In short
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Factur-X ist seit ZUGFeRD 2.0 dasselbe Format. Alle drei bauen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Behörden verlangen meist XRechnung, Firmenkunden akzeptieren oft beides. Für Hotelrechnungen eignet sich ZUGFeRD im Profil EN 16931 (Stand: Oktober 2026, Deutschland).
Key points
- XRechnung und ZUGFeRD transportieren denselben Rechnungsinhalt nach EN 16931; sie unterscheiden sich in der Verpackung und im Einsatzfeld.
- Factur-X und ZUGFeRD sind seit Version 2.0 deckungsgleich. Für Rechnungen in Deutschland sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL laut Finanzverwaltung nicht zulässig.
- Öffentliche Auftraggeber in Deutschland erwarten XRechnung, bei Firmenkunden klärst du das Format vor dem ersten Versand.
- In Österreich gibt es keine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Gegenüber dem Bund gelten ebInterface und UBL über das Unternehmensserviceportal.
Der Unterschied auf einen Blick
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die der Empfänger automatisch verarbeiten kann. ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung erfüllen diese Beschreibung, weil sie den Rechnungsinhalt als Datensatz nach EN 16931 enthalten.
XRechnung ist eine XML-Datei, die ein Mensch ohne Zusatzprogramm kaum lesen kann. ZUGFeRD ist ein PDF, in das derselbe Datensatz als XML eingebettet ist. Deine Rezeption sieht eine normale Rechnung, die Buchhaltung des Kunden liest den Datensatz.
Dieser Vergleich bezieht sich auf Deutschland und, wo ausdrücklich genannt, auf Österreich. Stand ist Oktober 2026.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Aufbau | XML-Datei ohne Bildansicht | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | wie ZUGFeRD |
| Normbezug | Nutzungsvorgabe (CIUS) zu EN 16931 | EN 16931, je nach Profil | wie ZUGFeRD |
| XML-Syntax | UBL oder CII | CII | CII |
| Herkunft | KoSIT, im Auftrag des IT-Planungsrats | FeRD, gemeinsam mit FNFE-MPE | FNFE-MPE und FeRD |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | Rechnungen zwischen Unternehmen | grenzüberschreitend, vor allem Frankreich |
EN 16931 ist die gemeinsame Grundlage
EN 16931 ist eine europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält und wie sie benannt sind. Sie wurde am 28. Juni 2017 veröffentlicht und geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück.
Die Norm beschreibt zwei zulässige XML-Syntaxen: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Der Inhalt bleibt gleich, nur die Schreibweise der Datei unterscheidet sich. Aus diesem Grund lässt sich eine Rechnung zwischen den Formaten umwandeln, ohne dass Angaben verloren gehen müssen.
Im Hotelalltag heißt das: Ob dein Kunde eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei bekommt, ändert nichts an Beträgen, Steuersätzen oder Leistungszeitraum. Es ändert, wie der Kunde die Datei öffnet und wer sie prüfen muss.
Eine Nutzungsvorgabe (CIUS) schränkt die Norm für ein Land oder einen Zweck ein. XRechnung ist eine solche Vorgabe für Deutschland. Sie legt zum Beispiel fest, welche Felder Pflicht sind und wie sie befüllt werden.
XRechnung: das Format für öffentliche Auftraggeber
XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um. Betrieben wird er von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats.
Aktuell gilt XRechnung Version 3.0 (seit 1. Februar 2024), das Bündel 3.0.2 ist die laufende Ausgabe. Eine Vorversion 4.0 liegt vor, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Version 3.0 bleibt nach den Angaben der KoSIT mindestens bis 31. Juli 2027 in Kraft.
Für dein Hotel zählt XRechnung vor allem dann, wenn eine Gemeinde, ein Landkreis oder eine Hochschule eine Tagung oder Gruppenreise bucht. Die Stelle teilt mit, welche Angaben sie im Datensatz erwartet. Fehlen diese, kann sie die Rechnung zurückweisen.
