In short
Beherbergungsbetriebe müssen Gäste in fast allen europäischen Ländern melden oder registrieren, aber Weg und Frist unterscheiden sich. Italien, Spanien, Kroatien und Tschechien verlangen eine elektronische Meldung, meist binnen 24 Stunden. Österreich, Deutschland und die Niederlande lassen ein Register im Betrieb führen. Deutschland meldet seit 2025 nur noch ausländische Gäste. Prüfe dein Land immer an der Primärquelle.
Key points
- Es gibt keine einheitliche Gästemeldung in Europa: Jedes Land legt Meldeweg, Frist, Umfang und Aufbewahrung selbst fest.
- Die häufigste Frist sind 24 Stunden: in Österreich, Italien und Kroatien ab Ankunft, in Spanien ab Buchung beziehungsweise Leistungsbeginn. Tschechien rechnet in Arbeitstagen, die Slowakei in Tagen.
- Drei Modelle kommen vor: elektronisches Portal, Register im Betrieb mit Behördenzugriff und kantonale oder kommunale Regeln.
- Länderregeln ändern sich: Deutschland strich 2025 die Meldepflicht für deutsche Gäste, Spanien führte ein neues Meldeverfahren ein.
Wie die Meldepflicht in Europa aufgebaut ist
Die Gästemeldung ist die Pflicht eines Beherbergungsbetriebs, Daten seiner Gäste zu erfassen und je nach Land an eine Behörde zu übermitteln oder für sie bereitzuhalten. Sie ist nicht dasselbe wie die Ortstaxe, auch wenn Gemeinden dieselben Daten für die Abgabe nutzen.
Europaweit gelten keine einheitlichen Vorgaben. Den gemeinsamen Kern bildet Artikel 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens: Die Vertragsstaaten sorgen dafür, dass beherbergte Ausländer einen Meldevordruck selbst ausfüllen und unterschreiben. Wie sie das umsetzen und ob auch eigene Staatsangehörige gemeldet werden, entscheidet jedes Land selbst.
In der Praxis lassen sich drei Modelle unterscheiden. Beim Portalmodell übermittelt der Betrieb die Daten elektronisch an Polizei oder Tourismusverband. Beim Registermodell führt der Betrieb ein Gästeverzeichnis oder einen Meldeschein und legt ihn Behörden auf Verlangen vor. Beim dritten Modell regeln Kantone oder Gemeinden die Einzelheiten.
Acht Länder im Vergleich
Die Tabelle fasst acht Länder zusammen, für die eine amtliche oder behördennahe Quelle vorliegt. Sie zeigt den Meldeweg, die Frist, den gemeldeten Personenkreis und die Aufbewahrung. Steht „nicht belegt“ in einer Zelle, legt die Quelle dazu nichts fest.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes beziehungsweise deiner Gemeinde.
| Land | Meldeweg | Frist | Wer wird gemeldet | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|
| Österreich | Gästeverzeichnis im Betrieb, Unterschrift des Gastes | unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Eintreffen | alle Gäste, Ausnahmen für Familien und Gruppen | 7 Jahre ab Eintragung (§ 10 Abs. 2 MeldeG) |
| Deutschland | Meldeschein im Betrieb, handschriftlich oder elektronisch bestätigt | am Anreisetag | nur ausländische Gäste, seit 1. Januar 2025 | 1 Jahr ab Abreise, Vernichtung binnen 3 Monaten danach |
| Italien | Portal Alloggiati Web der Polizei | 24 Stunden nach Ankunft, bei Aufenthalt unter 24 Stunden bei Ankunft | alle Gäste | nicht belegt |
| Kroatien | Portal eVisitor | 24 Stunden nach Ankunft, Abmeldung 24 Stunden nach Abreise | alle Gäste | nicht belegt |
| Tschechien | Anwendung UbyPort der Polizei | 3 Arbeitstage nach Unterbringung | ausländische Gäste | 6 Jahre |
| Slowakei | Formular an die Fremdenpolizei plus Gästebuch | 5 Tage nach Unterbringung | ausländische Gäste | nicht belegt |
| Spanien | elektronische Meldung an das Innenministerium (Verfahren SES.Hospedajes) | sofort, spätestens 24 Stunden nach Buchung und bei Leistungsbeginn | alle Reisenden | 3 Jahre nach Ende der Leistung |
| Niederlande | Nachtregister im Betrieb | keine landesweite Frist belegt | alle Gäste außer Begleitern, minderjährigen Kindern und Reisegruppen | Branche rät zu 7 Jahren |
Meldeweg und Besonderheiten je Land
Die folgenden Abschnitte nennen je Land die Rechtsgrundlage und die Punkte, an denen Betriebe am häufigsten stolpern. Jedes Land hat einen eigenen Ratgeber mit mehr Tiefe, auf den die Abschnitte verweisen.
