In short
Channel Mapping ist die Zuordnung von Zimmerkategorien und Tarifen deiner Hotelsoftware zu den Zimmer- und Preisarten eines Buchungsportals. Du bereitest die Kategorien und Tarife im PMS vor, ordnest jede Portal-Zimmerart und jeden Portal-Tarif genau einer PMS-Seite zu und prüfst das Ergebnis im Extranet. Erst danach kommen Bestand, Preise und Regeln am richtigen Ziel an.
Key points
- Jede verkaufbare Kombination aus Zimmerart und Tarif im Portal braucht eine eindeutige Gegenseite im PMS.
- Bereinige Kategorien und Tarife im PMS, bevor du zuordnest. Ein Portal-Wirrwarr lässt sich nicht sauber abbilden.
- Neben dem Preis müssen auch Verpflegung, Mindestaufenthalt, Anreisesperre und Stornobedingung zusammenpassen.
- Prüfe jede Zuordnung im Extranet wie ein Gast und wiederhole die Prüfung nach jeder Änderung am Portal.
Was Channel Mapping bedeutet
Channel Mapping ist die Zuordnung, die dem Channel Manager sagt, welche Zimmerart und welchen Tarif im Portal er mit welcher Kategorie und welchem Tarif im PMS verbindet. Ohne diese Zuordnung weiß keine Seite, was die andere meint. Ein Portal kennt nur seine eigenen Bezeichnungen, dein PMS nur seine eigenen.
Die Zuordnung wirkt in beide Richtungen. Bestand, Preise und Regeln gehen aus dem PMS an die zugeordnete Portal-Zimmerart. Eine Buchung vom Portal landet über dieselbe Zuordnung in der richtigen Kategorie und im richtigen Tarif im Belegungsplan.
Kategorien und Tarife im PMS vorbereiten
Die Zuordnung ist nur so sauber wie die Ordnung auf beiden Seiten. Beginne deshalb im PMS: Jede Zimmerkategorie fasst Zimmer zusammen, die du dem Gast zum selben Preis und mit demselben Versprechen verkaufst. Zimmer mit sichtbar anderem Standard gehören in eine eigene Kategorie.
Prüfe dann die Tarife. Ein Tarif verbindet Preis, Verpflegung, Stornobedingung und Zahlungsart. Lege nur so viele Tarife an, wie du wirklich verkaufst. Jeder zusätzliche Tarif vervielfacht die Zahl der Kombinationen, die du später zuordnest, kontrollierst und pflegst müssen.
Notiere schließlich für jeden Tarif die Regeln, die mitreisen sollen: Mindestaufenthalt, Anreisesperre, Frühstück, Frist der Stornierung. Diese Liste ist deine Vorlage für den Vergleich mit dem Portal.
Die Zuordnung in sechs Schritten einrichten
Die Reihenfolge schützt vor dem häufigsten Fehler, einer Zuordnung auf Verdacht. Arbeite ein Portal nach dem anderen ab und schalte erst nach der Prüfung weiter. Die Bezeichnungen im Extranet unterscheiden sich je Portal, die Schritte bleiben gleich.
Zimmer und Tarife einem Portal zuordnen
Portal-Zimmerarten und Portal-Tarife auflisten
Öffne das Extranet und schreibe jede aktive Zimmerart und jeden aktiven Tarif mit Namen, Belegung und Verpflegung ab. Ergebnis: eine vollständige Liste dessen, was Gäste dort heute buchen können.
Jede Portal-Zimmerart genau einer Kategorie zuordnen
Ordne die Zimmerart derjenigen PMS-Kategorie zu, die dem Gast dasselbe Zimmer verspricht. Zwei Portal-Zimmerarten für dieselbe Kategorie sind erlaubt, wenn sie sich nur im Namen unterscheiden. Eine Zimmerart darf aber nie auf zwei Kategorien zeigen.
Portal-Tarife den Tarifen im PMS zuordnen
Verbinde jeden Portal-Tarif mit dem PMS-Tarif, dessen Verpflegung, Stornobedingung und Zahlungsart übereinstimmen. Passt kein PMS-Tarif, lege zuerst einen an oder deaktivieren den Portal-Tarif.