ZUGFeRD und Factur-X: Profile entscheiden
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das einen XML-Datensatz in ein PDF/A-3 einbettet. Es wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt. Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht am 4. August 2026.
Ab Version 2.0 vom 24. März 2020 sind ZUGFeRD und das französische Factur-X deckungsgleich. Eine Datei, die als Factur-X erzeugt wurde, ist damit auch eine ZUGFeRD-Datei. Der Name unterscheidet nur die Herkunft der Spezifikation.
Wichtiger als der Name ist das Profil. Es bestimmt, wie viele Angaben der Datensatz enthält. Für Rechnungen in Deutschland lässt die Finanzverwaltung ZUGFeRD 2.x zu, schließt aber die Profile MINIMUM und BASIC-WL aus (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
| Profil | Inhalt | Als E-Rechnung in Deutschland |
|---|---|---|
| MINIMUM | Buchungshilfe mit wenigen Kopfdaten | Nein, ausdrücklich ausgeschlossen |
| BASIC-WL | Buchungshilfe ohne Rechnungspositionen | Nein, ausdrücklich ausgeschlossen |
| BASIC | Teilmenge von EN 16931-1 | Zugelassen; prüfen, ob alle Pflichtangaben enthalten sind |
| EN 16931 (früher COMFORT) | bildet EN 16931-1 vollständig ab | Ja; von FeRD für EU-konforme Rechnungen empfohlen |
| EXTENDED | erweitert EN 16931 um Zusatzfelder | Ja, wenn der Empfänger die Zusatzfelder lesen kann |
| XRECHNUNG | Referenzprofil, bettet eine XRechnung (nur CII) ein | Ja, gilt als vollständige Rechnung |
Welches Format zu welchem Gast passt
Das passende Format richtet sich nach dem Empfänger der Rechnung und nicht nach deiner Software. Frage deshalb bei der Buchung, wer die Rechnung erhält und welches Format dort verarbeitet wird. Die Antwort gehört in die Buchung, damit die Rezeption beim Check-out nicht rückfragen muss.
Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern betrifft das drei Gruppen. Handwerksbetriebe und Außendienst buchen Zimmer auf Rechnung, ein Reisebüro vermittelt Gruppen, und einmal im Jahr tagt ein Verein oder eine Gemeinde im Haus.
| Rechnungsempfänger | Üblicherweise | Was du klärst |
|---|---|---|
| Inländische Firma, kleine Buchhaltung | ZUGFeRD (Profil EN 16931) | Kann der Kunde hybride Dateien lesen? |
| Inländische Firma mit eigener Eingangsrechnungs-Software | ZUGFeRD oder XRechnung | Welches Format verarbeitet die Software ohne Nacharbeit? |
| Gemeinde, Landkreis, Hochschule | XRechnung | Welche Angaben und welchen Übermittlungsweg verlangt die Stelle? |
| Reisebüro oder Veranstalter im Inland | ZUGFeRD oder XRechnung | Auf wen lautet die Rechnung, auf das Büro oder den Gast? |
| Privatgast | Papier oder PDF | Keine Pflicht zur E-Rechnung |
Wenn der Kunde kein Format nennt
Nennt der Firmenkunde kein Format, wähle ZUGFeRD im Profil EN 16931. Die Rechnung bleibt als PDF lesbar, und der Datensatz enthält alle Angaben, die das Umsatzsteuergesetz verlangt. Bitte den Kunden, den Eingang einmal zu testen, bevor die erste echte Rechnung geht.
Bei hybriden Rechnungen gilt der strukturierte Teil. Weichen XML und PDF voneinander ab, kann beim Empfänger der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Prüfe deshalb, dass beide Teile aus denselben Buchungsdaten entstehen.
Rechtlicher Rahmen in Deutschland und Österreich
In Deutschland müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Für das Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 darf eine sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF ausgestellt werden, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro noch bis Ende 2027. Die Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht für Hotels in Deutschland.
Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung. Als Formate nennt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 Formate nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD 2.x. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht.