Österreich
In Österreich melden sich Gäste nach § 5 Meldegesetz unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach dem Eintreffen, beim Betrieb. Der Betrieb trägt Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Adresse in das Gästeverzeichnis ein. Bei ausländischen Gästen kommen Art, Nummer, Ausstellungsdatum und Behörde des Reisedokuments hinzu. Der Gast bestätigt die Daten mit Unterschrift.
Zur Abreise meldet der Betrieb den Gast im Gästeverzeichnis ab. Das Verzeichnis bleibt sieben Jahre ab der Eintragung aufbewahrt (§ 10 Abs. 2 MeldeG). Eine erwachsene Person darf ihre Familie mitmelden, Reisegruppen ab acht Gästen laufen über eine Sammelliste des Reiseleiters, höchstens zwei Wochen lang. Mehr dazu im Ratgeber Gästemeldung in Österreich.
Deutschland
In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste einen besonderen Meldeschein unterschreiben. Das regeln §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz. Der Gast unterschreibt am Anreisetag und legt einen gültigen Pass oder Passersatz vor. Der Betrieb vergleicht die Angaben mit dem Dokument und vermerkt Abweichungen.
Begleitende ausländische Ehepartner und minderjährige Kinder stehen nur mit der Zahl auf dem Schein. Bei Gruppen über zehn Personen unterschreibt allein der Reiseleiter. Mit Zustimmung des Gastes sind elektronische Verfahren erlaubt. Die Landesgesetze zu Kurtaxe und Übernachtungsteuer können zusätzliche Angaben vorsehen. Mehr im Ratgeber Meldeschein in Deutschland.
Italien
In Italien melden Betriebe jeden Gast über das Portal Alloggiati Web an die Polizei. Rechtsgrundlage ist Artikel 109 des Einheitstexts der öffentlichen Sicherheitsgesetze (TULPS). Die Frist beträgt 24 Stunden nach Ankunft. Bei Aufenthalten unter 24 Stunden gibt die Polizei vor, die Daten bei Ankunft zu senden.
Die Polizei nimmt die Meldung ausschließlich über dieses Portal entgegen. Lies dazu den Ratgeber Gästemeldung in Italien.
Kroatien
In Kroatien tragen Betriebe jeden Gast binnen 24 Stunden nach Ankunft in das System eVisitor der Tourismusgemeinschaft ein. Die Abmeldung folgt binnen 24 Stunden nach Abreise. Die Daten stammen aus Personalausweis oder Reisepass.
Die Pflicht trifft Hotels ebenso wie Privatvermieter von Häusern und Apartments. Wer über eine Agentur vermietet, regelt im Vertrag, wer die Gäste einträgt. Fehlt die Regel, meldet der Vermieter. Mehr im Ratgeber eVisitor in Kroatien.
Tschechien und Slowakei
In Tschechien melden Betriebe ausländische Gäste binnen drei Arbeitstagen der Polizei. Wer die Unterkunft gewerblich vermietet, nutzt dafür verpflichtend die Anwendung UbyPort, sofern sie verfügbar ist. Die Grundlage ist § 102 des Aufenthaltsgesetzes 326/1999. Das Gästebuch bleibt sechs Jahre nach dem letzten Eintrag erhalten.
In der Slowakei läuft die Meldung ausländischer Gäste nach § 113 des Gesetzes 404/2011 über ein amtliches Formular an die Fremdenpolizei, binnen fünf Tagen. Das Formular geht persönlich, per Post oder elektronisch ein. Zusätzlich trägt der Betrieb den Gast in sein Gästebuch ein. Die Behördenseite wurde zuletzt im Mai 2021 aktualisiert und sagt nicht, ob Kalender- oder Arbeitstage gemeint sind. Prüfe die Frist daher bei der Polizei. Mehr in den Ratgebern Tschechien und Slowakei.