Belegung und Regeln abgleichen
Vergleiche Personenzahl, Kinderregeln, Mindestaufenthalt und Anreisesperre mit deiner Vorlage. Weicht das Portal ab, passe das Portal an und nicht umgekehrt.
Eine Probeübertragung senden
Übertrage Bestand und Preis für wenige Tage. Prüfe im Extranet, ob die richtigen Zimmerarten die richtigen Werte zeigen, und im Übertragungsprotokoll, ob das Portal etwas abgelehnt hat.
Wie ein Gast prüfen und dann freigeben
Suche auf der Portalseite nach einem Testtermin und vergleiche Zimmername, Preis, Verpflegung, Steuern und Stornobedingung mit deiner Vorlage. Erst wenn alles stimmt, übertragst du den ganzen Kalender.
Beispiel Hotel Nordlicht: die Zuordnungstabelle
Angenommen, das Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern in vier Kategorien verkauft über ein Portal zwei Tarife: einen flexiblen mit Frühstück und einen günstigeren ohne Verpflegung, der nicht stornierbar ist. Im Extranet des Portals stehen vier Zimmerarten. Das ergibt acht Kombinationen, und jede braucht eine Zeile.
Die Rezeptionsleitung hält die Zuordnung in einer Tabelle fest, bevor sie sie im Channel Manager einträgt. Das Portal nennt das Doppelzimmer Standard „Doppelzimmer Komfort“; die Tabelle macht solche Namensunterschiede sichtbar. Sie dient später auch als Prüfliste für die Stichprobe.
| Portal-Zimmerart | PMS-Kategorie | Portal-Tarif | PMS-Tarif |
|---|---|---|---|
| Einzelzimmer | Einzelzimmer | Flexibel mit Frühstück | Flex mit Frühstück |
| Einzelzimmer | Einzelzimmer | Sparpreis ohne Verpflegung | Sparpreis nicht stornierbar |
| Doppelzimmer Komfort | Doppelzimmer Standard | Flexibel mit Frühstück | Flex mit Frühstück |
| Doppelzimmer Komfort | Doppelzimmer Standard | Sparpreis ohne Verpflegung | Sparpreis nicht stornierbar |
| Doppelzimmer Superior | Doppelzimmer Superior | Flexibel mit Frühstück | Flex mit Frühstück |
| Doppelzimmer Superior | Doppelzimmer Superior | Sparpreis ohne Verpflegung | Sparpreis nicht stornierbar |
| Familienzimmer | Familienzimmer | Flexibel mit Frühstück | Flex mit Frühstück |
| Familienzimmer | Familienzimmer | Sparpreis ohne Verpflegung | Sparpreis nicht stornierbar |
Typische Mappingfehler und woran du sie erkennst
Mappingfehler fallen selten sofort auf. Das Portal zeigt weiter Zimmer und Preise, nur eben falsche. Die Tabelle nennt die häufigsten Ursachen, die Folge für den Betrieb und den schnellsten Test.
Besonders teuer ist die Zuordnung eines Tarifs auf einen anderen Tarif mit abweichender Stornobedingung. Der Gast bucht dann zu Bedingungen, die du nie angeboten hast, und du bist an die Zusage der Bestätigung gebunden.
| Fehler | Folge | So erkennst du ihn |
|---|---|---|
| Zimmerart nicht zugeordnet | Änderungen aus dem PMS erreichen sie nicht, der Stand im Portal bleibt alt | Extranet zeigt für diese Zimmerart andere Werte als das PMS |
| Zimmerart der falschen Kategorie zugeordnet | Ein Superior-Zimmer wird zum Preis eines Standardzimmers verkauft | Testbuchung landet im Belegungsplan in der falschen Kategorie |
| Tarif mit falscher Verpflegung zugeordnet | Gäste erhalten Frühstück, das der Preis nicht enthält, oder umgekehrt | Verpflegung im Portal gegen die Tarifvorlage vergleichen |
| Tarif mit abweichender Stornobedingung zugeordnet | Eine nicht stornierbare Rate erscheint im Portal als kostenlos stornierbar | Stornobedingung im Testtermin des Portals lesen |
| Regeln nur für den Preis gepflegt | Mindestaufenthalt und Anreisesperre fehlen, Gäste buchen Termine, die du schließt wollten | Mindestaufenthalt und Sperren im Extranet je Tag kontrollieren |
| Neue Zimmerart im Portal ohne Zuordnung | Die Zimmerart wird nicht aus dem PMS versorgt, ihr Bestand läuft getrennt | Zimmerartenliste im Extranet nach jeder Portaländerung gegen die Zuordnungstabelle prüfen |
Die Zuordnung pflegen, wenn sich etwas ändert
Eine Zuordnung ist nie fertig, denn beide Seiten ändern sich. Lege im PMS eine neue Kategorie an, etwa nach dem Umbau von zwei Zimmern, oder benennt das Portal eine Zimmerart um, entsteht eine Lücke. Änder deshalb nichts an Kategorien, Tarifen oder Portal-Zimmerarten, ohne die Zuordnungstabelle im selben Zug nachzuziehen.
