deutschland.

Prüfliste für die Hotelrechnung

Die Prüfliste fasst zusammen, was die Rezeption oder das Backoffice vor dem Versand einer vollen Rechnung kontrolliert. Bei einer Kleinbetragsrechnung entfallen die Punkte zu Empfänger, Steuernummer und Rechnungsnummer.