Spanien
In Spanien regelt das Königliche Dekret 933/2021 das elektronische Melde- und Registerverfahren. Die Daten sind sofort zu übermitteln, spätestens binnen 24 Stunden. Auslöser sind die Buchung oder der Vertragsabschluss und der Beginn der Leistung. Betriebe bewahren die Daten drei Jahre nach Ende der Leistung auf.
Zur Meldepflicht zählen auch Plattformen, die Unterkünfte vermitteln. Wer in direkter Vertragsbeziehung zum Gast steht, sollte klären, wer wann sendet. Nach Presseberichten wurde das Verfahren nach mehreren Fristverlängerungen am 2. Dezember 2024 verbindlich. Mehr im Ratgeber SES.Hospedajes in Spanien.
Niederlande
In den Niederlanden führen Hotels laut dem Branchenverband KHN ein Nachtregister auf Grundlage des Strafgesetzbuchs. Dazu kommen kommunale Verordnungen (APV). Das Register enthält An- und Abreisedatum, Name, Wohnort und die Art des vorgelegten Ausweises.
Ausweiskopien sind aus Datenschutzgründen nicht erlaubt, auch nicht als Scan oder Foto, selbst wenn eine kommunale Verordnung sie verlangt. Eine gesetzliche Aufbewahrungsdauer nennt der Verband nicht. Der Verband rät zu sieben Jahren, damit Ortstaxe-Prüfungen möglich bleiben. Mehr im Ratgeber Nachtregister in den Niederlanden.
Länder, die du selbst prüfen musst
Für Ungarn, Slowenien, die Schweiz, Polen, Portugal und Bulgarien fehlt in diesem Überblick eine amtliche Quelle, die Frist und Weg für die Tabelle belegt. Hier steht nur, was sich sicher sagen lässt, und was du bei der Behörde klärst.
Ungarn verlangt nach einem Pressebericht der Tourismusagentur von Dezember 2020, dass Betriebe Gästedaten über Dokumentenleser erfassen und in die Datenbank VIZA übertragen. Ob Details seither geändert wurden, ist offen. In Slowenien melden Betriebe über die Anwendung eTurizem der Registerbehörde AJPES, die Frist für ausländische Gäste ist hier nicht belegt.
In der Schweiz regeln die Kantone das Hotelmeldewesen, die Pflicht ist daher nicht bundesweit gleich. Frage die Kantonspolizei oder den Branchenverband deines Kantons. Für Polen, Portugal und Bulgarien klärst du Meldeweg und Frist direkt bei der zuständigen Polizei- oder Fremdenbehörde. Deren Auskunft geht jedem Überblick vor.
Beispiel: dieselbe Anreise in drei Ländern
Angenommen, am Samstag reisen im Hotel Nordlicht um 15:00 Uhr zwei Gäste aus Tschechien mit einem Doppelzimmer an. Dieselbe Anreise löst je nach Standort ganz verschiedene Schritte aus. Das Beispiel zeigt, warum ein Betrieb mit mehreren Häusern die Regeln nicht einfach übertragen kann.
Typische Stolpersteine bei Fristen und Daten
Stunden und Arbeitstage lassen sich leicht verwechseln. Eine Frist von 24 Stunden läuft am Wochenende weiter. Tschechien rechnet mit drei Arbeitstagen, sodass eine Anreise am Freitagabend erst am Mittwoch gemeldet sein muss. Lege deine Kontrolle auf das strengere Kriterium, wenn du mehrere Länder bedienen.
Der Personenkreis ist der zweite Stolperstein. Deutschland, Tschechien und die Slowakei melden nur ausländische Gäste, Italien, Kroatien und Spanien alle. Wer eine Gästekartei für mehrere Länder führt, braucht deshalb ein Feld für die Staatsangehörigkeit, das die Rezeption beim Check-in wirklich ausfüllt.
Drittens zählt die Art der Daten. Die Niederlande verbieten Ausweiskopien, Deutschland erlaubt auf dem Meldeschein nur festgelegte Angaben. Erfasse in jedem Land nur, was das Gesetz verlangt, und lösche nach Ablauf der Aufbewahrung.
Checkliste für ein neues Land
Bevor du in einem neuen Land eröffnest oder Gäste von dort erwartest, kläre sieben Punkte bei der zuständigen Behörde oder dem Branchenverband. Notiere die Antworten mit Datum und Quelle, damit dein Team später nachvollziehen kann, woher die Regel stammt.