Lege neue Zimmerarten und Tarife zuerst im PMS an. Dann übernimm dieselbe Änderung im Portal und ordnen sie zu. So bleibt das PMS die Quelle, und die Zuordnungstabelle ändert sich in einem Zug.
Kontrolliere die Zuordnung außerdem nach jeder größeren Preisänderung und vor Saisonbeginn. Zehn Minuten Stichprobe am Montagmorgen ersparen den Anruf des Gastes, der am Freitag ein Zimmer zu einem Preis bucht, den es nicht gibt.
Checkliste vor dem Livegang
Vor dem Livegang eines Portals lohnt eine letzte Kontrolle mit der Zuordnungstabelle in der Hand. Sie dauert bei vier Kategorien und zwei Tarifen etwa eine halbe Stunde, und jeder Punkt hat einen eindeutigen Nachweis.
Prüfung vor dem Livegang
- Jede aktive Portal-Zimmerart steht in der Zuordnungstabelle und zeigt auf genau eine PMS-Kategorie.
- Jeder aktive Portal-Tarif steht in der Tabelle und stimmt in Verpflegung, Stornobedingung und Zahlungsart mit dem PMS-Tarif überein.
- Mindestaufenthalt und Anreisesperre sind für drei Testtermine im Extranet sichtbar.
- Die Probeübertragung zeigt im Übertragungsprotokoll keine abgelehnten Meldungen.
- Eine Testsuche auf der Portalseite zeigt Zimmername, Preis, Steuern und Verpflegung wie vorgesehen.
- Tarife und Zimmerarten, die du nicht verkaufen willst, sind im Portal geschlossen oder deaktiviert.
Frequently asked questions
Muss ich jeden Tarif im Portal zuordnen?
Nein, nur Tarife, die du über das Portal verkaufst. Tarife, die du nicht anbieten willst, sollten im Portal deaktiviert sein. Ein aktiver Tarif ohne Zuordnung erhält keine Änderungen aus dem PMS und kann deshalb falsche Preise zeigen.
Kann ich zwei Portal-Zimmerarten derselben PMS-Kategorie zuordnen?
Ja, wenn beide Zimmerarten für den Gast dasselbe Zimmer bedeuten und sich etwa nur im Namen oder in der Ansicht unterscheiden. Beide teilen sich dann denselben Bestand der Kategorie. Eine Portal-Zimmerart darf umgekehrt nicht mehreren Kategorien zugeordnet werden.
Was tue ich, wenn die Zuordnung falsch war und schon Buchungen vorliegen?
Lass bestehende Buchungen mit den bestätigten Bedingungen unverändert und korrigiere die Zuordnung. Stoppe bis dahin den fehlerhaften Tarif im Portal, damit keine neuen Buchungen zu falschen Bedingungen eingehen. Ein physisch freies Zimmer musst du dafür nicht schließen.
Wie oft sollte ich die Zuordnung kontrollieren?
Nach jeder Änderung an Kategorien, Tarifen oder Portal-Zimmerarten und vor Saisonbeginn. Eine feste Zahl gibt es nicht. Eine Stichprobe von zehn Minuten im Extranet reicht, wenn du sie mit der Zuordnungstabelle vergleichst.
Bringt ein Mapping-Fehler automatisch eine Überbuchung?
Nein, aber er kann sie auslösen. Wenn eine Zimmerart nicht zugeordnet ist, erhält sie keinen aktuellen Bestand und bleibt im Portal buchbar, obwohl das PMS die Kategorie schon als belegt führt. Schließe eine solche Zimmerart im Extranet, bis die Zuordnung steht.
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