In Österreich gibt es nach der Übersicht der Europäischen Kommission keine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (Stand: Seite von 2025, abgerufen im Oktober 2026). Lieferanten zentraler Bundesstellen müssen strukturierte Rechnungen über das Unternehmensserviceportal einreichen. Genannt werden dort ebInterface in den Versionen 4.3, 5 und 6 sowie UBL.
Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes und die Auskunft deiner Steuerberatung.
Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen getrennt prüfen
Beim Format entscheidest du zweimal: einmal für Rechnungen, die dein Haus ausstellt, und einmal für Rechnungen, die Lieferanten an dich schicken. Für den Eingang bestimmst du das Format nicht. Dein Backoffice muss annehmen, was Wäscherei, Getränkehändler oder Energieversorger senden.
Eine XRechnung öffnet sich ohne passendes Programm als Textdatei voller Tags. Plane deshalb einen Weg ein, den Datensatz lesbar zu machen und zu buchen. Beim Ausgang zählt die Prüfung vor dem Versand, denn ein fehlendes Pflichtfeld fällt sonst erst beim Empfänger auf.
Archivieren du bei beiden Richtungen die Originaldatei, bei ZUGFeRD das komplette PDF mit XML. Ein Ausdruck ersetzt den Datensatz nicht.
Format-Entscheidung in fünf Prüfpunkten
- Pro Firmenkunde das gewünschte Format und die Rechnungsanschrift in der Buchung festhalten.
- Bei ZUGFeRD das Profil EN 16931 wählen und MINIMUM sowie BASIC-WL ausschließen.
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als XRechnung vorbereiten und die geforderten Angaben vorab erfragen.
- Vor dem Versand validieren und nur Dateien senden, die die Prüfung bestehen.
- Eingangs- und Ausgangsdateien im Originalformat archivieren und mit der Steuerberatung abstimmen.
So funktioniert das in STRYK
STRYK stellt Ausgangsrechnungen als Factur-X/ZUGFeRD aus und prüft sie vor dem Versand. Eingangsrechnungen als XRechnung (UBL oder CII) und als Factur-X nimmt STRYK entgegen. Ausgangsrechnungen als XRechnung stellt STRYK nicht aus.
Einen Versand über Peppol bietet STRYK nicht. Für Rechnungen, die eine Behörde ausschließlich als XRechnung oder über ein bestimmtes Portal annimmt, brauchst du einen anderen Weg, den du mit deiner Steuerberatung festlegst.
Frequently asked questions
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Ja, seit Version 2.0 vom 24. März 2020. Beide Formate sind deckungsgleich und wurden von FeRD und FNFE-MPE gemeinsam entwickelt.
Reicht eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil BASIC-WL als E-Rechnung?
Nein. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 schließt MINIMUM und BASIC-WL aus. Nutze das Profil EN 16931, das den Norminhalt vollständig abbildet.
Muss ich als Hotel XRechnung ausstellen?
Nur wenn der Empfänger es verlangt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland genügt jedes Format nach EN 16931, also auch ZUGFeRD. Öffentliche Auftraggeber erwarten meist XRechnung.
Gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht für Hotels?
Nein, nicht gegenüber anderen Unternehmen. Eine Pflicht besteht für Lieferanten zentraler Bundesstellen, die über das Unternehmensserviceportal einreichen. Prüfe den aktuellen Stand bei der Steuerberatung.
Welches Format sieht meine Rezeption am leichtesten?
ZUGFeRD, weil es als PDF geöffnet werden kann. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht ein Programm, das sie anzeigt.
Sources
- Bundesministerium der Finanzen: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025, BMF-Schreiben vom 15.10.2025, accessed October 13, 2026
- FeRD: ZUGFeRD, Standard und Hybridformat, accessed October 13, 2026
- FeRD: ZUGFeRD FAQ, Profile und Factur-X, accessed October 13, 2026
- KoSIT, IT-Planungsrat: XRechnung, accessed October 13, 2026
- Europäische Kommission: eInvoicing in Austria, accessed October 13, 2026
- Bundesministerium der Justiz: Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen, accessed October 13, 2026
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