Sieben Fragen zur Gästemeldung im neuen Land
- Welche Behörde nimmt die Meldung entgegen, und über welches Portal oder Formular?
- Gilt die Pflicht für alle Gäste oder nur für ausländische?
- Wie lautet die Frist, und rechnet sie in Stunden, Tagen oder Arbeitstagen?
- Welche Daten sind Pflicht, und welche darfst du nicht erheben, etwa Ausweiskopien?
- Wie lange bewahrst du die Daten auf, und wann musst du löschen?
- Wer meldet, wenn der Gast über Portal, Agentur oder Vermittler gebucht hat?
- Gelten zusätzliche Regeln der Region oder Gemeinde, etwa für Kurtaxe oder Statistik?
Frequently asked questions
Gibt es eine einheitliche Gästemeldung in der EU?
Nein. Artikel 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens verpflichtet die Vertragsstaaten nur dazu, dass ausländische Gäste einen Meldevordruck ausfüllen und unterschreiben. Weg, Frist, Umfang und Aufbewahrung regelt jedoch jedes Land selbst, wie die Tabelle oben zeigt.
Welche Frist gilt für die Meldung der Gäste?
Das hängt vom Land ab. In Österreich, Italien, Kroatien und Spanien sind es 24 Stunden, in Deutschland der Anreisetag, in Tschechien drei Arbeitstage und in der Slowakei fünf Tage. Prüfe die Frist stets bei der Behörde deines Landes.
Darf ich Kopien von Ausweisen aufbewahren?
Nein, nicht überall. In den Niederlanden sind Kopien laut KHN aus Datenschutzgründen untersagt. In Deutschland darf der Meldeschein nur die Seriennummer des Passes enthalten, keine Kopie. Frage in anderen Ländern bei der Datenschutzbehörde nach.
Wer meldet, wenn der Gast über ein Buchungsportal gebucht hat?
Das regelt jedes Land selbst. In Spanien nennt das Dekret 933/2021 ausdrücklich auch vermittelnde Plattformen als Verpflichtete. Eine Meldung der Plattform hebt die Pflicht deines Betriebs nicht automatisch auf, kläre das mit der Behörde.
Ersetzt der Online Check-in die Gästemeldung?
Nein, nicht automatisch. Der Online Check-in erfasst Daten vor der Anreise. Als gemeldet gilt ein Gast erst, wenn die Daten den Meldeweg deines Landes durchlaufen haben, etwa Portal, Register oder Unterschrift. In Deutschland erlaubt § 29 Bundesmeldegesetz unter Bedingungen ein elektronisches Verfahren.
Sources
- Republik Österreich, RIS: Meldegesetz 1991, § 5 Unterkunft in Beherbergungsbetrieben, accessed October 12, 2026
- EUR-Lex: Übereinkommen zur Durchführung des Übereinkommens von Schengen, Artikel 45, accessed October 13, 2026
- Bundesrepublik Deutschland: Bundesmeldegesetz, § 29 Besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten, accessed October 12, 2026
- Bundesrepublik Deutschland: Bundesmeldegesetz, § 30 Besondere Meldescheine für Beherbergungsstätten, accessed October 12, 2026
- Hotelverband Deutschland (IHA): FAQ Hotelmelderecht ab Januar 2025, accessed October 12, 2026
- Polizia di Stato: Servizio Alloggiati Web, accessed October 12, 2026
- Republika Hrvatska, gov.hr: Prijava i odjava turista (eVisitor), accessed October 12, 2026
- Policie České republiky, Cizinecká policie: Povinnosti ubytovatele, accessed October 12, 2026
- Ústredný portál verejnej správy (Slovensko.sk): Hlásenie pobytu cudzinca, accessed October 12, 2026
- Boletín Oficial del Estado: Real Decreto 933/2021, registro documental e información de hospedaje, accessed October 12, 2026
- Koninklijke Horeca Nederland: Administratieve verplichtingen bij het inchecken van hotelgasten, accessed October 12, 2026
- Adózóna: Egyszerűsödik a bejelentkezés a szálláshelyeken (MTÜ, VIZA), 23.12.2020, accessed October 12, 2026
- AJPES: eTurizem, Hinweise für das Kalenderjahr 2025, accessed October 12, 2026
- Bundeskanzleramt (RIS): Meldegesetz 1991, geltende Fassung (§ 5 und § 10), accessed October 13, 2026
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